Cherche un bon outils planning/workflow

Bonjour à tous,

J’ai rejoins la communauté depuis peu.
C’est absolument passionnant! Le management semble si simple :wink:
J’aurai besoin de votre expertise et vos retours d’expérience sur un point en particulier.
Je suis manager d’un studio design de 8 créas.
Je ne parviens pas à avoir le contrôle de mon agenda à cause du rythme effréné que le business m’impose. J’ai le temps de rien.
Je subit c’est difficile.
Et ça peut plus durer!
Mon big boss me challenge et me demande de mettre en place un outils de gestion de planning avec une visibilité claire de la charge de chacun à la journée.
Avoir le taux d’occupation précis.
Gérer les ressources pour chaque projet précisémment.
Il veut pouvoir y avoir recours pour planifier les meetings clients en fonction de la charge des équipes.
Aujourd’hui tout est plus au moins dans ma tête ou sur un tableau weleda à la mano car je n’ai jamais trouvé le bon outils.
Cet outils doit me simplifier la vie et pas me la compliquer.
Mais la tache me semble énorme.
J’aimerais retrouver le temps de faire mon métier avec plaisir de directeur artistique avec mon équipe et ne pas passer ma vie à faire du micro management.
Ma n+1 me laisse un peu seule sur le sujet.
Merci d’avance pour votre aide, vos conseils, suggestions ou idées.

bonjour,

as tu eu le temps de jeter un coup d’oeil à la formation système d’organisation réaliste?

personnellement je dispose d’une petite équipe et à la fois d’un outil crm et de l’agenda google. pour l’instant ca n’est pas assez suivi.

Bonjour Patrice,
Non pas encore.

Je ne l’applique pas à 100% et il y a encore beaucoup de choses à améliorer mais cela m’a beaucoup aidé pour pouvoir mieux gérer mon emploi du temps et mes surcharges.

pour répondre à ton outil de gestion de projets avec planning intégré j’espère que des gestionnaires de projets pourront partager leurs outils.
il y a dans ce forum également un sujet avec les outils que nous utilisons, je pense qu’en le cherchant et en piochant dedans tu pourras trouver ton bonheur.

Bonjour,

Pour 8 collaborateurs, une Excel avec des macros pour une gestion rapidement peut t’aider.

Certain site d’aide à l’utilisation à Excel propose des trames gratuite et payante avec explication.

Personnellement dans le cadre d’un projet prochain, j’utilise un Excel avec simplement des formules pour visualiser la charge journalière de mes techniciens durant ce projet.

Dans mon service (130 personnes), chaque chef de projet gère un planning Microsoft Project et en sort un plan de charge Excel qui est envoyé au responsable pour mise en commun dans le plan de production. Celui détail pour chaque jour et chaque personne sa disponibilité (congés, travail…) et le projet concerné.
Avec 8 personnes je pense qu’Excel est ce qu’il y a de plus simple.

La base c’est que chacun ait un agenda partagé et indique ses activités.
Cela est il déjà en place dans ton équipe ?

Bonjour Samo,
Merci pour tes tips.
Je suis une Art Director, je maitrise un paquet de logiciel Adobe mais Excel c’est un peur (beaucoup) du chinois :wink:

Bonjour Arnalamb,
Merci pour ta réponse.
Comme je le disais à Samo, je suis art director à la base, alors Excel ça va être compliqué :wink:
Je maitrise pas du tout.
C’est pour ça que je cherchais un outils prêt à l’emploi.

Hello Cedric,
Ravie de te répondre en direct!
Merci pour ta réponse.
Non ça ne l’est pas.
Ça serait une idée. Mais faut il encore que chacun le remplisse… Et c’est franchement pas gagné du tout!
Mon boss souhaiterait que j’ai la main sur les taches de mes designers et les allocation de leur journées.
Du coup leur agenda partagé pourrait plutôt être comme un reporting à la fin de la semaine pour voir où ils en sont?

Bonjour,
Des modèles de planning Gantt sous Excel existent.
En voici un sans macro extrêmement simple Exemple de planning Excel
Tu peux insérer une colonne avec le nom de la ressource puis filtrer les lignes de planning en fonction de celle-ci.
Il me semble que Microsoft Planner pourrait également répondre à ton besoin.
Une extraction sous Excel de l’ensemble des tâches avec les dates et les acteurs est possible.
Les tâches affectées sont également ajoutées au planning des ressources.

De mon point de vue, l’outil de planning importe peu car seule la facilité de mise à jour compte.
En effet, je pense que les principales qualité d’un planning sont : qu’il soit à jour et compréhensible. Accompagné de ses hypothèses c’est mieux.

Hello,

Si j’ai bien compris, il y a 2 soucis prioritaires :

  1. organiser ton temps pour ne plus subir
  2. répondre à ton big boss qui veut (voir) un outil

Pour le souci 2
Plusieurs contributeurs ont évoqué des pistes. Je pense que l’excel peut être un moyen rapide et simple d’y répondre, regarde par exemple l’exemple d’excel sur le message de Gallin31. En installant un excel comme celui-là, tu pourras de familiariser avec l’outil, et ainsi progresser (et le montrer à ton big boss !).
Pour te familiariser, tu peux prendre ton temps et celui d’un 1ier créa, pour ensuite itérer pour embarquer tous tes créas dans cet excel.
L’idée est de passer à l’action pour te permettre d’apprendre, et d’ajuster l’excel et ta manière de travailler par l’expérience concrète. Il y aura sûrement des choses à ajuster, à modifier sur ton usage de l’excel ; tu verras avec ton expérience. L’idée est de garder l’excel simple & efficace.

