Doit on utiliser un time tracker

Bonjour,
Je travail avec deux personnes géographiquement éloignés donc nous travaillions en remote (ce qui est la norme actuelle ;))

J’ai dans l‘Idée de utiliser pour ces deux personnes l outil Time doctor qui permet de tracker leur temps de travail. J ai peur que ce genre d outil soit intrusif au niveau des libertés mais en même temps j ai besoin d optimiser et de comprendre la ou elles perdent ou gagnent du temps.

Pensez vous qu un tel outil soit judicieux ou plutôt liberticide ?

Belle journée à vous

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Hello @Krabiman,

Nous avons mis en place un système de time tracking depuis un peu plus d’un an.
Pour moi les risques principaux sont :

  • que l’outil soit intrusif au niveau des libertés comme tu le dis: par exemple dans notre outil nous avons décidé d’utiliser des pourcentages de journées au lieu des heures pour ne pas « fliquer » le temps de travail, nous but étant de connaitre la proportion de temps passée sur les sujets plutôt que le temps effectif de travail
  • que l’outil soit complexe à remplir: souvent les outils demandent plus de détails que nécessaire et ça devient ennuyeux à remplir pour les personnes ce qui devient une corvée pour elles et engendre un mauvais remplissage.

Concernant le besoin de l’outil de time tracking:

Je ne sais pas quel est votre métier ni le niveau d’autonomie de tes collaborateurs mais le mieux est de leur faire prendre conscience eux-même de cela au lieu que tu le fasses.

Voici l’histoire de notre outil:

  • On avait à peu près les même besoins que toi
  • On a fait des workshops avec les collaborateurs intéressés pour leur expliquer nos besoins, on a discuté des craintes et ensuite ensemble on a fait un « design » de la solution idéale d’outils pour répondre aux besoins et faire en sorte que le remplissage soit au plus simple (c’est dans cette phase qu’on a choisi les pourcentages de journées) => en gros tu as un cahier des charges
  • 2 personnes ont développé la solution => on a la chance d’être une équipe de développeurs mais si vous n’êtes pas développeur vous pouvez chercher le produit qui répond le mieux au cahier des charges. L’avantage que ce soit eux qui aient développé la solution est qu’ils ont confiance en l’outil, qu’ils le maitrisent et qu’ils peuvent l’améliorer quand ils sentent une friction.
  • L’outil est créé et opérationnel. Pour faire en sorte que les personnes aient plus d’autonomie et se l’approprient, j’ai fait le premier « bilan » et une présentation de ce bilan à l’équipe en expliquant bien le pourquoi. Au fur et à mesure des bilan, on a fait en sorte que ce soit l’équipe qui le fasse elle-même => pour chaque sujet on demandait au responsable de faire le bilan et de le présenter. Chaque présentateur successif passait du temps à comprendre le pourquoi et le bilan mais maintenant au bout d’un an, l’équipe se l’est approprié et le comprend => on peut prendre collectivement les actions d’amélioration et les personnes sont motrices.

En conclusion, il faut faire en sorte que les personnes s’approprient l’outil mais surtout le besoin derrière l’outil. Cela prend du temps et tu répètes beaucoup les concepts mais cela vaut le coup. Tu auras gagné plus d’autonomie.

Bonjour et merci de ton retour très constructif. Mon agence est une agence de voyage. Une vendeuse ( call clients, préparations D’Itinéraire et reporting des ventes) + une personne a la logistique ( reservations des hôtels, etc ect). Je pensais mettre Time doctor afin de suivre la ou le temps est passe et savoir comment optimisé. Mes deux salaries ont une tres grande automomie sur leur travail mais je ne veux pourvoir cadrer un peu plus et comme ce sont des salaries uniquement a distance a part verifier si les objectifs sont atteint, je n ai que tres peu de visibilite sur leur temps de travail.

En effet l’adhésion est prioritaire.
C’est aussi la capacité de times depuis partout que compte quand les équipes ne sont pas collées à leur ordinateurs.
J’ai observé plusieurs Prestataires qui utilisaient des outils multisupport et pouvaient ainsi times depuis leur telephone, leur pc voire meme via un objet.
https://www.kickstarter.com/profile/backings/54023104
Je trouvais le concept interressant à titre personnel

As-tu mis en place les 1 à 1 ?

Je pose cette question car si j’ai bien compris, tu n’as pas de problème d’atteinte des objectifs mais tu aimerais plus de visibilité. Je me demande si les 1 à 1 ne serait pas un moyen.

Sinon pour le time tracker, n’hésite pas à leur présenter ta problématique en amont.

Le Time tracking va apporter plus de contraintes que d’avantages.
Je preconiserai plutôt d’axer ton management sur la confiance et le pourquoi de leur tâche avec des objectifs clairs et suivis.
Passe plutôt du temps a leur faire des feedbacks sur leurs résultats (quoi) plutôt qu’a suivre la manière dont ils ont fait le travail (comment)

Bonjour @Krabiman,

Je te rejoins sur le besoin - la gestion du temps est un enjeu majeur de performance en entreprise - mais là où je diverge c’est sur l’utilisation d’outil de tracking comme moyen d’y parvenir.
Pour moi c’est du micro-management: cela ne crée que de la méfiance, et tue la créativité et l’autonomie.
Au contraire, avoir confiance dans les ressources de l’autre, permet de trouver ses propres solutions.
L’idée est d’augmenter la fréquence des contacts avec les personnes, et surtout, de leur donner des infos sur leurs performances.

Très bonne question, très bonnes réponses ! Bravo.

En effet, l’outils de tracking en lui même n’a rien de diabolique. C’est un outil.

D’une manière générale, je dirais que dans l’ordre, il faut avant toute chose t’assurer que :

  • tu as le bon système de management (1 à 1, Feed-back, coaching …)
  • tu as le bon système d’objectifs (MPO, …)
  • tu as fourni à tes équipes le bon système d’information (qui leut permet de prendre leurs décisions au plus près du terrain et de devenir autonomes)

Alors, tu peux te poser la question de mettre en place un système de tracking et surtout de sa place dans le systèmes évoqué au dessus.

Pour cela, réponds aux questions suivantes :

  • va-t-il contribuer ou au contraire à l’encontre de ce système ?
  • auquel des 3 points ci-dessus répond-il ?
  • de quelle manière ?

Alors tu pourras penser à la mise en oeuvre et à la manière d’y faire adhérer tes équipes.

Bonjour,

La question du time tracking s’est posée pour moi dans la gestion d’une équipe en SSII.
La mise en place de cet outil m’a été imposé par la direction. L’équipe n’était pas pour. L’intention de la direction avait été prise pour du flicage alors qu’en réalité l’intention de base était de changer de mode de facturation auprès des clients et de passer à un mode réel.
Le contexte de mise en place d’un outil, et son explication est important.

Le résultat dans ce cas à été un peu pervers:

  • les équipes se sont senties obligées de tracker les 7H de temps de leur journée et de les affecter à un projet. On s’est retrouvé avec des temps passés sur les projets qui n’étaient pas réel.
  • certains faisaient de la résistance à l’utilisation de l’outil et il fallait vraiment leur courir après, c’était très infantilisant

Le premier outil nécessaire pour moi pour gérer une équipe c’est la confiance avec des objectifs précis et des moyens pour y arriver. Ensuite je préfère mettre en place des indicateurs d’avancée vers ces objectifs. L’idéal est d’installer une remontée autonome de ces indicateur de la part des équipes.

Une fois qu’on a ça c’est beaucoup plus simple d’installer un time tracking et d’en tirer du positif.
La prise de conscience des temps mal utilisés ne peut se faire que dans un climat de confiance. Et puis demander à un salarié d’être productif 100% du temps est vain de toute façon!

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Bonjour a tous et toutes,
Merci de vos réponses c’est vraiment bien de pouvoir échanger et ca me donne une vision un peu plus claire. En ayant discute avec ma petite équipe, je pense que de leur point de vue ce serait un peu trop intrusif. Les réponses que j’ai c’est : tu ne nous fais pas confiance ? :wink: Alors qu au contraire je laisse beaucoup de libertés de décision et d’action et je crois beaucoup en ce système.

Par contre je dois travailler, et cette discussion m’amène a réfléchir, sur comment leur donner les objectifs et axer la bonne direction. ( je gère une petite agence de voyage.)

