322 - Intelligence Collective - Olivier Margerand

La discussion d’aujourd’hui est née d’une frustration.

Celle d’Olivier Margerand, fondateur de Digital collab et membre du CIEL (mon cercle d’entrepreneurs)

Je te lis ce qu’il m’a écrit.

“J’écoute l’épisode 286 « Pourquoi décider… »

À t’écouter, on peut croire que décider fait partie en particulier du rôle du manager.

Or, l’intelligence collective nous montre qu’une équipe est toujours plus puissante que le meilleur de ses membres ne serait-ce qu’à cause de notre processus de décision individuel

En tout cas, de mon point de vue, le patron idéal est celui qui ne décide plus rien pour les autres.

On ne va pas en débattre par mail. !

C’est juste que j’éprouve une immense frustration à ce que tu sois aussi bon sur les méthodes individuelles et aussi silencieux sur ce gisement qu’est le champ de compétences en intelligence collective.”

Qu’à cela ne tienne, j’ai invité Olivier à nous parler intelligence collective !

Linkedin d’Olivier : https://www.linkedin.com/in/margerand/

Son blog : Blog de Digital Collab (s’abonner aux mises à jour pour ne rien louper car ça va s’étoffer sérieusement)

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J’adore le petit truc « trip » pour faire une tour de table rapide et éviter que ce ne soit toujours les même collaborateur qui parlent tout le temps.

Mais après que chaque personne aient lu leur réflexion, on fait quoi? On laisse aller à qui parle le plus fort jusquà ce qu’une décision soit prise ou on revient sur les idées qui ont été les plus fréquentes? et celles qui nous ont surprises, on demande plus d’explications puisque les nouvelles idées aident à mieux réfléchir.

Sinon, il faut arreter d’en parler à un moment et décider et passer aux autres sujets de la réunion (qu’on aura pris le temps de planifier et de déterminer des temps maximuns par sujet).

Est-ce qu’il y a un truc pour dire "c’est bon, la on vote et on choisi?

Je viens de reprendre le podcast seulement maintenant, mais wouaw !

La simplicité des « trips » est remarquable, mais les multiples aspects positifs qui peuvent en découler sont puissants (amélioration de l’écoute de chaque membre de l’équipe, écoute…).

Je rejoins un peu arnaudcl, la question de comment enchainer après un trip ne semble pas évidente au premier abord, mais cela vaut le coup de le mettre en pratique pour tester.

Hâte de voir la formation sur le sujet!

Bonjour tout le monde

Merci @CedricODM et @Olivier-Margerand pour cet épisode très riche et concret.
Pleins de bonnes pratiques.

QUESTION :

  • Pour les TRIP est-ce qu’il y a une limite de nb de personnes participants à ne pas dépasser ?

De mon côté partant pour une formaction :wink:

Merci @F.M de m’avoir mentionné car ça me permets de voir vos messages et vos questions ! :slightly_smiling_face:

Merci pour vos questions, qui enrichissent la formaction en cours de réalisation. :+1:

@arnaudcl Le TRIP est une modalité. Il a du sens quand il prend la bonne place dans un processus. Donc explorons un peu ton processus.
➜ Dis-m’en plus STP sur le contexte dans lequel tu aimerais utiliser le TRIP.

Comme tu parles de vote, voici un exemple :

  1. Imagine qu’une équipe en vienne à se demander « Et si on arrêtait tel partenariat ? »
  2. Question de TRIP = Quelles questions devrions-nous nous poser pour répondre à la question « Et si on arrêtait tel partenariat ? »
  3. TRIP. Durée variable. Pour une question importante comme ça, je demande à chacun de manifester qu’il a fini (par chat si on est visio ; en posant tout à ses pieds si on est en cercle présentiel).
  4. Balle de parole : on note toutes les questions qui sont proposées.
  5. On vote pour ces questions. Soit on les a transformées en sondage en direct ou en questionnaire, soit tout simplement en post-it sur lesquels on vient mettre un point de feutre chacun (mais risque que chaque vote soit influencé par le mouvement d’ensemble). On peut poser la règle que les questions seront abandonnées si moins de XX% du groupe votent pour.
  6. On obtient les questions à garder et leur ordre d’importance (qui permet éventuellement de pondérer l’importance des réponses).

Tu remarques qu’il n’y a de débat à aucun moment.

@Troi_oi qu’en dis-tu ?

@F.M Je ne propose pas de limite dans l’absolu. Mon arbitrage porte plutôt sur le temps total du processus et sur la puissance de la question.
Par exemple, un TRIP avec 5 participants sur des questions de débriefing peut prendre plusieurs minutes pour l’écriture pour l’écriture 20+ minutes pour la mise en commun.

