Présentation Chris

Bonjour,

Je suis DGS (directrice générale des services) dans une mairie composée de 25 agents environ.
J’ai 5 responsables de services sous ma responsabilité et 5 agents administratifs (je fais également office de chef de service administratif).
J’ai besoin d’échanger afin de trouver des réponses à mes questions en terme de management et aussi pour résoudre des problèmes remontés par le maire.
J’ai 49 ans, cela fait 8 ans que je suis à ce poste de direction.
Le maire est élu depuis 6 mois, ne connaît pas tous les rouages du fonctionnement d’une collectivité territoriale et cela pose souvent problème.

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Bienvenue !
Je ne manage que peu de personnes, je ne sais pas si je pourrais t’apportais des réponses. Mais, les retours ont toujours intéressants !

Bonjour @Chris33 !

Tu es au bon endroit pour trouver les réponses !

Merci à vous deux pour vos messages.
Mon gros souci c’est que j’ai été parachuté sur ce poste sans aucune formation (promotion interne) et du jour au lendemain j’ai du être la chef de mes anciens collègues.
Avant d’être nommée DGS, j’étais secrétaire générale avec un grade au dessus des collègues mais sans aucun pouvoir hiérarchique, juste je m’occupais des ressources humaines niveau gestion mais sans aucun management.
Le maire me reproche de ne pas arriver à m’imposer en tant que DGS , que les agents me considèrent comme collègue et pas leur chef et également que je ne contrôle pas assez les activités. Facile à dire quand on ne se retrouve pas soi-même dans cette position. Comme l’équipe municipale est nouvelle depuis 6 mois, j’ai envie de réussir à atteindre ces objectifs rapidement sinon je sens venir la décharge de fonction.
Le problème est que je ne connais pas du tout les protocoles, outils qu’un manager utilise (1à 1 par exemple) vu que je n’ai aucune base ni formation en management;
Par quoi dois-je commencer pour m’imposer en tant que manager mais sans être brutal ?

Pour moi, dès que j’ai mis en place les 1 à 1 les échanges avec mes collaborateurs ont évolués dans le bon sens. Cela prend un peu de temps mais ça a fonctionné pour moi.

Dans mes souvenirs @CedricODM avait réalisé un podcast ou des vidéos YouTube sur la thématique : devenir le responsable d’anciens collègues.

Merci Kchti, je vais essayer de trouver ces podcasts.

Bonjour @Chris33 et bienvenue !

Peut-être cette vidéo de @CedricODM pourra t’éclairer : https://youtu.be/K3BFSK9ckEk
Effectivement mettre en place des outils pour manager va t’aider et les 1 à 1 sont un excellent début. D’après ce que tu dis dans tes messages, tu recherches des protocoles et c’est sûr que tu vas trouver ce qu’il te faut ici mais n’oublies pas non plus que la position de manager, il faut aussi que tu la prennes mentalement, que tu te sentes légitime pour ça.
Ce n’est pas parce que tu n’a pas eu de formation et que tu ne connais pas les outils (pour le moment) que tu ne peux pas devenir une excellente manager. Il y a un switch à faire pour toi entre tes anciennes et tes nouvelles fonctions.
Pour commencer, tu vas devoir organiser dans ton agenda des moments de management. De même la place pour cette responsabilité va se faire dans ta tête. C’est un changement de mindset qui doit se faire.

Bon courage !

Bonjour @Chris33, bienvenue sur le forum !

J’ai hâte qu’on puisse échanger ! Je suis, moi aussi, cadre dans la fonction publique territoriale.

Tu trouveras ici de nombreuses réponses à tes questions.

Au plaisir,

Yenko

Bonjour et merci @Adelie et @Yenko pour vos messages et conseils.
J’ai eu mon premier entretien professionnel la semaine dernière et ça m’a plutôt mis le moral dans les chaussettes. Le Maire actuel me reproche les points suivants :

  • de ne pas m’imposer comme DGS : je précise que sous l’autorité de l’ancien maire avec lequel ça s’est mal passé les 3 dernières années, j’avais les mains et les pieds liés, je ne pouvais prendre aucune initiative sans l’en informer, aucune décision, les agents allaient directement le voir quand quelque chose ne leur convenait pas, j’étais « courcircuitée » en permanence. Quand j’en parlais au maire, il me répondait que c’était lui le chef du personnel et qu’il était normal de recevoir un agent qui lui réclamait un rendez-vous. Par contre, il reconnaissait ma position de DGS uniquement pour porter les responsabilités quand ça n’allait pas.
  • le maire actuel me reproche le manque de cadrage et de contrôle des activités des agents : ma fiche de poste comporte 90 % de tâches de gestion/exécution, ce qui ne me laisse aucun temps pour le management. je fais en moyenne 50h/semaine déjà pour arriver à gérer mes tâches car nous avons un agent administratif non compétent et souvent absent (maladie et mi-temps thérapeutique) depuis 3 ans. Evidemment pas question de recruter, la DGS doit combler le manque d’effectif.
    Le maire actuel était adjoint sur l’ancien mandat et débute donc son mandat avec des « à priori » sur moi étant donné que l’ancien maire me cassait sans cesse.
    Je ne sais comment reprendre le contrôle de la situation, sachant que j’ai été discréditée par l’ancien maire auprès des élus et des agents.
    J’ai le sentiment que j’ai tout à refaire, comme si c’était un nouveau poste de manager alors que cela fait 8 ans que j’ai été promue.
    Les 5 premières années se sont assez bien passées sur ce poste de direction malgré que je n’avais aucune base et aucune formation, je n’ai mis en place aucun outil si ce n’est que la délégation de temps en temps et être à l’écoute quand il y avait besoin. J’ai fait un burn out à deux reprises fin 2015 et fin 2016 car j’étais épuisée et n’avais aucun soutien concret de mon maire quand je lui demandais d’alléger ma charge de travail niveau gestion pour faire davantage de management. Il me répétait juste « vous allez y arriver, j’ai confiance » parce que jusque là je ne comptais pas mes heures et bossait chez moi week end et vacances.
    J’espère ne pas avoir été trop longue mais j’ai vraiment besoin d’aide pour reprendre le contrôle et retrouver ma place légitime de manager.
    Merci à tous

En effet @Chris33 c’est comme si tu devais créer ton poste de manager. C’est exactement cela. Mais ça peut être passionnant.

Quand au temps que cela prend, si tu t’y prends bien, ta charge de travail restera la même. Je suis en train de refaire l’argumentaire de la formaction LME (le manager essentiel) à ce sujet car c’est une des choses qui remontent le plus de la part des élèves : structurer son management offre immédiatement un gain de temps.

Je vais publier dans la journée une vidéo témoignage.

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