Cherche un bon outils planning/workflow

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Bonjour,
Dans le bâtiment, il y a une méthode qui commence doucement (trop doucement) à se mettre en place pour gérer des projets complexes inspirée du Lean et des méthodes agiles: le Lean Construction.
Il y a des sociétés spécialisées pour accompagner sur ce principe et leurs sites sont très instructifs (Lean construction by IMMA, Delta partner, Leanco, etc…).

L’outil de base s’appelle le LPS ou Last Planner System. Il est co-construit avec tous les participants chaque semaine. Ils ont aussi un planning à 1 mois et un planning à 3 mois pour une meilleure visibilité.
L’idée première c’est de gérer des ressources, des espaces, des stocks et surtout d’identifier suffisamment tôt les goulets d’étranglement pour fluidifier le flux des tâches à accomplir.
La philosophie de base s’inspire du Lean dans ce qu’il apporte de meilleur aux collaborateurs.
La pratique de base c’est la collaboration et elle est inspirée de la méthode Scrum.
L’outil de suivi est inspiré des rétrospectives agiles et d’un indicateur de suivi des livrables (appelé Promesse Complétée en l’occurence ou vélocité en agilité).
Il y a donc réunions d’équipe, Feedbacks, objectifs, OKR’s (Objectifs et Résultats Clés en français), confiance collective, et il ne manque plus que les 1 à 1 pour la partie individuelle.

Il n’y a pas d’outil tout fait.
Il vaut mieux le construire en équipe pour l’équipe, petit à petit, en expérimentant, et en apprenant à livrer régulièrement.

Pour finir, les créatifs sont justement créatifs pour peu qu’on leur permette d’user de leur créativité aussi pour organiser un planning commun dont ils comprennent le sens et l’utilité pour eux.
Et quel plaisir quand ça commence à marcher…
Bonne route…

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Intéressant. J’ai toujours pensé que le bâtiment et les travaux publics étaient les domaines qui avaient le plus à gagner du lean.

… les hôpitaux aussi.

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Merci SL-ctx pour ton message.
Méthodes Lean, Agile ou Scrum m’étaient jusqu’à aujourd’hui complètement inconnues.
J’ai commencé à survoler des articles c’est hyper intéressant. Et ça ouvre clairement le champs de possibles!
Malheureusement le management/gestion de projet ne s’apprend pas en école d’art et c’est bien dommage. Évoluer aujourd’hui en entreprise c’est souvent passer manager. Et passer du faire à faire faire change complètement la perspective. Tu étais très bon contributeur et tu as l’impression de régresser en passant manager.
Pour ma part je suis en train d’apprendre un nouveau métier : le management. Avec tout ce que cela implique.
Tellement contente d’être tombée sur ODM !

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Hello,
Je te fais mon retour d’expérience, ce qui a fonctionné dans ma situation. Tu y trouveras, je l’espère, quelques idées qui pourraient t’aider.

Pilotage de l’agenda « par les autres »
J’ai observé là où j’avais déjà de la marge de manoeuvre rapide, et où je devais m’y prendre sur une durée plus longue.

Concrètement,
1/ pour les gens sous ma responsabilité, sur une base hebdo, j’ai mis les 1à1 de management, et au besoin j’ai rajouté un atelier de contenu de 45 min
2/ pour les gens avec qui je suis en relation fonctionnelle (des chefs de projet, des experts, …), pour les personnes qui avaient tendance à hacker mon agenda - certains profils DISC, tu t’en douteras ! - j’ai mis des 1à1 fonctionnel sur une base hebdo
3/ Pour mon directeur, je me suis assuré qu’il mettait un 1à1. Dans mon cas, c’est plutôt un 1à1 fonctionnel, car il fait très peu de management… Mais au moins cela m’a permis de cranter un point avec lui pour traiter ses demandes / préoccupations
4/ Lors de ma routine hebdo du lundi matin, je descends les étapes de ma check-list, et sur les étapes de gestion de mon agenda, je me bloque des créneaux. Ce sont des créneaux autant pour du travail de fond, de production… que des créneaux pour éviter de me faire piloter mon agenda :slight_smile: Ceci limite beaucoup les tentatives de mes collègues de prendre un créneau car j’ai moins de disponibilité :slight_smile:
5/ Ensuite, j’ai communiqué auprès de mon équipe que chacun est responsable de son propre pilotage de son agenda. S’il perde le contrôle de leur agenda, leur temps devient le temps des autres, et ils sont « cuits » :slight_smile: Je me plais à penser que ceci les a intéressé, car ils font plus attention maintenant.

