Aide à la tâche gestionnaire. Télétravail

Bonjour,
Ci-dessous un document rédigé pour mes collègues gestionnaire pour l’implantation du télétravail Prendre note que les équipes ont une moyenne de 18 personnes pour 8 services. J’ai donc adapté les fréquences.

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Merci,

Préambule :
Suivant la recommandation de (…) en date du 20 mars, tous les employés de (…) doivent effectuer du télétravail. Parmi eux, plusieurs personnes n’ont pas l’équipement adapté et devront travailler en ayant des enfants à charge. Cette situation nécessitera une grande flexibilité dans l’encadrement du travail et de gestion du rendement au niveau des gestionnaires.

Table des matières :

  • Prémisse:
  • Gestion des calendriers et disponibilités des équipes
  • Gestion des communications
  • Gestion des livrables
  • Rappel des règles du télétravail pour la division

Objectif :
Mettre à la disposition des gestionnaires un document qui propose des méthodes de base encadrant le télétravail. Les méthodes proposées visent à favoriser l’atteinte des objectifs organisationnels tout en tenant compte du contexte entourant la pandémie.

1. Prémisse:
a) Les différents membres de la division doivent interagir entre eux
b) L’identification d’objectif de travail ainsi que le suivi de ceux-ci contribue au succès.
c) Une bonne communication est requise entre l’employé / gestionnaires / équipes de travail
d) Les employés ont un bon niveau d’autonomie et son digne de confiance (Travail de nature professionnel)

2. Gestion des calendriers et disponibilités des équipes
a) Transmettre aux équipes un aide à la tâche pour la gestion des calendriers Outlook (document joint)
b) Faire l’envoi du formulaire en proposant aux employés d’inscrire de manière volontaire et non obligatoire leur numéro de téléphone pour être rejoints. (Partage seulement à la section). Préciser de privilégier les appels Skype.
c) Rappeler que les gens doivent faire l’installation de Skype sur leur ordinateur personnel ou téléphone
d) https://www.skype.com/fr/get-skype/
e) Rappeler que les gens doivent informer leur gestionnaire par courriel chaque matin avant 9h si leur statut change : Télétravail – Temps cumulés – Code de maladie - Code Covid

3. Gestion des communications
Le mode de gestion en télétravail est basé sur la confiance, mais aussi sur la bonne communication. Il est donc préférable d’avoir des communications courtes, mais fréquentes. Dans le contexte, il est peu probable que les équipes considèrent avoir trop de communications.
A. Effectuer des contacts fréquents et individuels pour traités des difficultés, questions, valider la progression des objectifs.
a. Faire des réunions d’équipe (sous équipe) en vidéo sur Skype : 1 fois semaine.
b. Identifier une période de disponibilité du gestionnaire accessible pour tous dans Skype (Type porte ouverte) 30 minutes aux deux jours.
c. Faire un appel Skype par personnes / par semaine (10 minutes)

Outils suggérés : Utiliser des suivis dans OneNote des sujets discutés pour rendre pertinente la communication et faire un suivi de la fréquence.

B. Faires des contacts sporadiques. Les courriels s’éloignent trop du contact physique que l’on peut retrouver au bureau. Privilégier par ordre :
a. Appelle plutôt que message texte
b. Vidéo plutôt que vocal
c. Réserver les courriels pour les communications plus officielles ou concernant toutes l’équipe et éviter les « conversations » par courriel.

4. Gestion des livrables
Il semble y avoir un consensus dans les différentes études / articles sur le fait que le télétravail peut être plus efficace que le travail au bureau, mais nécessite une discipline. Deux suivis par semaine est proportionnel au degré d’autonomie des personnes tout en s’assurant de forcer une discipline et une réflexion sur le travail à faire.
A. Identification des livrables :
a. Les employés définissent à chaque lundi matin leurs objectifs de la semaine. Privilégier d’identifier des actions et non simplement les sujets traités. Identifier des éléments plus généraux, mais prévoir aussi des tâches plus mesurables.

  • Exemple 1 (éléments généraux):
    o Coordonner les projets avec l’approvisionnement selon les demandes
    o Traiter les demandes de matériel informatique.
    o Prévoir du temps pour les appels de promoteur non prévu.
  • Exemple 1 (éléments mesurables)
    Note : Au lieu d’inscrire travailler sur le dossier x, y, z. écrire plutôt :
    o Finaliser l’écriture du processus sur le dossier X pour jeudi.
    o Finaliser l’étude du dossier Y d’ici deux semaines.

B. Suivi des livrables :
Les employés définissent à la fin de la semaine le bilan des taches effectuées en demandant une précision adaptée:

  • Exemple 1 (éléments généraux):
    o J’ai passé beaucoup de temps à coordonner des projets avec l’appro – environ 2 heures par jour.
  • Exemple 2 (éléments mesurables):
    o Le processus du dossier X est avancé à 50%
  1. Rappel des règles du télétravail :
    • Dans la mesure du possible les horaires de travail en télé travail devraient être similaires à celle en période régulière, ainsi afin d’assurer un minimum de collaboration et de synergie entre tout le personnel,
    • Les livrables, supports, responsabilités, projets sous la gouverne de la division sont maintenus dans la mesure où nous pouvons offrir les services avec la majorité des ressources en télé travail,
    • tous doivent installer sur leur portable (…) ou téléphone cellulaire (…) ou personnel ou ordinateur personnel le logiciel Skype entrepris pour pouvoir ainsi communiquer avec les collèges de travail et leur gestionnaire,
    • Votre gestionnaire communiquera avec vous pour planifier le travail qui peut être effectué à la maison dans les conditions actuelles et faire le suivi,
    • En télé travail aucun temps supplémentaire et cumul de temps est permis, communiquer avec votre gestionnaire pour des cas exceptionnels,
    • Pour le transfert de document il faut utiliser le site exchange tel que stipulé par l’équipe de TI ou via les courriels dans Outlook du réseau de la (…),

Document joint :

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