1 à 1 et réunions d'équipes en gestion de projets

Pour manager efficacement une équipe projet, Outil du Manager conseille la semaine de 6h, 1/2h de 1 à 1 avec les 8 collaborateurs directs (déconseillé d’en avoir plus, sinon nommer des relais) et maximum 2h de réunion d’équipe.
Sur un gros projets on fonctionne comme une petite entreprise et ce fonctionnement se met bien en place, tout comme dans un service (commercial, achat…) pour un environnement fonctionnel et plus projet.

Mais voilà, dans mes activités j’ai plusieurs projets avec des personnes à temps partiel qui ont donc elles aussi plusieurs projets.

Pour chaque projet je n’ai pas plus de 8 collaborateurs directs et je peut mettre en place cette semaine de 6h. Mais avec mes 5 projets actuels et mes 15 collaborateurs directs, cela ferait un management en « semaine de 14h » en considérant que toutes les réunions d’équipes ne font pas 2h. Avec la préparation des réunions d’équipes (analyse du planning, des listes d’actions, des risques…) qui prend vte 1h par projet, cela fait un total d’une vingtaine d’heure.
Bref, impossible après de caser toutes les réunions clients, les RDV avec moi-même et les imprévus.

De plus, ces personnes travaillant sur d’autres projets avec d’autres chefs de projets, l’application de cette méthode leur imposerait autant de 1 à 1 que de projet auquel elle sont affectées.

Solutions possibles :
Réduire la durée des 1 à 1 --> vivement déconseillé, à raison
Réduire la fréquence des 1 à 1 -->Même si je fais les 1 à 1 une semaine sur 2, cela n’enlève que 4h pour 15 personnes, il m’en reste encore 16.
Nommer des relais -->Pas de cellule plus grande que 8 personne sur chaque projet, nommer des relais risque de complexifier l’organisation et je n’ai pas forcément de personne qui aurait le profil.
Ne faire que des 1 à 1 lors de situations délicates (non régulier) ou pour coacher des personnes en difficulté (régulier) -->Ma méthode actuelle.

Etes-vous confrontés à ce genre de situation? Comment la gérez-vous?

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Quelle est la durée des 5 projets ?
Les projets sont ils complexes ?
Les projets sont ils liés ?

Vous avez 15 collaborateurs.
Pourriez vous les affecter par projet ?

Exemple :

Projet A : 1, 3, 5, 4
Projet B : 2, 8, 11
Projet C : …
Projet D : …
Projet E : …

Apparemment, @arnalamb, vous ne choisissez pas qui travaille sur quel projet, vous êtes obligé de partager vos ressources humaines avec d’autres managers, c’est bien cela ?
Quelles sont les raisons clés pour lesquelles votre entreprise fonctionne sur ce modèle d’équipes croisées en parallèle ?

Quand je lis bien vos posts, j’ai l’impression que vos « collaborateurs » ne sont pas vraiment vos N-1, puisque vous les partagez avec d’autres chefs de projet.

Le personnel technique est rattaché à des managers fonctionnels et affecté à de projets.
Les projets ne sont pas liés, ils sont souvent complexes, mais ne demandent pas forcément une charge à 100% pour les personnes qui y travaillent.
Actuellement j’ai la répartition suivante :
Projet 1 (gros projet) : 1, 2, 3
Projet 2 (gros projet) : 4, 5, 6, 7, 8
Projet 3 (gros projet) : 9, 10, 11, 12
Projet 4 (petit projet) : 4, 13
Projet 5 (petit projet) : 14, 15
Projet 6 (petit projet) : 16

Ok.

2 solutions :

  1. viser l’essentiel :
  • N’appliquez la méthode CPR que sur les projets 1-3 car je suppose que ce sont les plus importants et les plus longs.

  • Sur les projets 4-13, uniquement des 1 à 1.

  1. Déléguer

Vous déléguez la gestion des projets 4 à 6 à un de vos collaborateurs qui appliquera la méthode CPR, et vous vous contenterez de faire le suivi à travers les 1 à 1 avec ce collaborateur.

Pour la solution 1 cela suppose donc 3 réunions d’équipes et 16 1 à 1 c’est cela? Cela restera beaucoup malheureusement.

Pour la solution 3; la gestion des projets n’est pas délégable, que ce soit en terme de responsabilité ou de compétence.

La seule solution que j’ai pour l’instant et de faire des réunions d’équipes pour les projets à plus dde 1 collaborateur et de faire des 1 à 1 avec les personnes qui sont à 100% sur des projets avec moi. Pour les autres je fais des 1 à 1 moins réguliers et surtout si il y a un besoin de suivi, de feedback et de coaching particulier (débutant, personne en difficulté).

Mmmm … Je serais vous, je creuserais cet aspect :wink: