Bonjour à tous
Mon système de classement est basé sur OneNote. Je sauvegarde tout. Je classe mes notes, les comptes rendus, mes mails dans chaque dossier de projets.
J’aimerais automatiser le classement de mes mails. Par exemple avec un statut ou un tag qu’il soit automatiquement enregistré dans le dossier correspondant.
Avez vous une idée ?
Bonjour Olivier,
Pendant des années j’ai créé des répertoires et sous répertoires dans ma boite email.
Plus d’une fois j’ai été confronté au problème: mais je le classe ou ce mail ? Il irait bien dans 2 répertoires. (ou plus)
Depuis 2 ans, je n’ai plus qu’un seul répertoire _FAIT.
J’ai créé une macro qui lorsque j’appuis sur Ctrl-Shift-F1 marque le mail comme lu et le déplace dans le répertoire _Fait.
Il m’arrive bien sûr de marquer mes emails avec une catégorie couleur (c’est mieux qu’un répertoire car on peut avoir plusieurs), de créer des tâches, ou de modifier le sujet, d’ajouter des follow-up.
J’utilise la vue conversation dans le répertoire de réception (ce qui me permet de voir tout ce qui a déjà été dit sur un sujet sans rechercher)
Et pour le reste ? Je recherche … From: To: hasattachment:Y (voir: https://support.microsoft.com/en-us/office/learn-to-narrow-your-search-criteria-for-better-searches-in-outlook-d824d1e9-a255-4c8a-8553-276fb895a8da).
C’est pour moi super efficace.
Cordialement
Mon idée est également que tous les mails de l’équipe soient accessibles par toute l’équipe
Pour les dossiers traités par toute l’équipe, j’utilise une mailbox partagée.
Toutes les demandes arrivent là, toutes les réponses se font depuis la mailbox partagée (cela sert de base historique pour répondre aux questions déjà posées). Il y a des réponse « pré-faites » ou on change juste quelques infos et une personne marque les emails avec un code couleur pour assigner les emails à chacun suivant sa spécialisation.
Bonjour,
Comme beaucoup j’ai abandonné le classement par dossiers qui est insatisfaisant et chronophage.
Les raccourcis ci-dessous sont ceux d’Outlook mais j’ai utilisé ce type de classement avec d’autres clients emails.
J’ai un seul raccourci clavier pour tager mes emails (j’ai une 40 aine de tags).
Au final pour ranger un email cela me prend quelques secondes et tout est faisable au clavier :
-
<ctrl+shift+1>puis choix des tags avec<flèche><espace>et enfin<entrée>pour valider -
<delete>classe l’email dans Archive
Au niveau des tags j’en utilise 2 types :quoi?/qui?
Au niveau de la boite partagée de mon équipe nous utilisons un système similaire où il n’y a qu’un type de tag le qui?
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Je n’ai pas encore abandonné le classement par dossier, mais j’ai créé des actions rapide sous Outlook
Ton système de Tag est intéressant par contre
Pour ma part :
1- Rien ne reste dans la boite de récéption
2- J’ai créé 2 sous Dossiers (ACTION et INFOS) les mails sont déplacés soit automatiquement soit grace à une action rapide vers l’un de ces dossiers
3- Une fois les mails Lu ou traité, je les classe dans l’un des dossiers de l’arborescence Archive (Archives action, Archives infos)
c’est le point 3 le problème pour moi, j’ai essayé de créé des dossier les plus logiques, mais ils se sont multipliés, j’arrive quand même à me retrouver mais bon, j’aimerai m’en débarassé