Méthode de classement de vos documents

Bonjour à tous,

je souhaite échanger sur vos méthodes de classements de vos documents, qu’ils soient électroniques ou physiques. En effet, on parle beaucoup de gestion de tâches mais assez peu de classement.

C’est toujours un sujet sur lequel j’ai eu du mal, le temps de recherche de mes documents étant assez long en général, voire je ne les retrouve pas…

J’ai vu qu’il existait la méthode Trapec que je n’ai jamais essayée.

Quelles est la méthode pour laquelle vous avez optée ? J’attends vos retours avec impatience.

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Hé bien moi aussi je vais attendre les retours avec impatience :smiley:

Parce que je suis aux dossiers suspendus (tiroirs et armoire : perso et boulot), je trouve ça très bien mais j’ai bien envie de faire progresser la question… merci de l’avoir posée !

Je ne suis pas une experte mais je peux parler de mon fonctionnement:

Tableau trello qui me sert de mémo organisationnel
C’est à dire que j’ai un tableau ou une colonne ou une carte trello (selon la grosseur) qui résume les pièces dont je dispose avec un lien pour les retrouver.

Ensuite j’organise des dossiers de stockage des documents en ligne avec une nomenclature.
ex: PROJET X - année Y
et à l’intérieur des sous-dossiers si besoin par catégories (ex: Fournisseurs / Pièces commerciales / Etudes techniques…)

Si on est plusieurs à interagir sur les mêmes documents il faut choisir une nomenclature commune
ex:
nom du document + numéro de version - nom du dossier - Date - initiales de la personne qui crée le doc

J’ai 4 bannettes principales pour les documents physiques :

  • Entrées : à traiter, donc
  • En cours : pour retrouver vite les documents qui sont d’actualité
  • A distribuer : tout ce que je dois donner à autrui
  • A scanner : tout ce qui doit être classé pour un temps long

Je scanne régulièrement la dernière bannette ; je range ensuite les documents (tous mélangés) par périodes (Janvier, février, …).
Lorsque je dois retrouver un document : je fais une recherche par mot clef dans mon logiciel de scan et je retrouve le document en fonction du mois auquel il a été scanné.

Avec l’expérience, c’est le meilleur ratio temps de classement / temps de recherche que j’ai trouvé.

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Ce n’est pas bête de tout scanner. Pour ma part, je viens juste de me lancer dans le scan de document physique et effectivement c’est puissant (Evernote ou One Note).

Tu as raison, il faut éviter de perdre du temps en « classant », l’objectif principal est de retrouver rapidement le document quand on en a besoin.

Pour les documents physiques, je n’ai pas de bannette « en cours » mais plutôt un échéancier à la manière GTD que je trouve hyper puissant !

Je vais essayer ta méthode pour le classement long.

Merci @CedricODM

Un point important : il faut un bon scanner, rapide !
J’ai un scansnap IX500 et j’en suis enchanté.

Pour le classement long, il faut faire le ratio entre temps utilisé pour classer et temps utilisé pour retrouver, comme je le dis dans SOR. Je peux être parfois un peu old school mais ce qu’ont apporté les nouvelles technos, c’est l’augmentation des capacités de recherche qui nous permet désormais de ne presque plus rien classer.

Votre méthode de classement est déterminée par le ratio : Temps pour classer / Temps pour trouver.

Pour scanner j’utilise l’application Microsoft Lens qui sauvegarde directement dans onenote

J’utilise également Microsoft Lens qui fonctionne parfaitement. L’idée du scanner de @CedricODM est bien quand il s’agit de faire rapidement de la quantité.

Microsoft Lens est efficace pour de petites quantités. Cela permet de ne pas prendre trop de « temps pour classer » dans le fameux ratio dont parle Cédric.

L’OCR est efficace et permet de rapidement retrouver les documents. Pour autant, je suis obligé d’activer manuellement la reconnaissance de texte sur chaque entrée dans OneNote 2016… C’est dommage.

Du coup Cédric, c’est quoi ton logiciel de scan ?

J’utilise Evernote, avec un driver spécifique pour mon scanner.

Ah , tout simplement Evernote.
Je crois que j’aimerais bien un tuto-méthodo pour classer comme ça en bloc… (plus pour l’administratif perso). Tu fais un tas de tout en vrac pour le mois complet, tu scannes et tu ranges la liasse c’est ça ? Et si une pièce oubliée se rajoute ?