6/ Le cas du N+1, du DG. Pour cela, je me suis assuré du 1à1 pour mon N+1. Par contre, pour le DG, plus compliqué… je m’adapte mais il arrive que je doive décliner sa proposition de créneau, en lui expliquant que je travaille sur tel dossier, et que cela me demande du temps car je rencontre Mme Y justement sur le créneau qu’il souhaite, etc. ça marche pas trop mal.

Ce n’est pas parfait, bien sûr. Il y a des moments où je dois avoir de la souplesse sur des moments où j’avais prévu autre chose, mais globalement le résultat est que je pilote mon agenda.

Pour tes soucis de reportings à tout va, juste quelques pistes ; nous pourrons en rediscuter. Tu peux regarder ce qui se passe si tu fais un sabotage bienveillant : tu « oublies » de le faire, tu le « raccourcis ». Tu peux aussi faire un point de relecture commune avec ton demandeur de reporting afin d’identifier les éléments qui l’intéresse vraiment. ça me rappelle le cas où l’on me demandait un reporting de 10 pages, et en réalité il n’y avait qu’un chiffre sur une page que intéressait le demandeur :slight_smile:

C’est par l’action que tu pourras t’ajuster, et trouver ce qui te convient le mieux.

Bonne suite !

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Hello Martin,

First merci du temps que tu prends pour écrire une réponse ultra complète à l’ inconnue que je suis ;).

Rappelle moi dans quel secteur tu bosses?

J’ai voulu tester les 1à1 cette semaine. Tout était prêt mais les projets on going ont tout fait foiré.

J’ai senti aupres de mes n+1 que c’était du temps perdu d’en consacrer autant à l’equipe.

Je désespère pas, je vais pas lâcher l’affaire!

Je suis convaincue que ça sera bénéfique pour tout le monde.

J’ai appris que ma RH avait été missionnée pour trouver un outils auto déclaratif pour l’ensemble des collaborateurs.

La problématique est donc globale est pas que dans mon service. Ça va être une révolution chez nous!

Tout comme toi chaque semaine je me bloque des créneaux pour éviter de me faire hacker mon agenda. Et je décline des invitations quand c’est pas important.

Et j’esssaie de faire appliquer ça à mon équipe.

Il doivent respecter le planning quotidien que je leur communique sinon on est tous « cuits ».

Je suis bien déterminée à ne plus subir ma charge de travail mais à en devenir l’acteur.

Bonne journée à tous!

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Hello,

Je t’en prie.

Je travaille dans une direction générale du numérique (ce que l’on appelait avant l’informatique) d’un grand groupe français, acteur de confiance de proximité :slight_smile:

J’ai voulu tester les 1à1 cette semaine. Tout était prêt mais les projets on going ont tout fait foiré. J’ai senti aupres de mes n+1 que c’était du temps perdu d’en consacrer autant à l’equipe. Je désespère pas, je vais pas lâcher l’affaire! Je suis convaincue que ça sera bénéfique pour tout le monde.

Yes, il y a effectivement des moments où ça marchera, et d’autres où ça va foiré. J’ai eu cela au début, et je l’ai d’ailleurs encore de temps en temps, mais rarement. Lorsque cela fera quelques semaines que tu auras mis en place les 1à1, tu - et ton aquipe - percevras des changements dans vos relations : plus de souplesse, moins de tension, car les gens se rendront compte qu’il y a des moments qui leur sont réservés.

J’ai appris que ma RH avait été missionnée pour trouver un outils auto déclaratif pour l’ensemble des collaborateurs. La problématique est donc globale est pas que dans mon service. Ça va être une révolution chez nous!

Je ne suis pas surpris que tu nous indiques que le souci est global. Tu n’es évidemment pas la seule à rencontrer ce souci… qui se rencontre aussi dans une multitude d’entreprises.

Tout comme toi chaque semaine je me bloque des créneaux pour éviter de me faire hacker mon agenda. Et je décline des invitations quand c’est pas important. Et j’esssaie de faire appliquer ça à mon équipe. Il doivent respecter le planning quotidien que je leur communique sinon on est tous « cuits ». Je suis bien déterminée à ne plus subir ma charge de travail mais à en devenir l’acteur.