Plusieurs astuces possibles :

  • Le sondage numérique en direct : tout le monde met en commun en même temps, en postant avec son téléphone. Et on peut tous parcourir les réponses en même temps. Pas sûr que ça soit significativement plus court que la balle de parole. Et on perd l’interprétation émotionnelle. Avantage : on lit les réponses sans savoir qui les a postées donc on est libéré du biais de dévaluation réactive (qui peut modifier les réponses du simple au double !). Moins il y a de confiance ou d’équité, plus c’est utile. Mais la définition d’un biais cognitif, c’est que ça nous touche même quand on a la meilleure disposition d’esprit possible.
  • Utiliser un minuteur. En présentiel, c’est le téléphone avec minuteur posé au sol ou orienté vers celui qui a la balle de parole. En visio, je l’affiche en fond de ma webcam grâce à Manycam mais on peut aussi tout simplement le mettre en partage d’écran.
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Merci Olivier cela me donne des pistes pour lancer les Trip :slight_smile:

Merci @Olivier-Margerand pour ta réponse
Aujourd’hui j’ai lancé mon premier questionnaire suite à mon point d’équipe.

  • Ce que j’ai aimé ?
  • Comment faire mieux la prochaine fois ?

Je l’ai fait par FORMS dans un premier temps, à suivre …
Je me suis mis en routine de lancer le sondage après chaque point d’équipe hebdo

Pour info la méthode TRIP m’a fait penser à cette approche que j’utilise lors de Brainstorming

Mais c’est surtout ma compétence à définir la bonne question et le découpage en sous question qu’il faut que je développe.

Merci @F.M pour le suivi !

Je t’invite à essayer aussi de faire ça oralement en fin de réunion (sur le temps prévu) pour que tout le monde entende les réponses des autres. C’est une bon moyen de faire progresser toute l’équipe VS. questionnaire où tu seras le seul à être attentif aux réponses.

Et merci pour la vidéo !

Effectivement @Olivier-Margerand j’y ai pensé mais comme nous sommes 23, je me dis que côté timing c’est moyen.
J’ai pensé qu’en intro du prochain point d’équipe je pourrai rapidement présenter le résultat avec une action retenue.

Vous faites des réunions à 23 :scream:
Quel est l’objet de ces réunions ?
Si c’est pour présenter des infos, pourquoi ne pas diffuser une vidéo par le canal de discussion numérique ? (ex. canal « Point d’équipe » dans Google Chat / Slack / Teams)

J’ai tendance à encourager à transformer les réunions en ateliers = moments où tout le monde est actif et produit.
Une réunion d’information… c’est un peu ch…, non ? :grimacing:

Merci @Olivier-Margerand pour cette mise en situation.
Pour répondre à ta questions de détails supplémentaires, voici un exemple de situation courante :

Nous sommes un groupe d’ingénieurs et nous avons une procédure/processus interne à réviser et mettre à jour ou un outils à adopter en équipe pour la saisi des notes de conceptions, tout ça dans le but de pouvoir retrouver les informations rapidement lorsqu’il y a un problème et une absence de la personne qui a fait la conception (souvent aussi parce que même s’il n’y a pas d’absence, et bien il faut être en mesure d’expliquer les choix et ce qui à mené à la conception du système finale (traitement de l’eau potable par exemple)).

Donc, de manière traditionnelle, on évoque le besoin pendant quelques rencontres informelles et formelles, on fait de petites recherches à gauche et à droite sur le sujet, chaque personne va partager comment il fait pour consigner ses notes et laisser des traces de son design, on désigne quelqu’un qui va vérifier plus officiellement les solutions possibles, il/elle ramène les quelques solutions disponibles.

On en vient à un point où il va y avoir quelqu’un dans les discussions qui prend beaucoup de place, qui parle tout le temps plus que les autres, renvoi souvent vers des idées différentes (qui font parfois évoluer adéquatement la reflexion et avancer vers une meilleure solution, mais souvent vers une meilleure solution principalement pour cette personne et pas nécessairement pour le mieux du groupe).
L’espace et le temps occupés par cette personne dans la discussions ne laisse pas de place à ceux et celles qui parlent moins, mais qui ont certainement des méthodes à partager et qui seraient probablement bénéfique pour tous.

En un peu plus pratique (un exemple):
-Avant et pendant une rencontre , « nous devons sélectionner une methode pour enregistrer/saisir nos notes de conceptions/design »
-Personne 1: je fais cette methode 1, aussi cette methode 2, etc.
-Personne 2 : je fais cette methode 2, et celle-ci 3, etc.
-Personne 3 : je fais cette methode 1, et celle-ci 4, etc.

-Retour de la personne 2 qui ramène les avantages de sa méthode et les inconvénients des methodes des autres, avant d’avoir fini le tour de toutes les personnes impliquées.

Bref, on peut passer du temps à expliquer les méthodes et ne jamais finir par en choisir une, sinon le débat de celle qui est la meilleur se fera selon la qualité de vulgarisateur/argumentation de la personne.