Non, quand ma bannette est remplie, je scanne tout et je range tout dans une pochette avec la date à laquelle j’ai scanné (par exemple le 08-Mai-2020), pas la date des pièces puisqu’elles ont toutes des dates différentes. Une pièce oubliée fera partie de la prochaine pochette. C’est la partie rangement.

Pour la partie recherche. J’entre des mots clefs dans le logiciel. Par exemple : « facture, eau, mars ». Je retrouve le document scanne par ce moyen et je peux l’imprimer ou l’envoyer.

Pour la partie « physique » (quand j’ai besoin de la pièce originale), je regarde la date à laquelle le document a été scanné. Par exemple, le 08-Mai-2020. Je recherche le document dans la pochette du 08-Mai-2020. Là ce n’est pas la date du document qui compte mais la date du scan.

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Bonjour @ravelou

Pour répondre à ta préoccupation, je voudrais partager la méthode que j’utilise pour les documents numériques.

Je suis ingénieur d’affaires pour des projets industriels.

Chaque projet a un numéro du type P2024 (24e projet de 2020).

Je crée un dossier numérique pour chaque projet, comportant le numéro du projet.

Jusque là rien de spécial.

J’ai décidé que tous mes dossiers P20… auraient exactement la même arborescence interne. Autrement dit, j’ai un modèle d’arborescence dans lequel les factures, devis, plans, etc. sont toujours aux mêmes position hiérarchique / niveau de sous-dossier quel que soit le projet…

J’espère que mon explication est claire.

Par ailleurs, chaque sous dossier de mon architecture est numéroté aussi de manière hiérarchique.

L’avantage de tout ça ?

1- Pour chaque nouveau projet je copie-colle systématiquement l’architecture des sous-dossiers. Quand un nouveau fichier arrive, en fonction de ses titre et contenu, je sais immédiatement dans quel sous-dossier il doit aller.

2- Tous mes collaborateurs utilisent la même architecture. Donc si je démissionne de la boîte, suis à l’hôpital ou autre, n’importe qui ayant reçu l’autorisation d’accéder à mon PC va retrouver les documents dont il a besoin en 30s.

1 petite chose :

  • l’architecture des sous-dossiers est évolutive, j’utilise un fichier d’historique, un numéro de version + un programme « architecture.BAT » pour extraire sous forme de fichier texte l’ensemble de l’architecture. Je vous épargne les autres détails techniques pour le moment :wink:.

Bien entendu, lorsqu’on aura un serveur partagé de gestion de documents ça sera plus simple…

Je sais que cela peut paraître lourd mais quand je reçois en moyenne 12 pièces jointes par jour, ne pas avoir à réfléchir avant de classer, ça m’aide bien… Et aussi je sais que si je suis absent on ne va pas m’appeler toutes les demi heures pour me demander où se trouve tel ou tel fichier…

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Merci pour ton retour @Hkottin.

L’avantage de ta méthode c’est qu’elle permet de classer une quantité impressionnante de documents.
Je suis curieux de voir ton « architecture.bat » :smile:.

Je suis nouveau sur la plate-forme, je ne sais pas encore comment on fait pour joindre des fichiers au post

Je suis en train de tester ScanBot, une application qui exite à la fois sur Android et sur l’AppStore.
J’y trouve parfaitement ce que je veux et notamment un OCR puissant quand le fichier est enregistré au format PDF.

A vos essais, je suis preneur de vos retours.

Bonjour

N’ayant pas d’expertise sur le sujet , je me pose une question sur les logiciels de scan de document et la sécurité associée aux données scannées.
Puisque les logiciels scan nos documents, je suppose que l’image / contenu se retrouve alors sur le net ?
Quelle est la notion de confidentialité associée ?

C’est limpide et tellement simple… merci !

Merci bcp pour ton retour également… quand tu veux pour nous faire un tuto complet ! :wink:

J’ai essayé le logiciel Scanbot hors connexion. Il s’avère que L’OCR fonctionne parfaitement. Et après j’ai partagé le PDF. Je n’ai aucune inquiétude à ce niveau. Merci pour la remarque, je n’y avais pas pensé :blush:

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