Bonjour @ravelou
Pour répondre à ta préoccupation, je voudrais partager la méthode que j’utilise pour les documents numériques.
Je suis ingénieur d’affaires pour des projets industriels.
Chaque projet a un numéro du type P2024 (24e projet de 2020).
Je crée un dossier numérique pour chaque projet, comportant le numéro du projet.
Jusque là rien de spécial.
J’ai décidé que tous mes dossiers P20… auraient exactement la même arborescence interne. Autrement dit, j’ai un modèle d’arborescence dans lequel les factures, devis, plans, etc. sont toujours aux mêmes position hiérarchique / niveau de sous-dossier quel que soit le projet…
J’espère que mon explication est claire.
Par ailleurs, chaque sous dossier de mon architecture est numéroté aussi de manière hiérarchique.
L’avantage de tout ça ?
1- Pour chaque nouveau projet je copie-colle systématiquement l’architecture des sous-dossiers. Quand un nouveau fichier arrive, en fonction de ses titre et contenu, je sais immédiatement dans quel sous-dossier il doit aller.
2- Tous mes collaborateurs utilisent la même architecture. Donc si je démissionne de la boîte, suis à l’hôpital ou autre, n’importe qui ayant reçu l’autorisation d’accéder à mon PC va retrouver les documents dont il a besoin en 30s.
1 petite chose :
- l’architecture des sous-dossiers est évolutive, j’utilise un fichier d’historique, un numéro de version + un programme « architecture.BAT » pour extraire sous forme de fichier texte l’ensemble de l’architecture. Je vous épargne les autres détails techniques pour le moment
.
Bien entendu, lorsqu’on aura un serveur partagé de gestion de documents ça sera plus simple…
Je sais que cela peut paraître lourd mais quand je reçois en moyenne 12 pièces jointes par jour, ne pas avoir à réfléchir avant de classer, ça m’aide bien… Et aussi je sais que si je suis absent on ne va pas m’appeler toutes les demi heures pour me demander où se trouve tel ou tel fichier…