Good ! Au risque de me répéter, ce sont les premières semaines où tu mets en place ce changement qui sont les plus difficiles. Tu connais bien : l’introduction d’un changement est presque toujours source de friction et de difficultés :slight_smile:

À suivre donc :slight_smile:

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Microsoft planner permet pas mal de choses (ou Trello), sinon Excel ou un ERP (on utilise bestConsultants mais c’est la grosse artillerie :wink:

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Bonjour FL

Surtout pour les 1 à 1 ne lâchent pas l’affaire.
Les 1ères semaines sont souvent « bizarres » & n’ont pas l’impression que cela serve.
Pire, on peut avoir l’impression que pendant ce temps-là, on aurait pu faire autre chose.

Finalement, comme pour le reste de notre agenda, quand on n’a pas bloqué son agenda sur une tâche (quand on ne se focalise pas sur une chose), on se fait happer par du travail (je crois que même quand on ne fait le travail arrive tout seul)

Par contre, quand on tient ses 1 à 1, progressivement, on voit que la confiance réciproque avec ses collaborateurs augmentent & le nombre de tâches réalisées par le collectif augmentent aussi très rapidement.

Témoignage perso, même si j’ai une petite semaine, les derniers RDV que j’enlève sont les 1 à 1.

Bonne continuation

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Hello @_FL
Comment ça se passe depuis 4 - 5 semaines, tu as du nouveau ?
À te lire,
Martin

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Hello @Martin,

C’est très gentil de venir prendre des news.

Alors en ce moment je suis dans une vraie bonne dynamique de changement et d’amélioration. J’ai eu comme un déclic et j’ai envie de progresser avec mon équipe.
C’est pas simple.
Heureusement que ODM est là pour éclairer ma route parfois un peu sombre et flippante…

L’outils de gestion de planning est bien en place et ça roule.

J’ai ma routine du lundi bloquée dans mon calendrier et pour le moment ça tient.
Ainsi que d’autre créneaux rien qu’à moi.

Et hier j’ai ENFIN appuyé sur envoi pour le lancement des 1 à 1.
Les créneaux sont pris. Je commence la semaine prochaine. J’ai hate.
J’attends tellement de cet outils.
Je sens un vrai besoin de l’équipe d’avoir un temps privilégié d’échange et d’écoute. Hors des entretien annuels
La direction m’attend au virage par contre car c’est pas dans leur culture.
Pour eux il faudrait que je consacre du temps qu’à ceux qui marchent bien et qui sont motivés.
Laisser tomber les autres.
Il y a une baisse de motivation et de confiance générale que j’ai notée lors d’une réunion d’équipe.
Là d’ailleurs j’ai clairement vu les différents profil ressortir.

Bref beaucoup de choses bougent parce que j’ai décidé de les faire bouger.
c’est à la fois flippant et excitant.

A suivre :wink:

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Bonjour @_FL, quelles sont les nouvelles ?

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Hello @ravelou !

Merci pour ton message!

Sur le sujet outils planning/workflow je me debrouille avec mon forecastapp. J’ai ma reu d’équipe les lundi PM et mes 1to1 avec chacun dans la semaine.
Franchement ça roule pas trop mal.
Après nouvelles difficulté. J’ai une partie de mon équipe au UK.
ET je bosse pour des équipes marketing qui sont aux 4 coins du monde. DOnc la centralisation des taches à effectuer par mon Studio n’est pas hyper simple.
Je dois aller à la peche aux infos pour avoir des briefs et des deadline. Je suis organisée, c’est ceux pour qui tu bosses qui le sont moins…
Je fais ce que je peux avec les moyens qu’on veut bien me donner.

Ma boite a fait un sondage auprès des employés pour connaitre leur degré de stasifaction. Beaucoup de détracteurs. La direction ne s’y attendait pas vraiment.

Voilà les news :slight_smile:

Bonne journée!

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Bonjour @_FL
Pour ma part et comme l’explique dit Cédric, il est impératif qu’au minimum l’équipe et toi même partagiez votre agenda.
Il y a # outils connus et gratuits pour cela :wink:
Bonne journée