Un autre exemple serait :
-Devons-nous débuter à faire des dessins en 3D dans nos projets? (De conception, traitement de l’eau).
-Personnes 1 à 5 donnera son opinion plus ou moins rapidement, les personnes 6 à 8 n’auront pas le temps.
-Il s’ensuit des discussions sur le pourquoi nous devrions, pourquoi nous ne devrions pas, etc.

Mais ces discussions ne donne pas la place à chaque personne de s’exprimer et d’amener ses besoins et ceux de ses clients dans la discussions s’il y a 1-2 personnes qui prennent toutes la place.

Dans la methode TRIP, je vois un bon avantage à avoir rapidement une idée des opinions, et une sélection rapide des opinions à pousser un peu plus. Mais c’est le « après » avoir tous dit notre opinion, comment faire pour ne pas retomber dans la discussion où c’est "à qui crie le plus fort pour qu’on l’écoute " et que certains n’auront pas de place dans la discussion, parce qu’il ne prenne pas leur place ou parce qu’il n’en reste tout simplement pas par ceux qui la prenne toute.

Arnaud

Quelques réflexions @arnaudcl

Comment désignez-vous cette personne ? C’est un élément clé pour la suite. si la personne n’est pas légitime aux yeux des autres, c’est-à-dire qu’elle n’a pas leur confiance sur ce sujet, tout son travail se heurtera à ce manque de confiance.
➜ Hack : l’élection sans candidat.
Pour faire simple : TRIP sur « à qui feriez-vous confiance pour filtrer les process et outils possibles ? » Chacun écrit 1 à 3 noms (à toi de décider le chiffre). Et tu notes les réponses en pondérant : 3 points pour le nom que je mets en premier, 2 points s’il est en deuxième, 1 point s’il est en troisième. En faisant le total des points de toutes les réponses, tu obtiens très vite la personne à qui le collectif fait le plus confiance sur ce sujet.
« Sans candidat », c’est hyper important : ça n’est pas quelqu’un qui se propose. C’est quelqu’un à qui on va dire « les autres aimeraient que ça soit toi qui… »
On peut même ne pas dévoiler les votes en collectif : on contacte le n°1 et on lui dit « les autres aimeraient… » S’il refuse, il doit garder le secret. On contacte le n°2 qui devient de facto le n°1.
Une fiche du protocole d’élection sans candidat.

C’est le risque s’il n’y a pas de méthode, pas de protocole.
La question devient : comment structurer ces moments de discussion au lieu de leur laisser libre cours ?
La réponse est un peu dans la question : tout moment de discussion doit être structuré de manière à favoriser l’équilibre de la parole. D’où le découpage en questions, TRIP et balles de parole avec écrit-lu.

Un expérience que je n’ai jamais faite dans ce but mais dont tu pourrais te servir : lors d’une prochaine discussion, tu proposes qu’elle ait lieu en visio. Tu choisis un outil de visio qui mesure le temps de parole, par exemple Jitsi Meet. (teste-le d’abord avec quelqu’un d’autre : en bas de la visio, bouton Menu puis « Statistiques de l’interlocuteur »). Tu ne dis pas forcément pourquoi tu proposes cet outil, juste que tu veux faire une expérience.

Ensuite, par exemple, tu proposes à cette personne un feedback correctif. Tu lui expliques que, dans la visio, tu as vu qu’elle avait parlé XX% du temps au lieu de YY% si la parole était équilibrée, or plus la parole est équilibrée, plus la performance augmente etc. (cf. formaction ODM sur le feedback)
Et tu auras un bon alibi pour proposer des méthodes, des règles du jeu, des modes d’emploi pour les prochaines discussions.

Cas typique où il n’y a pas de règle (ou bien personne pour rappeler la règle).
S’il y a une balle de parole (même imaginaire) et que cette balle ne peut passer qu’une fois par personne, (« je passe la balle à… ») c’est réglé.

Ta question revient à : comment je structure une réunion, comment je bâtis un scénario d’atelier selon mon objectif pour que le collectif avance le plus efficacement possible.

@Adelie et @CedricODM on a peut-être un cas pratique à faire en live et à intégrer à la formaction : concevoir un atelier d’équipe sur le thème « Devons-nous débuter à faire des dessins en 3D dans nos projets? (De conception, traitement de l’eau). »

C’est top @arnaudcl , je t’encourage vivement à continuer à avancer dans ce sens.

Super intéressant.
Étant adepte de la facilitation, ça me parle énormément !

Hâte de voir ce que vous proposerez.

Décider en 30 min via l’intelligence collective, cela m’interpelle ! tout réside dans l’art de découper les sujets en petit morceaux ?
A quel moment est-ce que le consensus ce fait ? J’aimerais beaucoup voir un cas pratico pratique.

Hyper interessant !