1:1 Mise en place en étant 3 associés

[SylvainH]

Bonjour,

Je suis co-gérant d’une agence d’architecture avec 2 autres associés. Nous sommes donc 3 co-gérants mais aussi directeurs de projet (études et suivi de chantier). Il y a 3 autres directeurs de projet + 5 chargés de projet, et une assistante administrative. Donc une équipe de 9 personnes. Cela reste assez petit comme agence, avec donc une polyvalence de chacun, et une contribution de notre part (3 gérants) pleine dans la direction de projet. L’équipe est assez stable dans le temps, très peu de turnover.

Globalement, nous avons le fonctionnement suivant :

• point gestion avec les 3 associés le lundi matin
• réunion d’équipe du lundi matin collégiale (plan de charge, reporting missions, REX) le lundi matin aussi après le point associés,
• réunions de travail spécifiques au besoin calées pendant la semaine selon les plannings de chacun.

Nous avons constaté cependant un manque de lien avec notre équipe, et une difficulté d’autonomie / initiative qui nous fait avoir le sentiment que tout repose sur nous.

Des 3, je suis aujourd’hui le seul à essayer de développer le management. Cela fait plusieurs mois que je suis les podcast ODM, et j’ai suivi la formation SOR avant de me lancer dans LME. Je veux donc mettre en place les 1:1 à la rentrée, pleinement convaincu que c’est un (sinon LE) maillon manquant dans notre gestion à 3 vis à vis de l’équipe.

Je me pose donc la question de l’associé référent lors des 1:1. Avec cette structure de 3 gérants / contributeurs, qui travaillent chacun avec quasiment tout le monde selon les projets, et 9 collaborateurs à rencontrer au total, il me semble voir 2 stratégies adopter en l’état de mes connaissances :

• Un gérant référent 1:1 pour tous les collaborateurs > demande bcp de temps dans la semaine pour un des trois / mais un référent lisible et continu pour l’équipe. Par contre comment partager derrière aux 2 autres associés ? Implique que les notes prises pendant le RDV sont partagées. Et quelle relation de confiance cela peut-il créer avec eux deux et l’équipe ?
• Se partager les 1:1 > optimise le temps passé mais implique donc que chacun n’a pas un visu et une relation de confiance avec toute l’équipe. Idem comment se partager derrière le REX ? Faut-il du coup faire un roulement (changer de suivi collaborateurs) après plusieurs mois impliquant de construire une nouvelle relation de confiance ? Comment éviter plusieurs récits donnés dans ce cas à un des associé mais pas à l’autre ? …

Bref, je voudrai éclaircir cela avant de lancer officiellement les 1:1. Je vous remercie d’avance pour vos retours et si besoin vous apporter des compléments !

A bientôt !

[MBrugier]

Bonjour,

Une phrase de votre message m’interpelle particulièrement : « Nous avons constaté un manque de lien avec notre équipe et une difficulté d’autonomie / initiative qui nous fait avoir le sentiment que tout repose sur nous ».

Avant de réfléchir à la manière d’organiser les 1:1, je serais tenté d’interroger deux niveaux de fonctionnement.

D’abord, comment fonctionnez-vous, vous trois, en tant que gérants ?

• Comment vous répartissez-vous concrètement la gestion de l’agence, les responsabilités et les décisions ?
• Qui intervient sur quoi ?
• Et lorsque vous n’êtes pas d’accord, comment arbitrez-vous ?
• Est-ce que vous avez réellement défini une organisation entre vous, ou est-ce que beaucoup de choses restent finalement partagées entre les trois ?

Puis, deuxième niveau : quel comportement votre fonctionnement actuel à trois encourage-t-il progressivement chez vos collaborateurs ?

Vous êtes tous les trois très présents opérationnellement auprès de l’équipe. Vous constatez pourtant un manque d’autonomie et d’initiative et avez le sentiment que tout repose sur vous. Je trouve intéressant de regarder le paradoxe : est-il possible que certaines de vos interventions, validations ou reprises de sujets contribuent, même involontairement, à maintenir cette dépendance ?

Autrement dit : les collaborateurs manquent-ils réellement d’autonomie, ou ont-ils progressivement appris que, dans votre fonctionnement actuel, il était plus sûr, notamment au regard de la sécurité psychologique, ou plus simple de solliciter les associés ? Les travaux d’Amy Edmondson sur la sécurité psychologique peuvent peut-être ainsi amener à s’interroger sur ce que les collaborateurs perçoivent comme suffisamment sûr pour prendre une initiative, poser une question, reconnaître une erreur ou exprimer un désaccord.

