Formaliser son management après plusieurs années de collaboration

Bonjour à tous,
Je suis en poste depuis 2 ans en tant que chef de service dans la fonction publique territoriale. Je manage directement 3 cadres (qui ont eux-même des subordonnés). Le service que j’ai en responsabilité est composé au total de 9 agents ayant différents statuts (catégories A , B et C de la fonction publique et différentes filières). Ils sont tous, sauf un, très expérimentés (25 ou 30 ans de service) et ils ont gravi les échelons en partant de la base.
L’aspect hiérarchique (au sens du pouvoir hiérarchique) est quasi inexistant car ce n’est pas dans notre culture de service. Cela fonctionne assez bien, cependant j’ai identifié certains points qui doivent évoluer. J’ai par exemple un agent qui est capable du meilleur comme du pire (en terme de respect des délais par exemple ou d’implication dans son travail). Ou bien, j’ai des difficultés à avoir un retour sur l’avancement de certaines tâches.
Pour m’aider à évoluer, je souhaiterais mettre en application les outils proposés par Cédric, notamment les 1 à 1 et les feedback.
Ma difficulté est de commencer à « formaliser » mon management, après 2 ans passés avec cette équipe, sans que cela soit perçu comme une application « scolaire » et maladroite d’un management méthodique ! Je me vois mal instaurer ces nouvelles pratiques (notamment les 1 à 1) au sein de mon équipe, sans raison apparente ou sans un élément declencheur. J’ai peur que cela soit mal perçu par mes collaborateurs et génère de la méfiance.
Qu’en pensez vous ?
Merci par avance !

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Bonjour Yenko,

Actuellement, existe-t-il des rituels ?
Je pense par exemple à des réunions de service hebdomadaires.

Cédric.

Bonjour Cédric,

Merci pour ta réponse.

Il existe une réunion hebdomadaire qui regroupe plusieurs services. Elle est animée par mon n+1 et à pour objectif de partager les problématiques rencontrées au cours de la semaine précédente. J’y participe avec mes 3 subordonnés directs.

Je n’ai pas mis en place de rituel spécifique à mon service car je ne voulais pas quelque chose de redondant avec cette réunion hebdomadaire.

Yenko

C’est une occasion de créer les 1 à 1.
Dire à tes collaborateurs que tu ressens le besoin de mettre en place des entretiens individuels avec chacun chaque semaine, pour avoir aussi une occasion de communiquer en face to face, par exemple chaque lundi après midi.
Tu insistes sur le fait que 30 minutes est un maxi et que si on a peu à se dire, cela ne prendra que le temps nécessaire.
Par contre, il est important que chaque personne dont tu as la responsabilité le fasse. Pas d’exception.
Il va falloir te faire un peu violence au début, et les premiers entretiens seront peut être un peu étranges mais au bout d’un mois ou deux, tout paraitra simple.

Tu peux aussi trouver d’autres arguments : par exemple, « les entretiens de fin d’année ne se passent pas bien. »

Peut être pouvez vous partager votre expérience et trouver d’autres arguments pour mettre cet outil en place ?

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Bonjour

Je pense qu’il est important de mettre en place un rituel qui t’es propre, au moins le 1à1.

Si ton N+1 fait un point d’équipe et toi que tu n’as aucun rituel, tu prends le risque d’être considéré comme un collègue ce qui est facile quand tout va bien mais moins quand il faut redresser la barre ou simplement déployer des plans d’amélioration ou une stratégie (cela reste mon point de vue)

Et puis la « vrai question » n’est pas tant ce qu’ils veulent ou ne veulent pas, mais qu’est-ce que tu penses être pertinent de mettre en place pour les 2 R ?

Et oui pendant quelques temps ils vont évoquer le sujet entre eux, mais c’est ton management qui fera la clé du succès. Car on peut être un manager sans être un « petit chef ».

D’ailleurs peut-être que pour eux ils aimeraient des rituels en face to face ?

Sur un sujet comme celui-ci, le jour où j’ai voulu déployer les 1à1, j’ai pris la décision tout seul ET j’ai surtout expliqué les raisons de ce changement.

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Merci pour vos deux réponses très intéressantes. La phase « post crise » COVID19 me permettra, je pense, de mettre en place mes 1 à 1 assez facilement. Je reviendrai ici partager mon expérience ! Bon courage dans cette période si particulière.

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Bonjour @CedricODM, je viens d’écouter ton podcast avec Pauline L. Il me conforte dans l’idée que la crise du COVID19 est l’opportunité à saisir pour formaliser mon management. Tu y fais allusion à plusieurs reprise au cours de L’ITW.
Merci :+1:

Oui. D’ailleurs, je prépare un formaction courte là dessus : elle s’appellera 1 à 1 Express. 80 minutes pour mettre en place ou ré-initialiser vos 1 à 1.

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Bonjour à tous,

Il y a quelques semaines je partageais avec vous ma difficulté à mettre en place mes 1 à 1 après 2 ans de présence.

Depuis, il y a du nouveau… J’ai commencé à instaurer mes 1 à 1 suite aux entretiens annuels.

Mais un nouveau chef de structure a pris ses fonctions il y a quelques semaines et il souhaite désormais réorganiser notre structure.

Pour faire simple, jusqu’à présent je chapotais 3 services (chef de pôle). Mes n-1 étaient donc les 3 chefs de service. Désormais, j’ai intégré un « pôle direction » (le chef de structure et 2 autres cadres, dont je fais partie) auquel sont rattachés tous les services (organigramme en râteau).

Le chef de structure nous délègue la gestion de tel ou tel dossier et donc le ou les chefs de service deviennent « ponctuellement » nos n-1.

Je peux donc travailler un certain temps avec des chefs de service, puis ne plus travailler avec, etc.

À leur niveaux, les chefs de service peuvent traiter un dossier avec moi, et un autre avec mon collègue ou directement le chef de structure.

Dans cette organisation qui est nouvelle pour moi, je suis un peu perdu niveau management…

Je suis à l’écoute de tous vos conseils.

Merci par avance,

Yenko

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Oups … Et du coup, qui s’occupe du management des chefs de pôle ?

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Et bien… Je ne sais pas. J’ai l’impression que le nouveau chef de structure ne l’a pas intégré dans cette organisation… À moins qu’il souhaite s’en charger. C’est un point que je dois éclaircir avec lui.

Oui, cela me semble important en effet.