Manager une équipe déjà en place qui en sait plus que le chef

Bonjour,

J’ai un problème, j’ai besoin de vos conseils. Après le licenciement de mon ex assistante qui supervisait le secrétariat, j’ai du recruter une nouvelle responsable. Je me confronte à un problème de légitimité et de lutte de pouvoir.

C’est une équipe de 3 personnes en place depuis seulement 2 mois. La responsable arrive sur une équipe qui a déjà commencé, je pensais que 2 mois n’était pas un problème, or dans la réalité si.

1er jour: je la forme sur les grands principes, les problèmes organisationnelles que je dois gérer et sur lesquels je dois être soulagé durant toute la matinée. Je lui montre les process de base et la lance dans le bain. Elle se présente et prend le téléphone, prend connaissances des mails …le problème à chaque fois c’est qu’évidemment son équipe sait mieux comment il faut traiter telle ou telle tâche.

Au bout de 3h elle voit une assistante qui ne répond pas au tel et se permet immédiatement de lui signaler, ce qu’elle a très mal pris. Idem pour d’autres problèmes ou elle est intervenue. J’ai déjà reçu l’assistante en question, qui a l’impression d’être fliquée, d’être mise sur la touche. Je lui ai dit qu’on avait besoin d’elle, qu’on reconnaissait son travail, mais qu’on a besoin d’un manager pour structurer tout ça. Les taches étant faites au fil de l’eau. Ce qui ne correspond plus à notre croissance.

J’ai reçu aussi la nouvelle manager, pour lui demander d’y mettre les formes, d’être d’abord dans l’observation puis ensuite dans la préconisation par étape.

Je me pose une question, est-ce qu’on peut vraiment manager une équipe déjà en place qui avait l’habitude de tout voir avec le directeur (moi) qui voit donc la responsable comme un barrage. De plus je suis obligé de tout trancher puisqu’elle n’est pas encore à même de connaitre les dossiers. J’ai du mal à me positionner sur sa marge d’autonomie et à quel rythme lui laisser. Est-ce que ça va se faire par étape, le temps que chacun prenne ses marques en lui déléguant petit à petit mes missions? Elle me parle par exemple de commencer les 1 à 1 cette semaine, pour moi c’est beaucoup trop tot.

Je me doutais que recruter un responsable sur une équipe déjà en place ne serait pas simple, mais pas à ce point là. Moi même quand j’ai besoin de traiter une chose urgence comme tout à l’heure au téléphone, comme la manager ne connait pas du tout le dossier, l’assistante n-2 du coup, est obligé de reprendre les choses en main et traiter avec moi en direct.

Bref si certains ont cette expérience et peuvent m’éclairer sur leur parcours, ou ont des conseils, je suis preneur.

Bonjour @Jonathann,

Chaque prise de poste demande un processus d’intégration effectivement.
Ce n’est pas un problème de recruter quelqu’un pour une équipe déjà en place mais il y a besoin d’organiser son arrivée en différentes étapes pour que tout se passe bien:

  • préparer poste de travail en amont
  • annoncer son arrivée (interne + externe) et expliquer son rôle et l’organisation pratique
  • l’impliquer dans les dossiers concrets tout en mettant en place la passation des connaissances dont elle a besoin pour prendre son poste
    Effectivement la délégation doit se faire par étapes progressives en fonction de l’autonomie de la personne et être suivie.
    Il faut donc fixer l’objectif à atteindre, les étapes progressives, les ressources qu’elle aura à sa disposition.
    Tu as les détails concernant la délégation dans la formation LME.

Ensuite si tu considères que certains comportements (d’un côté ou de l’autre) ne sont pas adaptés , tu peux recadrer en faisant des feed-backs.

Est-ce que toi-même tu as un 1-1 avec elle?

oui on a préparé annoncé son arrivée, son poste…

Je fais les 1 à 1 avec elle mais plutôt à la journée pour sa 1ère semaine. Je la vois complètement perdue au milieu de son équipe à qui elle doit demander la moindre chose et ou nous sommes obligés de traiter en direct avec les n-1.

J’ai essayé de la responsabiliser en lui demandant de piloter des choses simples (l’envoi d’un mail ciblé, il fallait trier…) j’ai du le faire ce soir à 19h ce n’était toujours pas fait. Pour d’autres tâches on a du traiter en direct avec l’équipe. Je me demande vraiment si j’ai recruté la bonne personne. C’est la 1 ere fois que je fais ça, recruter le manager après l’équipe.

Dans les 1 à 1 elle me dit qu’elle a été très bien accueillie, qu’elle commence à trouver sa place, qu’elle arrive à mieux comprendre le fait d’observer, suggérer sans intervenir. Mais de toute façon elle ne pourrait pas le faire pour l’instant, elle n’a pas du tout pris ses marques. Je lui ai donné plusieurs objectifs simples pour le moment notamment maitriser les logiciels de bases, et les tâches de base que maîtrise son équipe pour la semaine prochaine. Elle gagnera ainsi en crédibilité.