Par la suite, quand tu seras prêt, tu pourras même demander (déléguer !) aux créas de le remplir eux-mêmes :slight_smile:

Pour le souci 1
Est-ce que tu as mis en place tes fondamentaux ? Des routines comme :

  • Le 1-à-1, donc avec réservation de créneaux dédiés au management versus les créneaux dédiés à ta production ?
  • une routine hebdo et/ou quotidienne avec des étapes à faire a minima pour ta journée / semaine de travail : par exemple je vide ma boîte courriels, je me fixe 1 objectif today, etc.
    Les autres routines / check-list d’OdM dont parle Cédric seront à regarder, mettre en place quand tu l’estimeras opportun.

Un agenda informatique (Microsoft Outlook, Google Agenda, etc.) t’aidera pour te lancer. L’autre avantage est que cela te permettra de ne plus avoir tout ceci « dans ta tête ».

Ce ne sera pas parfait au début. L’important est de se lancer :slight_smile:

Un dernier mot
Ensuite, quand ceci commencera à être mis en place, il pourrait être intéressant de regarder comment ça se passe dans la dynamique de votre travail : les interactions entre vous, le « système » qui s’est mis en place qui fait que tu peux te retrouver débordé, etc.

Tiens-nous au courant !

Il y a les outils de gestion de projet collaboratif comme asana, wrike ou autre. Avec la suite Microsoft Office 365 regarder aussi du côté de planner qui permet de planifier en format kanban mais aussi d’avoir des vues calendrier ou par membre.

Katel Dubois Marester

Bonjour,

J’avoue que Trello est pour moi un outil sympa pour la gestion de projet.

Mais si ton chef te demande trop d’informations, il faut surtout lui demander la valeur ajoutée de tout ce travail. Il ne faut pas passer trop de temps à suivre, faire des reportings, calculer la charge au détriment du vrai travail pour les clients.

Bon courage

Bonjour,

Je suis passé par la également, la recherche d’un outil complet pour la gestion de mes projet. J’en ai essayé pas mal mais j’ai arrêté de chercher quand j’ai testé Projeqtor.
Ce n’est pas forcement l’outil le plus simple à prendre en main mais sans doute le plus complet, du moins, je n’ai pas encore trouvé de fonctionnalité manquante. Il y a une version de demo sur le site web.
L’outil est de plus libre et open source et le projet est très actif (nouvelle version tous les trimestres en général).

Bon courage pour ta quête :wink:

Merci sdevauxb!
*« Il ne faut pas passer trop de temps à suivre, faire des reportings, calculer la charge au détriment du vrai travail pour les clients. »
Si seulement les boss, dans leur souci de rentabilité, pouvait le penser. A force de vouloir tout savoir/controler et de ne pas faire confiance aux équipes on arrive à ce genre de situation.

Merci Martin pour ta réponse très complète!

Pour mon souci2, je suis en train de prendre en main Forecast qui me semble pas mal.

Pour le souci 1,
je prévois de mettre en place les 1 à 1 dès que possible. J’ai juste posé les créneaux dans mon agenda pour voir s’ils tiennent le coup fasse au quotidien et pour le moment j 'y arrive pas. Je m’étais fixé 2 demi journées mais on me met des réunions au même moments que je ne peux pas refuser :confused:

Bonne journée !

Merci Gallin31 pour « En effet, je pense que les principales qualité d’un planning sont : qu’il soit à jour et compréhensible. Accompagné de ses hypothèses c’est mieux. »
Je suis tellement d’accord!

Hello,

À ce que je lis, tu es déjà dans l’action pour ton souci 2 !

Pour le souci 1, je comprends - mais tu rectifieras si ce n’est pas le cas - que les 1à1 te prendront l’équivalent d’1 journée (je fais l’hypothèse de 8h/jr). Ce qui veut dire 1 heure par créatif.
Est-ce que poser 30 minutes par 1à1 ne serait pas plus intéressant ? D’ailleurs, le but des 1à1 n’est pas de faire du contenu, mais bien de bosser le management (la relation, le feedback, etc.). Tu peux te référer à ce qu’a décrit Cédric dans les podcasts / site web sur les 1à1.

Aussi, as-tu essayé / fait les étapes préparatoires avant les 1à1, i.e. une réunion de lancement avec ton équipe de créas sur les 1à1, avec une trame, etc. ? OdM propose des idées chouettes là-dessus.

J’ai aussi la compréhension que ton agenda est « piloté » par d’autres. Je vois très bien ; j’ai mis un temps certain avant de me sortir de cette difficulté :slight_smile: C’est parfois un vrai challenge dans certaines boîtes de se sortir de ce pilotage par d’autres de notre propre agenda !

À+

Tu as raison Martin. En recueillant tous vos conseils, je crois surtout que le cœur de mon problème c’est que je mon agenda est piloté par les autres alors que c’est moi qui devrait en avoir le contrôle. Et cela pour mon bien et celui de mon équipe.
Me demander des reportings à tout va ne sert pas à grand chose.
Me laisser le temps de gérer mon équipe pour les emmener loin grâce à différents outils dont les 1 à 1, serait tellement plus judicieux.
Comment t’es tu sorti de cette spirale infernale?