Comment suivez vous la charge de travail de vos collaborateurs?

Bonjour à toutes et tous.

Je n’ai pas réussi à trouver un sujet semblable, au cas où, pas de soucis pour me rediriger.

Alors voilà, j’ai une équipe projet de 6 personnes, incluant moi même, et j’ai 2 personnes qui sont 100% dédiées à mes projets (un expert process et un expert qualité). Mon management me dit que même si je ne suis pas le supérieur hiérarchique, je dois manager leur charge de travail, pourquoi pas s’ils sont dédiés pas de soucis. J’ai commencé depuis 3 semaines les 1 à 1 avec l’ensemble de mon équipe projet en appliquant la méthode ODM (le 1 à 1 du CdP + formation du CdP relationnel) et c’est formidable ce truc !! Donc, j’arrive à avoir une meilleur vision à la semaine pour tout le monde c’est top mais pas un horizon au mois pour les 2 personnes dédiée. Pour moi 1 mois d’horizon et 1 semaine claire c’est suffisant.

Cependant, je n’ai jamais fais ça, suivre et estimer une charge de travail capacité vs réel (j’ai 26 ans), et je ne sais pas comment faire. L’idée que j’ai ce serait de faire un point avec mes 2 collaborateurs dédiés toutes les 3eme semaine du mois, pour évaluer les grands lignes qu’ils doivent faire et le temps à passer pour voir si le mois prochain on va avoir un blocage au travers d’un reporting simple que je peux partager à mon management la semaine ou ils ont besoin d’un support.

Je pense que cela a 2 avantages : le premier étant l’organisation de leur travail pour les rendre plus efficace, le second pour mieux suivre leur travail.

Je suis sur que parmi vous il y en a qui sont habitués à suivre la charge de travail de leurs collaborateurs, sans doute en tant que manager hiérarchique.

Je suis donc à la recherche de conseils, d’outils, de retours d’expérience sur cette activité que je ne pratique pas mais que je pense nécessaire pour la bonne santé du projet et pour l’épanouissement des mes collaborateurs.

Merci d’avance :slight_smile: :slight_smile:

Jeremy

Bonjour

Je ne suis pas de manière précise la charge de travaille de mes collaborateurs.
J’utilise par contre le 1à1 et autres moments d’interactions pour détecter l’état de saturation de la personne.

De toute manière la capacité de charge de travail est propre à chacun car à iso activité une personne va être noyée tandis qu’une autre sera à son aise.

En tant que manager, une de nos valeurs ajoutée est de coacher pour faire grandir nos collaborateurs face à leurs difficultés. Les aider à prioriser est aussi un moyen pour faire retomber la pression sans pour autant leur retirer leur responsabilité.

Si on commence à vouloir avoir une vision précise de la charge de travail, il faut être vigilant à ne pas tomber dans le micro-management :wink:

Par contre je dissocie le fait d’avoir une vision de la charge de travail des personnes de celui d’avoir un plan de travail pour manager mon projet. Je pense que c’est surtout ça qui doit être important pour toi.
Identifier les objectifs à moyen long terme pour réaliser ton projet et associer les actions à court moyen terme résultantes de ces objectifs. Puis définir le qui fait quoi pour quand. Sans oublier un moyen de contrôle pour savoir où tu en es par rapport aux objectifs à atteindre.

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Salut :wink:

Effectivement je profite également des 1 à 1 maintenant. J’ai mes 1 à 1 le lundi matin avec chacun d’entre eux pour voir comment ils vont. Les 15 premières minutes marchent super, ils me parlent un peu de leur perso, de la semaine passée, de la semaine à venir, et de façon naturelle, c’est un rdv agréable pour eux comme pour moi. Puis les 15 dernières minutes on rentre un peu plus dans le détail, je donne mon feedback (outil que je dois perfectionner) sur la semaine passée et les objectifs de la semaine.

Vient ensuite ma réunion d’équipe le mardi matin ou chacun présente son avancement, et moi je donne une vision moyen terme du projet, ainsi que des feedbacks plus sur le travail d’équipes.

Mais voilà, malgré ces outils super utiles, je me suis retrouvé cette semaine avec un collaborateur qui m’a dit : « la semaine prochaine je suis pas capable de tout gérer tout seul », et après explication je suis entièrement d’accord avec lui, donc j’ai demandé à mon management de lui attribuer des soutiens.

En soit je pense qu’on a bien réagit, mais je me dis que si on l’avait détecté 1 ou 2 semaines avant ça aurait été mieux. Alors je sais pas comment je peux faire. Un autre élément est que se sont des Mexicains. Loin de moi l’idée de donner un commentaire négatif, bien au contraire, mais le mindset est plus d’essayer de jamais alerter quand ça va pas, et même si ils comprennent un peu mieux le fait que d’avoir des problème de temps en temps c’est « normal » mais qu’il faille alerter et en en discuter ensemble, ce n’est pas encore ça. Je suis persuadé qu’il l’avait déjà identifié 2 semaines avant, mais je n’ai rien vu. Alors après ma faute ? Peut-être.

