Lien pour télécharger un modèle
Je vous propose ci-dessus un lien pour télécharger à partir de Google Drive :
le modèle d’architecture de dossier/sous-dossier que j’utilise,
le fichier « Architecture4.BAT » et
un fichier « informations.txt » à lire pour comprendre comment l’extraction d’arborescence fonctionne.
Tous ces éléments sont pour un environnement Windows.
Bonjour
Tout ce qui se retrouve sur internet n’est pas systématiquement accessible à n’importe qui.
Votre boîte électronique par exemple est sur Internet mais reste privée. Après il faut vérifier le niveau de sécurité…
Avez vous une inquiétude particulière venant de votre expérience ? Sinon tant que vous n’activez pas volontairement une fonction de transfert de vos scans vers internet il n’y a pas de raison que le logiciel « décide » d’envoyer vos images vers un serveur.
Merci beaucoup pour ton partage !
Merci pour ton partage.
Bonjour,
Je ne vais pas vous parler de mon système de classement personnel qui est plutôt chaotique. En revanche je travail beaucoup sur des systèmes de management normatif du type 27001. Je classe donc mes documents selon une classification type :
Gouvernance
Organisationnel
Opérationnel
Enregistrement
Enfin chaque document est taggué avec différentes référence en utilisant les identifiant naturel de l’organisme ainsi que les référence normative.
J’utilise les mêmes tags dans les plans d’action et les tableaux de bord. Ce qui permet de disposer rapidement d’élément de progression sur un sujet donné. C’est une grande source de suivie de l’activité de mes collaborateurs, de nos projets et des clients.
Je scanne également mes documents, mais au lieu de les ranger (tous mélangés) par périodes, je les range par date. C’est facile ensuite pour les retrouver. Par contre je suis moi aussi intéressé de savoir quel logiciel de scan tu utilises. En effet, j’utilise le photocopieur scanner du service, ensuite je récupère mon document sur un répertoire partagé, et pour finir je l’archive informatiquement. Je trouve que c’est trop long.
J’utilise un matériel snapscan et le logiciel qui est vendu en même temps.
Je stocke dans evernote.
J’utilise un système très similaire à Hkottin, et j’en suis très satisfait en général (arborescence de dossiers identique pour chaque projet utilisée par tous les collaborateurs).
Mais l’ensemble de l’arborescence des dossiers nous sert surtout au classement des documents que nous produisons, tous les documents reçus sont simplement classes par affaire puis par date.
Je ne suis pas pleinement satisfait du classement des documents reçus, mais je ne voudrais pas non plus quelque chose de trop complexe… Sachant que nos projets s’étalent sur une durée moyenne de 4 à 10 ans et que la masse et la « variété » de documents reçus pour chaque projet sont importantes… Et pas tous utiles.
C’est surtout sur ce dernier point que je m’interroge, actuellement on conserve tout document reçu (en dématérialisé) sans tri préalable. On gagne du temps à l’enregistrement, mais cela penalise la recherche d’un document spécifique.