Toujours très content de pouvoir accéder à ce forum, c’est un bonheur.
Je rencontre une situation nouvelle. Une nouvelle personne a intégré mon équipe mais elle n’est pas 100% rattachée à mon équipe.
Pour expliquer son poste, cette personne fait à la fois, de la relation client, du développement informatique sur des problématique client (nous travaillons dans le secteur du logiciel), et donne parfois quelques coups de mains à notre équipe marketing pour mettre à jour le site et optimiser le SEO.
Je l’ai intégré dans les 1à1 et les réunions hebdo de mon équipe.
Sauf que cette personne, en réalité, à plusieurs chefs dont:
Moi même, responsable support client
Le responsable du service informatique
La responsable du service marketing
Nous sommes trois Managers, susceptibles de lui déléguer du travail et je trouve cela très compliqué.
Il est très difficile de connaitre sa charge de travail et sa disponibilité
C’est devenu un facteur très limitant pour mes délégations
Est ce que cela vous parait étonnant ? Comment géreriez vous cette organisation atypique ?
Quels sont les pièges à éviter ?
et c’est un plaisir pour nous de te lire sur le forum
Que pensent les responsables des services informatique et marketing de cette situation?
Selon quels critères pourriez vous définir ensemble la disponibilité de cette personne pour chacun des services?
Je suis très intéréssée par ce retour car je vais bientôt avoir 2 boss et une petite équipe sur l’une des 2 missions.
Pour l’instant on a coupé des demies journée pour chaque service en alternant des matins et après midi et du temps personnel sur le papier avec une répartition temps convenue entre les 2 managers.
J’ai un manager principal de rattachement également.
J’ai positionné des 1 à 1 avec mes 2 responsables et je vais positionner avec mon équipe dès que je vais commencer.
Je ne sais pas du tout si cette organisation qui pourrait fonctionner sur le papier va fonctionner dans la réalité.
Je suis preneuse de vos retours d’expérience coté manager ! Je suis aussi dans l’IT en gestion de projets/AMOA.
Bonjour,
Perso, je viens de basculer sur une nouvelle mission. Je reste toutefois dans la même entreprise où je dois garder les objectifs principaux de ma précédente mission (garder la qualité en moins de temps ).
Pour le moment, je fais comme cela :
J’ai demandé un éclaircissement sur mes objectifs afin de bien cadrer les attentes et le poids de chacun sur mes résultats.
Je suis en train de répartir mon agenda type en rapport avec ce poids (grossomodo, l’objectif qui pèse 40 % sur le jugement de mes résultats doit tendre sur 40 % de mon temps…).
Pareil, je fais comme si j’avais 2 chefs (2 clients ou 2 mini-entreprises), en compartimentant mon temps également :
En résumé, j’essaie d’éviter le multi-tasking et je cadre mes tranches de travail / présence.
J’ai l’impression que pour le moment ça marche .
J’espère que cela peut vous aiguiller, à bientôt
Merci pour le partage. Je commence cette répartition à la fin du mois. Je referai un point de feedback pour partager avec la communauté si cela fonctionne ou non !
Je reviens vers vous. J’ai commencé le planning des 2 sujets en même temps et finalement je suis plus à 80%, 20% tout simplement parceque la partie du 2e poste il y a la gestion du planning et du management. Il a fallu refaire du ménage et je passe beaucoup de temps avec l’équipe car sans la confiance, impossible de déléguer.
Tout prend énormément de temps pour que l’équipe comprenne que je passe des sujets d’une personne à une autre pour décharger les séniors, que j’insiste pour que les séniors délèguent aux juniors etc en fonction des objectifs de l’équipe et de nos clients au service de l’entreprise.
Je suis en train de faire passer l’équipe tout entière dans une logique de collaboration, le succès des projets dépend de tous et non pas du portefeuille et d’objectifs individuels. Je fais travailler plusieurs collaborateurs sur les sujets prios pour qu’on arrive aux deadlines. Tout ça c’est nouveau pour eux.
Les 1 à 1 ne sont pas compris de mon responsable de ce service mais j’ai remarqué qu’au 2e one to one, j’ai demandé à l’équipe si on les annulaient, s’ils les trouvaient inutiles pour être sure et ils m’ont tous dit non surtout pas et vu tout ce que j’ai pu arriver à faire grâce à ça je ne suis pas prête de les arrêter.