Bonjour Cedric,
Merci de votre retour.
Effectivement je pense que ce système de tracking du temps, s il doit exister dans mon entreprise n est pas prioritaire. Je vais suivre l ordre que vous indiquez.
Cette formation m intéressé : MPO … Je viens de voir le lien. Y a il un coupon ou prix spécial comme j ai vu passer (et surement rate) ?
merci

Bonjour,

La question que vous soulevez est très intéressante. Il est en effet pertinent de s’interroger sur la volonté croissante de rentabilité de son temps et des conséquences que cela peut occasionner.
Afin d’y voir plus clair, je vous invite à répondre à ce questionnaire anonyme en 10 minutes : https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfp2TK5bh4Nai76LTS6H0X1kdsW0NANEJNBo5tmTM1xAyaZLg/viewform

J’ai conçu ce questionnaire dans le cadre de mon mémoire de 5ème année d’études. Il interroge sur nos pratiques de travail telles que le time tracking afin de comprendre comment l’urgence est créée.

Si vous connaissez d’autres personnes qui pourraient être intéressées par une telle problématique, n’hésitez pas à leur partager le lien.

Je vous remercie par avance.
Bonne journée !

Bonjour
Chez nous, le management a mis en place ce système de suivi du temps depuis 2 ans. Nous sommes tous des cadres autonomes dans l’équipe.
Ce système n’a jamais été accepté et génère plus de frustration et de travail pour s’assurer de le remplir sans aucun gains concrets.
Hormis les cas où l’on facture le temps passé, je ne vois pas l’intérêt de savoir si une personne a fait 35 ou 42 heures, à partir du moment où les objectifs sont atteints voir dépassés et que d’autres outils sont mis en place pour s’assurer du suivi du collaborateur (1 à 1 et feed-back notamment).

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Et il n’a jamais été remis en cause par l’équipe auprès du management après 2 ans?

Si, plusieurs fois. Mais sans réel succès.
Nous avons pu l’alléger un peu mais ce n’est pas encore ça.

Je ne peux donner plus de détails par soucis d’anonymat.

Bonjour,

j’ai pensé à mettre en place ce type d’outil, et finalement j’ai mis en place les 1 à 1, et ai responsabilisé en délégant aux près de mes équipes. En effet, parfois son plombier ou un livreur doit passer un matin, et la fois d’après je vais lui demander un peu plus… du coup, en responsabilisant, et en suivant par le 1 à 1 je n’ai aucun problème de délai.

Merci à tous pour vos échanges sur le sujet du time tracking.

Effectivement, après réflections et
Lectures de nos échanges j’abandonne cette idée du time
Tracking. Je pense que c est trop intrusif et les
Premières
Réactions que j ai eu ne sont pas favorable.

Bonjour,
De notre coté, nous avec convenu avec l’équipe de réaliser de l’encodage spontané de temps.
Nous utilisons une interface de gestion de tâche qui est TEAMWORK et qui permet l’activation spontanée d’un enregistreur de temps pendant l’activité ou de réaliser l’encodage du temps par après. C’est très facile à utiliser et tout le monde a adhéré, car nous avons bien expliqué le pourquoi et surtout la nécessité pour nous de pouvoir recueillir ces données. Cela fait de nombreux mois que nous l’utilisons et son usage nous permet de tirer des conclusions et de faire du feedback lorsque c’est nécessaire.

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merci pour le retour ! et est)-ce que tu as mis en place quelque chose d’autre du coup?
est-ce que le « résultat -tracking » ne serait pas moins intrusif ?

Bonjour,
Non, nous n’avons rien mis d’autre en place pour le moment car nous avons absolument besoin d’un outil qui nous permette de mesurer le temps passé sur les différentes tâches.
Cela nous a permis de recentrer nos offres de services en tenant compte de la réalité des tâches qui ne génèrent pas directement de la facturation, comme, la facturation par exemple.
Grâce à cet outils, nous avons également pu améliorer notre maîtrise des tâches les plus importantes et nous réorganiser pour limiter, voir supprimer complètement certaines tâches non facturables qui nous prenaient beaucoup trop de temps. Suite à cela, nous sommes occupés à mettre en place l’automatisation de tout ce qui nous semble pouvoir l’être, mais comme toujours, il est difficile de tout faire en même temps.

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