Réunion d'équipe pendant heures de permanence hotline

Bonjour,
Je dois animer une réunion d’équipe, mais toutes les matinées, l’ensemble de mon équipe doit être connectée à une hotline et répondre à des appels, sur lesquels ils sont objectivés. Et l’après-midi, ils ne sont pas tous là car leurs horaires sont différents et je n’ai pas la main pour changer les horaires de hotline ou d’emploi du temps.
Ainsi la réunion se fait dans l’open space pendant que des appels peuvent survenir, ainsi il ya des phases où certains n’entendent pas ce qui se dit.
Comment faire pour que ce point se passe au mieux et que les messages soient entendus de tous ?
Lorsqu’il s’agit d’un point projet avec une partie de l’équipe, là encore c’est délicat, car cela empêche parfois d’assurer le niveau de service prévu à la hotline.
Quels arguments pourrais-je faire valoir à ma hierarchie pour dégager un temps non connecté pour pouvoir avancer sereinement sur les projets d’équipe ?

Bonjour Katy,

Je rencontrais la même difficulté avec car mes équipes d’urgences (sur une plateforme téléphonique) ne pouvaient effectivement pas être présentes ensemble sur le créneau du matin ou de l’après midi. Leurs horaires 6h30-14h et 13h-20h30 pour l’équipe d’après midi.

Disposant d’effectifs pouvant assurer la partie téléphonie dans d’autres équipes, j’ai d’abord missionné ces agents pour qu’ils assurent la tenue des missions des équipes d’urgences (après échanges en 1/1) sur un créneau d’une heure (13h-14h).

Si ces agents ne sont pas là (cas de basse fréquence) alors je « sacrifie » (en organisant) un roulement une personne pour qu’elle puisse assurer le minimum le temps de la réunion (je crois que c’était expliqué dans un podcast mais sans certitude…) -> c’est à mon sens à ce jour, avec les moyens dont je dispose, la moins mauvaise solution.

J’espère que ça pourra vous aider…

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Bonjour Julien,

Merci pour votre retour. Cela me paraît être l’option la plus pertinente en la présence de deux équipes en effet.
J’ai une partie de l’équipe qui a une autre activité, mais seuls certains seraient en mesure de prendre la hotline pour certains sujets, et jusqu’à présent, nous faisons la réunion ensemble. Peut-être devrions nous envisager faire une réunion distincte pour ces deux équipes, afin qu’ils assurent une partie de cette activité en heure creuse également. Cela ne pourra pas être mis en place rapidement, mais c’est une piste, je vais y réfléchir, merci !

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