Bonjour,
J’ai un problème, j’ai besoin de vos conseils. Après le licenciement de mon ex assistante qui supervisait le secrétariat, j’ai du recruter une nouvelle responsable. Je me confronte à un problème de légitimité et de lutte de pouvoir.
C’est une équipe de 3 personnes en place depuis seulement 2 mois. La responsable arrive sur une équipe qui a déjà commencé, je pensais que 2 mois n’était pas un problème, or dans la réalité si.
1er jour: je la forme sur les grands principes, les problèmes organisationnelles que je dois gérer et sur lesquels je dois être soulagé durant toute la matinée. Je lui montre les process de base et la lance dans le bain. Elle se présente et prend le téléphone, prend connaissances des mails …le problème à chaque fois c’est qu’évidemment son équipe sait mieux comment il faut traiter telle ou telle tâche.
Au bout de 3h elle voit une assistante qui ne répond pas au tel et se permet immédiatement de lui signaler, ce qu’elle a très mal pris. Idem pour d’autres problèmes ou elle est intervenue. J’ai déjà reçu l’assistante en question, qui a l’impression d’être fliquée, d’être mise sur la touche. Je lui ai dit qu’on avait besoin d’elle, qu’on reconnaissait son travail, mais qu’on a besoin d’un manager pour structurer tout ça. Les taches étant faites au fil de l’eau. Ce qui ne correspond plus à notre croissance.
J’ai reçu aussi la nouvelle manager, pour lui demander d’y mettre les formes, d’être d’abord dans l’observation puis ensuite dans la préconisation par étape.
Je me pose une question, est-ce qu’on peut vraiment manager une équipe déjà en place qui avait l’habitude de tout voir avec le directeur (moi) qui voit donc la responsable comme un barrage. De plus je suis obligé de tout trancher puisqu’elle n’est pas encore à même de connaitre les dossiers. J’ai du mal à me positionner sur sa marge d’autonomie et à quel rythme lui laisser. Est-ce que ça va se faire par étape, le temps que chacun prenne ses marques en lui déléguant petit à petit mes missions? Elle me parle par exemple de commencer les 1 à 1 cette semaine, pour moi c’est beaucoup trop tot.
Je me doutais que recruter un responsable sur une équipe déjà en place ne serait pas simple, mais pas à ce point là. Moi même quand j’ai besoin de traiter une chose urgence comme tout à l’heure au téléphone, comme la manager ne connait pas du tout le dossier, l’assistante n-2 du coup, est obligé de reprendre les choses en main et traiter avec moi en direct.
Bref si certains ont cette expérience et peuvent m’éclairer sur leur parcours, ou ont des conseils, je suis preneur.