Le début est très complexe parceque je sens que je n’ai pas super le temps de créer la confiance avant de commencer à déléguer et modifier des choses vu la situation de crise du service…
Je passe beaucoup de temps avec chacun, bien plus que les 30 min des one to one parceque je ne vois pas comment faire autrement que passer ce temps là pour accélérer la confiance (1h voir 2h par collaborateur les 2 premières semaines). J’ai l’impression que ça commence à prendre avec une partie de l’équipe mais j’ai encore 1 ou 2 collaborateurs sur les 6 qui ne suivent pas encore…
L’un d’eux ne s’est pas présenté à un daily parcequ’il avait une formation… et aussi un one to one parcequ’il y avait un autre évènement sans me prévenir alors qu’il vient d’arriver.
Les 2 premières semaines ont été difficiles et là je commence légèrement à pouvoir déléguer, avoir mon équipe qui me propose des choses, m’envoie du feedback, les statuts etc sans que j’aille les chercher et je peux me dire que je ne vais pas à certaines réunions tout en ayant la certitude de récupérer les infos avec certain collaborateurs.
De l’autre côté avec mes partenaires je leur demande aussi de préparer les points et comme la relation est déjà en place ils le font avec plaisir et ça m’aide d’où le fait que cela passe même à 20% du temps.
Merci beaucoup Mélanie pour ce point d’étape! Je comprends que c’est un peu sportif pour toi en ce moment! Bravo pour tout ce que tu as déjà mis en place!
Ce qui me vient en te lisant:
le 1à1 est obligatoire POUR TOUS tes n-1, et doit être décalé plutôt qu’annulé s’il n’est pas tenu à l’horaire prévu. C’est très important pour l’équité dans l’équipe.
applique toi à le limiter à 30 min pour chacun, quitte à planifier une réunion de travail à part.
tu retrouveras ici les grands principes du 1à1 à la méthode ODM: https://www.youtube.com/watch?v=9a7I8uvgRu8
Je te rappelle ceci pour être sûre que tu ne tombe pas dans le piège de la délégation inversée . Pour la confiance, il te faut de la régularité plutôt que de la quantité: c’est comme une plante , elle grandit quand tu l’arroses régulièrement à petites doses plutôt qu’en essayant de lui tirer dessus pendant 2h. Tu vois l’idée?
Je me demandais aussi : est ce possible d’être contributeur AMOA(1er domaine) et aussi responsable d’équipe (2e domaine) + contributeur AMOA ?
Au final sur mon 2nd poste 2e domaine je n’ai le temps que de faire du management et de la planification. Cela signifie que je n’ai pas la compréhension métier sur ce poste là mais j’ai l’impression qu’en m’appuyant sur mon équipe ça peut passer.
J’ai fait ce choix là de manager avec la méthode ODM en prenant le parti pour le moment de travailler pour mon équipe/sur mon équipe et non pas dans mon équipe quitte à ne pas comprendre beaucoup les sujets sur lesquels mon équipe travaille sur ce 2nd poste parceque c’est déja compliqué cette double casquette donc je ne vois pas comment faire plus sans faire un burn out.
Est ce qu’on peut vraiment manager en comprenant de loin la partie métier au moins dans un 1er temps ?
J’ai priorisé ce qui selon moi est attendu par l’entreprise : qu’on livre les projets en temps et en heure pour nos clients.
Quand je dis que ce double poste n’est pas gérable et logique, on me dit mais tu es sure que ce n’est pas temporaire ? Les un à un tu en auras plus besoin après etc…
Je ne sais pas du tout comment réagir car dans ma précédente entreprise l’organisation managériale était parfaite et j’ai connu les un à un, la formation continue, une charge de travail normale et un esprit d’équipe au top et là je m’aperçois que c’est totalement déconstruit et en même temps l’entreprise fonctionne quand même bien.
Est ce que c’est une bonne chose de fonctionner différemment si jamais les un à un n’aboutissent pas sur des résultats vu que le management pense que c’est du temps perdu ?
Dans un projet, tu peux tout à fait avec la casquette de chef de projet et celle de contributeur. Le tout est de bien les séparer, notamment dans ton agenda.
Le fait que tu n’aies pas le temps de rentrer dans le « métier » est plutôt un avantage pour t’éviter de tomber dans le piège de l’expert.
Je te partage ce podcast qui pourrait t’intéresser : https://www.youtube.com/watch?v=898U-2crSAo
Ainsi que ce descriptif qui devrait pouvoir te rassurer (tu me diras!) : Le nouveau Chef de Projet
en résumé, si pour remplir ta mission et tes objectifs, tu n’as pas besoin de rentrer dans les détails métier, n’y rentre pas!
Et au sujet des 1à1, je comprends pas ta dernière question?
).
, elle grandit quand tu l’arroses régulièrement à petites doses plutôt qu’en essayant de lui tirer dessus pendant 2h. Tu vois l’idée?