Ainsi, il y a peut-être une boucle qui s’est créée et qu’il serait intéressant de regarder : manque d’autonomie → davantage d’intervention des associés → davantage de dépendance → sentiment que tout repose sur les associés → davantage d’intervention.

Je ne dis évidemment pas que c’est ce qui se passe chez vous. Mais votre message me semble suffisamment évocateur pour que je me pose cette question avant de considérer que les 1:1 sont nécessairement « le maillon manquant ».

Finalement, je serais presque plus intéressé par les réponses à ces deux questions que par la manière dont vous allez répartir les entretiens :

Comment fonctionne réellement votre trio de dirigeants ?

et

Quel comportement votre fonctionnement actuel à trois encourage-t-il progressivement chez vos collaborateurs ?

[SylvainH]

Bonjour MBrugier

Je vous remercie pour votre attention et la réponse que vous avez apportée à mon message initial.

Sur le fonctionnement :

Notre fonctionnement actuel à trois repose déjà sur une complémentarité de compétence, nous sommes deux paysagistes pour une architecte. Nous ne suivons donc pas les mêmes types de projets d’aménagement.

Ensuite nous avons défini des thématiques de « gestion » réparties entre nous trois avec à chaque fois un référent (qui porte) et un secondaire (suppléant / aidant selon les cas) pour : RH, financier / comptabilité, communication, veille marchés, logistique agence, RSE, veille appels d’offres.

Nous faisons un point à trois hebdomadaire le lundi avant le planning équipe collégial qui nous sert à évoquer les sujets de gestion afférents aux thématiques ci-dessus, mais aussi le plan de charge et la répartition des tâches prévisionnelle de l’équipe pour la semaine / le mois. Lors de ce point, nous prenons nos décisions « quotidiennes » à la majorité de tête, principe défini dans notre pacte d’associé. Pour les décisions structurantes, on doit se rapporter à nos % officiels de parts. Cependant, il n’y a jamais eu de blocage ou de désaccord franc. Nous sommes toujours en recherche de compromis, pour que même dans un cas où l’un est en désaccord avec les deux, il y ait une écoute et une prise en compte même partielle.

Pour la gestion quotidienne des équipes de production, c’est l’associé en direction de projet qui gère seul la conduite de projet – voire la production. Il pilote les salariés qui travaillent sur ce projet, le relationnel client et partenaires, les taches déléguées, assure / accompagne / aide à préparer les réunions… Les deux autres n’interviennent pas sauf demande d’appui ou de conseil (ce qui peut arriver en remontée lors de notre point à 3 du lundi). A noter que nous avons quatre autres directeurs / chefs de projet dans l’agence, pour 3 chargés de projet juniors et une assistante administrative. Les autres directeurs de projet pilotent eux-aussi leurs propres projets, avec un reporting qui nous est fait, notamment au niveau contractuel.

Sur ce que l’on encourage comme comportement :

Plus difficile à discerner puisque l’on est dans le constat… Nous avons tous les trois un grand degré d’exigence dans la qualité de nos études, le respect de nos contrats, le relationnel client / partenaires. Nous relisons donc souvent les productions livrables, les chargés de projet en lien direct nous soumettent souvent des plans / notices en cours.

A la demande, nous nous rendons disponibles s’il y a besoin d’un échange sur les productions. Nous avons cependant tendance du fait de notre exigence de qualité à beaucoup corriger, ré-aiguiller… Et nous ne voyons pas forcément d’amélioration ou de montée en exigence en face.

Concernant la prise d’initiatives, elles viennent en très grande majorité de notre côté (ce qui est en grande partie normal aussi). Que ce soit pour le travail, pour des temps extérieurs collectifs, pour des suggestions d’amélioration des conditions de travail, pour des temps de retours d’expérience à organiser…

En espérant avoir répondu à vos questions, merci pour votre lecture.

[candicelia167]

Dans une équipe de 9 avec 3 associés, je partirais sur un référent par collaborateur plutôt qu’un seul pour tout le monde, avec un point de 15 minutes entre associés le lundi (dans votre point gestion) pour remonter uniquement ce qui doit l’être. Les notes restent chez le référent, ce qui se partage c’est l’action à mener, pas le récit. Pour le roulement, une fois par an me parait un maximum, sinon la confiance repart de zéro à chaque fois. Vous avez déjà regardé si les binômes de 1:1 pouvaient coller à ceux des projets ?

[SylvainH]

Bonjour ! Merci pour votre retour. Nous avons lancé les 1à1 sur cette base, en se disant que l’on partage le lundi matin les « faits signifiants » pour l’agence. Comme nous sommes peu, tout le monde est amené à travailler avec tout le monde. Mais nous avons effectivement tenté de lier un associé à ceux avec qui il partage le plus d’activité projet.