Communication en temps de COVID

Bonjour,

Cette période est assez particulière et nécessite pas mal de changement au niveau de la communication, certains sont positifs, mais j’ai remarqué un trait un peu négatif, et j’aimerais avoir vos retours si vous avez eu la même chose et comment vous y avez remédié.
Après l’annonce du lockdown, tout le monde s’est retrouvé à la maison, chacun a trouvé son organisation et son rythme, mais je remarque qu’après quelques semaines, tout le monde est en conf call quasi toute la journée, les gens ne sont plus disponibles, ils passent d’un call à l’autre, et vraiment pas sûr qu’ils aient du temps pour travailler même entre 2.
De plus j’ai l’impression que l’information ne circule pas forcément bien, on me remonte par exemple que A a discuté avec B et qu’ils ont décidé ca, mais qu’ils doivent encore en parler à C…bref pas du tout efficace au final car il faut 3-4 calls pour diffuser l’info, et si C n’est pas d’accord, rebelote, ou finalement ils organisent un call à 3 ou 4, mais je dois passer derrière car je dois faire l’alignement stratégique.

Voilà en espérant avoir été à peu près clair, si vous vous reconnaissez là dedans, et que vous avez trouvé quelques solutions je suis tout ouie.

Christophe

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Je te rejoins tout à fait … et participe moi-même à ce phénomène : je suis en visio ou en call une grande part de mes journées. Ma technique jusqu’ici pour éviter de me faire manger mon temps était de remplir mon agenda en bloquant des créneaux de travail de fond et des créneaux « joker » pour les imprévus mais, depuis le confinement, j’ai le sentiment que ça ne marche plus aussi bien : la somme des créneaux réservés plus les calls et réunions en visio finit par faire 100% de mon agenda et il ne me reste plus de jokers… ce qui me rends indisponible pour les imprévus.
A court terme je ne. ils qu’une seule solution : réduire les encours et revoir mes ambitions à la baisse
A moyen terme la question c’est celle de la multiplication des temps de réunion, contre laquelle il faudrait lutter. J’ai le sentiment de n’avoir pas toutes les clés néanmoins il y a au moins deux choses qui me sautent aux yeux :
1 - Il y a moins de temps informels de synchro entre collègues (machine à café, couloir, cantine …) ce qui amène plus de frictions et oblige à plus de réunions pour les traiter. Nous avons mis en place une machine à café virtuelle et des points d’équipe quotidien mais cela ne permet pas un équivalent aux échanges un à un informel rapides entre deux portes. Et quand on organise un point avec un collègue ça prend toujours plus que les 5 minutes qu’on y consacrait en se croisant à la cafétéria.
2. Je crois qu’on manque de maîtrise de l’outil visio, ou qu’il y a un manque de discipline dans l’animation des réunions en visio (et parfois une mauvaise qualité de communication) qui entraîne un manque d’efficacité. Cet inefficacité génère à son tour, assez souvent, des débordements de la réunion initiale dans l’agenda : soit parce que l’inefficacité demande plus de temps que d’habitude pour traiter les mêmes sujets soit parce qu’elle est frustrante et que la réunion est alors complétée d’une multitude de réunions ou points 1a1 satellites pour traiter les points qui n’ont pas été résolus de façon satisfaisante pendant la réunion. Ainsi une réunion mal maîtrisée en visio finit par occuper beaucoup plus de temps dans l’agenda que le temps initialement prévu.

Je n’ai pas vraiment de solutions au point 1. En revanche je crois que le point 2 peut se travailler. C’est un sujet de discipline collective et c’est un sujet qu’on peut poser sur la table en réunion d’équipe. Quitte, pour faire simple, à commencer par planifier plus de temps pour les réunions de travail, à doubler les 1à1 d’un point de synchro operationnelle et à offrir aux collaborateurs mal équipés une prise CPL (pour éviter le Wifi), un micro-casques de qualité et un abonnement 4G data si leur réseau filaire est pourri :wink:

Tres intéressé en tous cas par les regards de chacun sur ce problème.

Merci pour ce retour. Très intéressant.
J’ai remarqué également que pour un bon équilibre il faudrait environ 50% du temps en réunion (pour bien se synchroniser avec les collègues, et aussi pour maintenir un lien social, savoir que les autres avancent), et 50% de temps productif, seul, pour réfléchir. Les journées ou j’arrive à avoir cet équilibre, je me sens mieux, j’ai d’une part l’impression d’avoir avancé, et d’autre part d’avoir fait avancer les choses de par l’échange. un 60% productif et 40% réunion semble idéal pour les résultats.
Je trouve il faudrait quasi tous être sur ce rythme, ou arriver à bloquer des heures sans réunion pour tout le monde.
Le travail à domicile dans ces conditions n’est pas forcément moins efficace, j’apprécie personnellement les temps de réflexion sans interruption…mais sans excès.

Pour le point 1, je te rejoins, on a mis en place le café virtuel, moment sympa et ca permet même je trouve plsu d’échanges qu’auparavant.
Pour ton point2, j’ai pu apprécier l’efficacité de certains en réunion, et la clé est la préparation, un discours clair appuyé par des slides avec un objectif établi (qu’est ce que je veux que les gens aient compris ou fassent à la fin de la réunion), et un résumé des actions par mail en fin de réunion, ca semble bête, mais j’ai l’impression qu’on a un peu oublié (en tout cas dans ma société, je trouve qu’on mise trop sur la transmission orale).

Concernant la 4G, j’ai eu mes CPL qui sont tombés en panne, et étais passé sur la 4G, mais n’était pas suffisamment performant avec le VPN, le téléphone…j’ai commandé d’autres CPL et augmenté le débit global à la maison (les enfants prenaient aussi pas mal de bande passante :slight_smile: )