PODCAST ! Simplification de votre entreprise par la Digitalisation

Bonjour @Ann

Je pratique les télé/visioconférence depuis une dizaine d’années. Au début comme participant puis comme animateur.
Cet outil est comme tous les autres il faut utiliser ses bonnes pratiques.
Ces réunions virtuelles on leur code et coutumes basées principalement sur la discipline.
C’est la même chose que pour tout le reste. Un brainstorming ne s’anime pas comme un rapport de direction ou comme un kick-off de projet.
Bref, ce que je veux dire c’est que plus que l’outil, il faut commencer à maîtriser la technique.
Je ne veux pas faire de pub mais en cherchant « visio conférences bonnes pratiques » sur un moteur de recherche les réponses vont fuser.
Si ce n’est pas le cas je suis volontiers prêt à aider.

Personnellement j’ai gagné énormément de temps en déplacement (je ne parle pas de l’impact environnemental) j’ai touché beaucoup plus de personne que pas des séances en présentiel
Je ne vivrait plus sans !

Cordialement

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Tu pourrais résumer les bonnes pratiques qui te semblent essentielles ?

Bonjour @Adelie ,

Au risque d’enfoncer des portes ouvertes, voici la liste des bonnes pratiques selon moi (basée sur mon expérience. (avec mes excuses pour la syntaxe, je te répond depuis mon téléphone)

1/Le matériel et surtout l’installation est primordiale Youtube regorge de support sur comment s’installer mais en voici un très bon qui dit comment le faire avec les moyens du bord.

2/ Pour l’animateur:

  • Faire parvenir les modalités de connexion le plus précocement possible (1semaine mini si première connexion) en précisant le lien exact, le système utilisé et lien vers son mode d’emploi ATTENTION ne pas prévoir plus de participes que le logiciel ou le réseau ne le permettent.
    Plus modalité habituelle d’une réunion (heures début et fin / liste des participants / ODJ)
  • Si première connexion pour 1 participant planifier un test de connexion en amont.
  • ouvrir la salle de conférence virtuelle ou le système de visio mini 15 min avant pour ne pas que les problèmes techniques résiduel ne viennent réduire le temps de la réunion
  • Accueillir les participant les un après les autres en les saluant et annonçant qui est connecté et qui est encore attendu
  • A l’heure du début prévu, prendre la parole et en plus des préambule lier à toute réunion, rappeler :
    . l’intérêt de couper le micro tant que les participants ne souhaitent pas parler.
    . Utiliser si existant le système de main levée
    . Ne pas prendre le contrôle de l’écran de projection sans en informer l’assistance
    . Préciser si la réunion est enregistré ou pas

3/ Pour les participants :

  • contrôler avant la réunion le fonctionnement du système et la compatibilité avec la politique de sécurité informatique de l’entreprise

  • se connecter bien avant l’heure de début de la séance

  • Couper le micro si pas besoin de parler : cela évite les bruits parasites (frappe de clavier, tasse a café, ambiance de fond…) certain système affiche la vidéo de la source qui émet le dernier son donc en plus de laisser passer le bruit, le fait de laisser le micro ouvert, peut entrainer un effet stroboscopique sur l’ensemble des participant ce qui est très désagréable.

  • Utiliser le système de main levée si il existe sur le système

4/ Pour tous

  • Utiliser une micro casque améliore considérablement la qualité du son entrant et sortant (obligatoire à mon sens si le participant travail en open space ou dans un lieu public)
  • Placer la caméra au dessus de ligne des yeux

Bref, je crois avoir été exhaustif mais je prend volontiers les conseils des autres lecteurs et reste dispo pour des précisions su tu as besoin.

A bientôt

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merci beaucoup pour tous ces détails !
Peut-être que c’est basique pour toi mais je trouve ça super d’avoir un process précis et complet comme ça je te remercie!