Imposer la maîtrise des mails

En bon élève de la form’action SOR et parce que je suis convaincu de cette façon de faire, je m’astreint à ne lire mes mails que 2/3 fois par jour en vidant mon inbox à chaque fois et en traduisant les mails en actions sauf si cela prend moins de 2 minutes.
Cela veut donc dire que je ne peut pas gérer d’urgences par mail. J’ai d’ailleurs indiqué cela dans ma signature de mail avec le message « En cas d’urgence, contactez-moi sur mon téléphone portable. »

Mais voilà, ce n’est pas le fonctionnement de la plupart de mes collaborateurs, de mes chefs et de mon client. On m’envoie parfois des invitations de réunions 1h avant, on me sollicite sur des sujets bloquants par mail avec des relances parce que je ne réagit pas (vu que je n’ai pas encore traité ma boîte mail) ou j’ai des remarques en réunions d’équipe ou client parce que je relance des questions pour lesquelles j’ai déjà reçu une réponse par mail 30 minutes avant la réunion (mails que je n’ai donc pas encore vu).

Je reste persuadé que ma façon de faire est la bonne mais je suis un peu seul et de l’extérieur c’est moi qui passe pour celui qui ne fait pas comme il faut. Certaines personnes, donc mon client, s’étonne que je désactive mes notifications de mails et que je puisse ainsi louper des choses urgentes.

Bref, c’est un combat contre le mail utilisé comme outil de communication et de pilotage instantané qui rythme la journée de travail, et je suis un peu seul. J’ai du mal à faire passer le message.

Avez-vous été confronté à cela? Comment arrivez-vous à « discipliner » vos collaborateurs (le plus « facile ») mais aussi vos chefs et clients (plus difficile)?

Ouaw une invitation de réunion 1h avant… quand je pense que je fais tout pour les réduire. Ça me laisse pantois.

Ce n’est pas le sujet. Dans le SOR, Cédric conseille de consulter entre 2/3 fois par jour. Mais peut-être que dans ton entreprise la culture mail va te demander de consulter 3/4 ou 5 fois par jour.

Si tu es dans un métier de sav par exemple tu serais bien obligé de consulter tes mails plus régulièrement que 2/3 fois par jour.

Ce que la technique zéro mail t’incite à faire c’est de choisir les moments ou tu vas consulter tes mails et pas de subir les notifications de tes boîtes mails.

L’esprit c’est de choisir quand faire rentrer le chaos et pas le subir à longueur de journée.

Il y a une différence entre se programmer de consulter ses mails à 8, 10, 12, 14 et 17h par exemple (ce qui ferait 5 fois dans la journée) mais en enlevant ses notifications mails et en laissant son système mail en offline. Que de laisser ses mails t’interrompre toutes les 2mn à cause des nombreuses notifications.

Donc pour certains consulter sa boîte mail 1 fois par jour suffit, pour d’autres 2/3 fois et pour certains toutes les 2 heures. Tu peux tester chaque semaine une routine différente et voir celle qui rapportera sérénité et moments de deepwork tout en gardant un lien efficient avec tes collègues et tes clients.

Les systèmes sont fait pour s’adapter à nos usages. Ce n’est pas à toi de t’adapter à un système.

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Bonjour,
J’ai une vieille mentalité sur le sujet : si c’est pressant, il y a le téléphone! Si c’est un courriel ou un message texto, alors ce n’est pas pressant et j’y répondrai plus tard.
Si les autres n’ont pas une vision à plusieurs jours pour leur planification, alors ils ne sont pas en maitrise de leur calendrier et de leur temps.

Je vais même plus loin : si je reçois un téléphone que je ne peux pas répondre sur le moment, la personne doit me laisser un message, autrement je ne rappelle pas. Je travaille en construction/ingénierie, donc avec le nombre de téléphones que je reçois, je ne peux pas répondre à tous.

Mais surtout, c’est qu’au début de ma carrière, je rappelais toutes les personnes qui m’avaient appelé. Constat : plus du 3/4, même 8/10 me répondait : « j’ai téléphoné à 3-4 personnes jusqu’à avoir ma réponse…donc c’est OK, je me suis arrangé » ou sinon : « ce n’était pas pressant, je me suis arrangé tout seul ». Alors quelle perte de temps pour avoir dérangé 3-4 personnes, que 3-4 personnes le rappel pour une question qu’il s’est finalement arrangé tout seul (en regardant les documents et devis qu’il avait en mains).

Et au final, apprendre à dire non est bien plus payant que de tout accepter, tout le temps.

Et je serais très surpris qu’une réunion convoquée 1h avant ait un ordre du jour et soit efficace…

Arnaud

Je suis entièrement d’accord. Mon problème est que mon entreprise, mes chefs, et mon client n’ont pas cet état d’esprit et donc je suis un peu « seul ».
L’idée d’esthane est peut-être la bonne, passer à 4 ou 5 créneaux de relevés de mails au lieu de 2/3. A tester.

Bonjour,

Avez-vous eu l’occasion d’avoir des 1à1 avec votre supérieur?
S’il vous indique les priorités de l’entreprise, cela pourrait vous aider à vérifier si c’est compatible avec les vôtres?
Également à vous adapter ou lui faire prendre conscience de certaines lacunes probable dans leur management.
Lui poser des questions : Est-ce que vous préférez une disponibilité très importante et flexible en tout temps ou vous préférez une planification efficace de mon temps?
Qui dictes vos priorités?
Les clients (services à la clientèle) ou des besoins internes (client interne)?

Je vous invite à réécouter le podcast du 6 aout 2009 : Changez votre patron! Partie 1 et 2 (Adaptez-vous à lui en fait…)

Arnaud

Je me poserais la question de l’adéquation entre tes valeurs / ton système et l’entreprise dans laquelle tu travailles.
Autre piste: discuter ouvertement avec les personnes principales pour voir s’il y a moyen de les faire bouger un peu en leur montrant les avantages de ton système.

La difficulté de cet autre piste est le nombre de personne à convaincre, dont des personnes envers qui je n’ai pas la légitimité pour remettre en cause leur fonctionnement (mes clients et ma direction).