Je pense que j’arrive à mieux gérer ma vision à la semaine depuis que j’applique les 1 à 1, je sens une réelle différence, la vision moyen long terme est bonne pour tout le monde avec les réunions d’équipes, mais d’avoir une estimation dans les grandes lignes au mois (par exemple top 5 des actions du mois et le temps à passer dessus) serait peut-être une manière pour eux de « sentir » le travail à venir et pour moi de mieux « sentir » les points de blocages futur.

Peut-être que c’est un outil que je possède déjà (1 à 1 ou réunion d’équipe) que je dois perfectionner ou peut-être qu’un nouvel outil serait le bienvenue ?

Je ne pense pas que le 1à1 ou la réunion d’équipe puisse répondre à cela si tu n’as pas clairement défini l’ensemble des choses à réaliser pour ton projet et dans quel ordre elles doivent être faites. C’est cet outil qui va te servir à savoir si tu es sur la bonne trajectoire, si des pics de charges sont à prévoir notamment si tu as des passages clés avec livrables importants.

Salut :wink:

Effectivement c’est peut-être ma project roadmap qui peut être améliorée. Pour le moyen long terme, je présente aujourd’hui uniquement le planning projet que je partage au client.

Peut-être que je peux travailler sur un format de project roadmap, qui reprend les éléments clefs du planning, mais je peux peut-être aller un peu plus dans le détail.

Aujourd’hui le planning client est un outil de communication, pour voir ou en est le projet d’un point de vue timeline, mais ne présente pas forcément de manière claire les différents délivrables intermédiaires du project, ni les grandes étapes. Ce n’est pas un outil de travail et c’est peut-être ça qui me manque.

Sans doute que je peux commencer par là ;p

Personnelement, j’ai 2 outils sur un tableau partagé : Je demande à chaque collaborateur d’indiquer sa charge perçue sur 4 couleurs (Bleue, Vert, Jaune, Rouge).
Bleu - Sous-chargé et je m’ennuie
Vert - Sous-chargé et ça va
Jaune - Sur-chargé et ça va
Rouge - Sur-chargé et je sature

Il est très important pour moi d’avoir leur charge perçue. A coté, je connais leur boulot et le nombre de projet qu’ils ont, et je me fait une idée. J’ai un collaborateur qui est toujours en vert, quoi que je rajoute. Et un autre qui est rouge dès qu’il y a un truc imprévu qui tombe. Du coup je considère ça aussi dans mon management et mon coaching.
Je leur annonce aussi que mon objectif est de les avoir tous à vert, soit en répartissant la charge, soit par du coaching pour leur permettre de mieux gérer leur productivité individuelle.

Comme je suis à distance, j’associe ça à une météo d’humeur (Orageux, Pluvieux, Eclaircie, beau temps). C’est leur état d’esprit de la semaine, pro et perso. Lorsqu’un collaborateur est en pluvieux/orageux, je lui demande en privé si c’est pro ou perso, et si ils souhaitent en parler. Si c’est oui, j’écoute, si c’est non, je respecte ça.

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Très intéressant.

Le préalable est bien sûr de mesurer la performance et la contribution.

Salut :slight_smile:

J’aime bien cette idée de météo effectivement. Quand est-ce qu’ils le remplissent ? Une fois par semaine pour la semaine suivante ? A la fin de la semaine écoulée ? Lors de tes 1 à 1 ?

C’est effectivement une petite astuce simple que je pourrai utilisé :slight_smile:

@brjrmy - Je demande que ça soit rempli pour le point d’équipe. C’est en général le moment où ils mettent à jour leur timesheet et les différents outils de suivis de projets, et où ils réfléchissent à ce qu’ils vont dire au point d’équipe (je leur demande un focus sur la semaine suivante) donc un moment de prise de recul. Par contre, je ne le traite pas en commun pendant le point d’équipe, c’est un sujet que je n’aborde que en 1à1.

@CedricODM - Quelle différence fais-tu entre performance et contribution ? (Ou peut être qu’il y a un podcast qui explique ça). La limite est assez floue pour moi.

La performance c’est le résultat mesurable généré par l’équipe et par chaque individu.
La contribution est l’apport de chacun dans la performance de l’équipe.

Ce sont les deux fondamentaux que tu dois mesurer chez chacun de tes collaborateurs :

  • ses résultats
  • sa capacité à travailler avec les autres

C’est aussi ce qui doit constituer la base de ta communication avec eux (en particulier lors des Feed-backs).

Ensuite, les indicateurs que tu as évoqués sont intéressants.
Mais ils ne sont pas fondamentaux.

Merci pour la précision. Je vais mesurer ça du coup, je ne le fait pas de façon systématique.

En fait, cela revient à aller vers l’essentiel de ce qu’un manager fait pour son entreprise (les deux R du manager)

Je le résume ici (une minute après le début je crois) :

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