3+1 outils pour dynamiser les réunions

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Bonjour,
Merci pour ce rappel.
J’ai déjà essayé de limiter la longueur d’une réunion, mais le problème c’est que je suis confronté à des personnes qui recherchent la réunion et qui font tout pour les allonger. (Fonctionnaires qui doivent justifier du temps passé sur un dossier, clients qui n’ont rien d’autre à faire, personnes qui préfèrent être en réunion plutôt que de travailler, etc…).
Une difficulté, c’est que la plus part du temps, ces réunions se déroulent avec des personnes qui ne font pas partie de notre organisation.
Nous faisons un OJ, mais personne ne le lis et personne ne prépare. Or la préparation est indispensable.
Le parking est une bonne idée, je n’y avais pas pensé, je vais essayer.
La particularité de notre activité, c’est que la plupart du temps, nos réunions comportent deux parties.

  • Une partie de visite sur site. Contrôle du travail réalisé et réponse aux questions.
  • Une partie dans le bureau, qui sert à acter ce qui a été vu sur site, puis faire le point des tâches et mises en ordre que les uns et les autres n’ont pas faites.

Comme précisé dans un autre post, sur un autre sujet, nous sommes en train de mettre en place du 1 à 1 avec d’autres personnes qu’avec notre équipe. Pour nous, c’est indispensable.

Nous avons déjà essayé beaucoup de chose et une qui fonctionne très bien pour les réunions que les autres font durer inutilement, c’est de les mettre en fin d’après-midi. C’est un truc, qui permet de gagner plusieurs heures par réunion. (La même réunion débutée le matin à 8h30 ou à 15h30, n’a pas la même durée et les résultats obtenus sont bien meilleurs).
Une de nos difficultés, c’est que certains de nos intervenants n’utilisent que le téléphone et lorsqu’on aborde un sujet en réunion, ils décrochent leur téléphone et appellent la personne concernée pour lui faire part du point en cours. C’est très difficile à gérer, surtout que souvent, c’est le client qui a ce comportement. En procédant de cette manière, il a l’impression d’être efficace et de faire avancer les choses. Peut-être que le 1 à 1 va nous aider.
Je m’y mets dès demain.

Je pense que vos réunions manquent de règles. Y compris pour les clients.

La meilleure manière de mettre les règles en place est de les lister en début de réunion et de les valider avec toutes les parties prenantes.

Par exemple : les téléphones sont éteints et la réunion termine à l’heure.

Pour gérer les clients qui appellent, vous interdisez cette pratique et disant au client : « stop, attendez, je mets cela sur le parking et on appelle après avec uniquement les personnes concernées par le sujet ».

Pour limiter la durée : mettez un timer qui sonne à l’heure de fin. Libérez tout le monde sauf ceux qui ont des sujets à traiter (comme les appels).

Bonjour Cédric.
Merci pour la réponse.
Je l’avais bien compris comme cela. Nous sommes entourés de trop de personnes qui ne veulent pas du cadre que nous mettons. Ils ont l’impression de mieux faire avancer les choses en faisant à leur manière.
Pour nous, c’est toujours un peu compliqué car nous savons que lorsque nous pouvons organiser et diriger nos réunions correctement nous sommes beaucoup plus efficaces.
Une de nos difficultés est d’arriver à gérer ceux qui sont réfractaires.
Nous nous y employons et nous avons entrepris de nous former pour tenter d’y arriver.
Je dis nous car nous sommes deux associés et nous travaillons tous les deux dans le même sens. Une de nos techniques étant, puisque nous pouvons le faire, est de travailler en binôme et lorsque les choses se compliquent nous changeons les rôles. C’est très efficace et cela permet de recentrages souvent nécessaires.

Il est certes toujours plus difficile d’imposer un mode de fonctionnement à des « extérieurs » qu’à des collaborateur, même quand vous savez que votre manière de faire est meilleure.

Plus vous structurerez votre démarche et la documenterez, plus il sera facile de défendre votre approche vis à vis de vos clients.

Cela peut même devenir un argument commercial différenciant : « nous savons à quel point votre temps est précieux. Chez nous, les réunions sont très structurées et elles commencent et terminent toujours à l’heure. Pour cela nous avons mis en places un certain nombre de bonnes pratiques que voici : blablabla … »

Le temps est ce dont tout le monde manque. Si vous offrez à vos clients la possibilité d’en gagner, vous êtes le roi du monde :wink:

Ce que je veux dire, c’est que si vous développez suffisamment votre technique, vos process et que vous arrivez à convaincre vos clients qu’ils sont incontestablement bons, vous vous trouverez alors dans la position du dentiste.

Qu’est-ce que la position du dentiste ? C’est la position du spécialiste.

Est-ce qu’il vous viendrait à l’idée d’arracher la fraise des mains du dentiste pour lui expliquer comment il devrait faire son travail dans votre bouche ?

Je ne crois pas.

:wink: