Je viens d’acquérir la formation SOR et j’ai vraiment envie de la mettre en application.
Pour les mails, je me suis en lancée et le ZÉRO mails est un vrai challenge pour moi qui je suis une conservatrice…Après le premier exercice, il me restait 30 mails…
Ma question est davantage sur la liste des tâches. Depuis des années, je passe d’une méthode à une autre ( carnet, app sur iPhone) sachant que Outlook ( agenda et tâches) est l’outil préconisé dans mon entreprise. J’ai constaté ( grâce à SOR) que là aussi que toutes mes listes n’étaient pas la meilleure des choses.
Comme je suis en congé, cette semaine, j’en profite donc pour me poser et découvrir d’autres possibilités en m’inspirant de SOR.
Et vous comment gérez-vous vos listes, combien en avez-vous ? Quels vos conseils pratiques et vos retours d’expérience SOR ?
Bonjour j’ai une liste d’encours (à faire personnellement) une autre pour les taches en attente (un encours en attente de réponse…) d’une interaction avec une autre personne. Une autre liste au nom de chaque collaborateur à qui je délègue une tache. je classe alors les taches en urgente ou non dans chacune d’elles.Je revois le tout chaque semaine. Difficile de t’en dire plus sans dévoiler le contenu de la formaction ce qui est banni par la charte.
Bonjour, je n’ai pas suivi la formaction SOR, mon apport sera peut-être moins pertinent mais je peux dévoiler mes listes de tâches sans enfreindre la charte.
J’ai 8 listes de tâches :
En cours
Un jour
A voir avec…, avec des sous-listes pour chaque personne
Routines, avec 3 sous listes : Routine du lundi, routine du matin, routine de fin de journée
Courses
Maison
Ordinateur, qui ne contient que des tâches personnelles
Calendrier, pour les anniversaires et les RDV perso
Je travaille très peu avec des dates limites car la routine du lundi me permet de ne pas perdre mes tâches de vue.
Et plutôt qu’un classement par ordre de priorité, je répartis mes tâches par niveau d’énergie demandé : fort, moyen, faible.
Je commence ma journée par des tâches du premier niveau, l’après midi je peux faire celle du deuxième, et je m’autorise les tâches nécessitant peu d’énergie en fin de journée. C’est parfois difficile à respecter mais ça me permet de faire avancer à la fois sur du fond et du quotidien.
Bonjour, il n’y a pas de contradiction entre zéro mail et être conservateur… Je suis toujours à zéro mail dans ma boîte de réception et pourtant je ne supprime aucun courriel
Liste des tâches, voilà un sujet complexe.
Depuis toujours, je faisais des listes de tâches dans le désordre sur des feuilles de papier réutilisées et volantes.
Depuis plusieurs années, j’essaye de tendre vers le zéro papier.
Depuis le confinement et tout à fait par hasard, j’ai découvert que je pouvais retourner n’écran de mon Surface Probook. Depuis, je n’ai plus qu’une seule liste de tâche dans OneNote.
OneNote me permet de structurer certaines listes en les rédigeant dans des tableaux et de prendre des notes manuscrites sur la même feuille. C’est prodigieux. Toutes les tâches et toutes les notes rassemblées à un seul endroit, qu’elles soient organisées ou non. Qu’elles soient dactylographiées ou manuscrite.
Ce système permet de conserver une trace de toutes les tâches accomplies.
De plus, comme mon OneNote est partagé, je peux décider qui peut le voir ou pas.
C’est tout simplement génial.
Seul petit bémol pour le moment, cela ne fonctionne pas bien avec le Smartphone.
Belle journée.
Bonsoir,
Je gere mes listes sous trello, avec 3 tableaux:
-Organisation personnelle (qui compte 7 listes: en cours, à faire aujourd’hui, a relancer /suivre, maison,
fait, à faire plus tard, bonnes idées pour plus tard). j aime prioriser mes taches dans la liste « a faire aujourd hui » et voir en fin de journée les taches réalisées dans la liste « fait »
Dans les jours et semaines chaotiques ça aide a y voir clair ! Surtout quand on est un I.
Routine hebdo - ou du lundi ( 3 listes to do , done et au bureau, car je passe au bureau de temps en temps pour signer des docs papiers et gerer les courriers papiers)
Projets ( 8 listes des principales phases d un projet, chaque projet passe d une liste e a l autre en changeant legerement de libellé de tache et parfois de collaborateur). C est une systeme dérivé de notre tableau kanban physique que l on utilisait avant . Je trouve personnellement que les reu en stand up devant le tableau physique donne une plus grande dynamique. C etait aussi apprécié par les membres de mon equipe avant le covid. On a obtenu d excellents resultats et surtout maintenu dans le jus un membre de l equipe qui decrochait souvent des projets. Son tempérament S a pris le dessus et il contribue bien plus qu avant… pour moi ce qui le rend efficace c est aussi d eviter les compte rendus de reunions et de les dynamiser. Ça convient aussi a un de mes collaborateur plutot de tempérament C qui y trouve assez d elements ecrits…
Petite question concernant la liste « un jour ». Il s’agit d’y lister les tâches qui ne sont pas « en cours » ou « urgentes ». Néanmoins, cette liste de tâches pour plus tard peut devenir longue, et la revoir chaque semaine devient alors fastidieux. Une solution est de séparer en une liste « plus tard » pour les tâches activables mais non prioritaire (donc pas en cours) et une liste « un jour » qui regroupe des idées ou des tâches plus lointaines, à revoir seulement une fois par mois.
Et vous, comme gérez vous vos tâches qui ne sont pas dans un en cours?
Bonjour, 0 mail non lu ?
Je crois que cest illusoire de vouloir avoir 0 mail non lu.
Depuis mon arrivée dans l’entreprise soit 1 an et demi, jai plus de 2000 mails non lus et davantage pour notifications d’outils.
Je n’utilise pas de liste de tache hormis les outils collaboratifs pour gérer lequipe (tache, planning, documentation) et l’agenda outlook.
L’organisation est au cœur de mon métier
J’ai une très bonne mémoire ce qui est un + pour moi
Bonjour @Ado.
Je te confirme que ce n’est pas illusoire. Je te conseille vraiment la formation SOR qui te permet d’y arriver avec une méthode imparable.
Il y a pour moi deux intérêts majeurs à être à zéro courriel :
tu travailles pour TES priorités et pas celles des autres,
une sensation de maîtrise incroyable de ce que tu as à faire.
De plus, le système d’archivage et de recherche d’Outlook permet de retrouver en moins de 30 secondes n’importe quel courriel archivé sans jamais avoir eu besoin de le classer.
Au plaisir d’en discuter.
PS : tu n’oublies rien car ton cerveau te « rappelle » de temps en temps pour justement ne pas oublier. Cela consomme énormément d’énergie à ton cerveau alors que tu pourrais l’utiliser à autre chose. Il vaut mieux donc noter dans une liste de tâches plutôt que d’attendre que ton cerveau te rappelle
Re bonjour @ravelou
Exactement je travaille uniquement sur les priorités en les targetant à finir sur une timeline de temps et ensuite s’il y a un imprévu : est-ce important ? Est ce urgent ? Si oui, pour quand, quoi, qui…
Pour outlook, je n’archive aucun mail : mon astuce est d’utiliser des objets de mails sémantiques et pertinents les identifiants par thématique et j’utilise la recherche sur cela pour retrouver un mail
Oui les outils sont des outils type Kanban qui identifient les tâches qualifiées en priorité et en sévérité
Bonjour @Ado
Concernant tes « 2000 emails non lus », quelle en est la vraie cause ?
Je n’ai pas bien saisi ton explication.
Est-ce que tu reçois beaucoup d’e-mails automatiques, ou alors tu es impliqué dans des boucles de discussion avec des « Fwd » et « Re: » qui n’en finissent pas, ou alors c’est toute autre chose ?
Merci. Cela m’intéresse car je lutte aussi contre le « trop-plein » d’e-mails.