Mais ce qui m’inquiète au delà de ça, c’est par exemple quand lui ai demandé un rapport d’étonnement et un 1er constat de la désorganisation de l’équipe (il y en a pas mal, vu que c’est une nouvelle équipe) elle me dit: les feuilles d’émargements qui trainent qu’il faudrait les classer les trier. Oui bon ok super! ça m’inquiète sur sa compétence de cadre qui devrait quand même avoir un peu plus à me dire sur le sujet.

Je verrai la 2e semaine. Je ne sais pas du tout à quel moment peut-on réellement juger si c’est la bonne personne ou non. Mais pour l’instant ça ne va pas dans le bon sens.

@Jonathann le premier moment où tu peux juger des compétences d’une personne que tu recrutes c’est le moment où tu testes son adéquation au poste en entretien.
Pour ça il faut que tu aies bien défini le profil du poste avec les résultats attendus à ce poste et les activités principales.
Tu dois aussi être clair sur les compétences prioritaires et le niveau de compétence que tu attends sur chaque compétence.
Ensuite il faut que tu évalues réellement les compétences de la personne d’après les actions qu’elle à déjà été capable de mener par le passé et les précédents résultats qu’elle a obtenu.
Tu peux retrouver tout le détail de la méthode dans la formaction RDE.
La qualité du recrutement simplifie énormément ton management par la suite.

Oui je dois me professionnaliser en recrutement. Jusqu’à maintenant ça s’était plutôt bien passé, y compris pour 2 cadres que nous avions recruté. Pour nous c’était évident que c’était eux au moment de l’entretien, et au bout de 5 ans qu’ils travaillent avec nous, ça ne s’est pas démenti. La nous n’avons pas été ébloui lors de son entretien, mais devant l’urgence du manque d’effectif dû à notre croissance et depuis 2 mois que nous cherchions en vain, nous avons voulu lui donner sa chance. On s’est peut-être précipité, c’était un peu un choix par défaut. Nous nous attendions pas à la recrue de l’année. Mais la il y a un gouffre entre son ancien poste, les compétences décrites à l’entretien et les premiers résultats visibles. Tant au niveau des résultats que l’intégration dans l’équipe. Je lui ai signalés depuis plusieurs jours, les tâches qu’elle n’a pas su/pu faire en point de journée (donc résultat non atteint). Tout à l’heure je lui ai clairement dit qu’on n’y était pas, elle est tombée de haut. Mais quand des niveaux employés étaient capables d’apprendre en une semaine les tâches de bases (donc son équipe), elle qui est censée être d’un niveau cadre ne maitrise toujours pas le BABA, alors qu’elle serait censée les encadrer. Au début je me disais qu’elle était perdue dans une équipe en place, je me demandais si je l’avais assez formé, bien accueillie, mais la on est clairement sur un manque de compétence.

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Le recrutement dans l’urgence est effectivement plus risqué, l’idéal est que tu te crée un vivier de candidat mais surtout que tu utilise une méthode efficace pour créer ton profil de poste et valider les compétences de tes candidats de façon objective.
Profite de cette expérience pour noter ce que tu dois valider au préalable comme compétences à ce poste.
Je ne peux que te recommander de te professionnaliser.

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Oui la on est plutôt sur une pénurie de candidats pour ce poste. Mais nous allons effectivement nous professionnaliser en recrutement.

Nous avons mis fin à la période d’essai ce matin de cette personne. Ce fut très compliqué à gérer (pleurs, colère), je n’ai jamais vu une réaction aussi intense de désespoir même pour un licenciement. Je suis resté assez froid et distant et ai mis fin à la conversation au moment ou elle a commencé à monter le ton, jusqu’à la mettre dehors pour éviter le scandale devant nos étudiants et l’équipe. Elle m’a supplié de lui laisser un mois d’essai, ce que j’ai formellement refusé.

Je suis resté indifférent et très ferme voir dur sur le moment, sans aucun état d’âme, ne pensant qu’à l’intérêt de l’entreprise, mais ce soir après coup je suis vidé, c’est très dur d’y repenser. Un licenciement ou une fin de période d’essai c’est humainement très dur des deux côtés. Devoir faire face à une réaction de pleurs voir de détresse d’une personne à qui on dit que c’est fini et qui se retrouve peut-être dans une situation difficile socialement.

Bonsoir @Jonathann
Licencier n’est évidemment pas facile et il est normal que tu ressentes des émotions douloureuses. C’est un constat d’échec ce qui est difficile à vivre.
La décision de licencier est parfois nécessaire pour l’entreprise mais c’est important aussi que la personne aie eu l’opportunité de corriger ce qui ne fonctionnait pas.
Quand se sera le bon moment pour toi je t’invite à consulter cette vidéo (https://youtu.be/39-YaSu2y2M) sur le process de licenciement qui pourra t’éclairer pour que les choses se passent mieux une prochaine fois.
Tu vas maintenant devoir communiquer auprès de ton équipe pour expliquer les raisons du licenciement et que ta décision de licencier soit bien comprise (même si ça te semble évident).
Bon courage

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