Système d'organisation personel en situation d'urgences

En situation « normale » j’ai un système organisation personnel qui est globalement le suivant, inspiré par ODM :
-Listes de tâches par urgences (priorités, horizon semaine, un jour)
-Liste de mes projets objectifs. Je planifie dans la semaine des créneaux pour avancer dessus.
-Aiinsi chaque jour j’ai des rendez-vous avec des personnes, des créneaux pour mes objectifs, des tâches à faire dans la liste « priorités » et du temps libre pour les imprévus.

Mais je me retrouve parfois dans des situations critiques ou de nombreux imprévus sur mes différents projets prennent une place très important. Je dois alors être extrêmement flexible et me focaliser sur les urgences. En traitant mes mails, je dois souvent les traiter tout de suite vu le degré d’urgence, j’ai beaucoup de coup de téléphone imprévus à faire pour débloquer des situations et il est alors impossible de m’organiser comme d’habitude.
J’essaie alors de fonctionner en mode « dégradé », avec uniquement les tâches dans les listes « priorités » et « horizon hebdomadaire ». Quand la situation évolue très vite dans la journée je me retrouve même à gérer ma journée avec une todo list d’urgences sur papier.

Comment vous adaptez-vous dans ce genre de situation critique?

Bonjour,

Quand vient la crise, j’identifie les activités de survie, celles qui ne peuvent pas tomber.
Je garde du temps pour les échanges mails/tél trois fois par jour.
Je fais savoir que je suis indisponible sauf pour les urgences et que je ne réponds à rien sauf par un seul canal: les sms pour mon cas.
Et je délègue tout ce qui peut l’être en acceptant la part de risque y liée.
Et surtout, je respire.

Bonjour,
En mode dégradé, l’urgence prend très naturellement le pas sur l’important. C’est comme cela que l’on enclenche une spirale infernale qui ne fait que s’aggraver. Par expérience, le bon indicateur est quand on commence à annuler ou déplacer nos routines de management - en particulier les 1 to 1. Pourtant, c’est bien le moment de limiter les interruptions intempestives et d’investir sur la délégation et l’autonomie de mes collaborateurs. J’aime bien l’idée de se prendre un temps de recul sur la situation et se doter d’un plan de retour à un mode normal.

Bonjour,

Oui c’est vrai , mais comment faire concrètement ?

Pour ma part, je dirige une boulangerie et depuis quelques temps, j’ai réussi à déléguer assez pour me concentrer sur la gestion et la management, mais la semaine prochaine, le boulanger part en congé, je devrais donc le remplacer et il est impensable que je fasse les 1 à 1 qui sont pourtant très important, en plus de faire l’administratif les après midi, le retour de la semaine de 70 h.

L’urgence : prendre le poste pour qu’il y ait du pain en boutique
L’important : continuer les 1 à 1 pour rendre l’équipe efficace, fluidifier les actions a faire…

La solution idéale serait de trouver un CDD pour le remplacer, mais … le budget dit non.

Une idée ?

Pour ce qui est de la méthode d’organisation, j’utilise celle de Cédric ( SOR)
Pas parfaitement appliquée, mais ça fonctionne bien avec son mode dégradé.
Le problème étant quand on reste en dégradé trop longtemps, on fini pas se noyer de nouveau .

Il m’arrive aussi parfois avec toutes ces routines, tris de taches de me demander si ça en vaut le coup parce que ça prends quand même pas mal de temps.

Dans le manager essentiel il parle de focalisation et de priorisation mais quand on est chef d’entreprise, c’est difficile de se dire,
" ça c’est ma priorité, c’est ma mission" , et « ça pas trop, je laisse »

Un problème avec les salaire? un conflit à gérer ? des demandes de matériel ? facturation client? plein de choses qu’il faut prioriser mais qu’on ne peut pas laisser tomber sinon, ça dégénère…

Enfin , peut être que ça sort un peu du sujet.

Bonjour

La question est très pertinente mais peut-être que pour une boulangerie avoir du pain c’est important ?

Là on est dans un cas avec une vrai difficulté puisque il faut être manager et le contributeur majeur du système avec la casquette du boulanger.
Ne serait-il pas intéressant pendant cette semaine d’identifier le 20% de produits qui rapporte 80 % des recettes.
Idem avec l’administratif trouver le 20/80 pour la semaine à venir.
Se fixer une limite d’horaire pour avoir un 20/80 dans le cadre de sa vie privée.
Ce concentrer pendant 1 semaine sur ces 20%.
Après seulement s’il reste du temps les 1à1, les autres produits qui rapportent les 20% restants.

En tant que client arriver dans une boulangerie où il n’y a pas de baguette, je me dis qu’il y’a un souci d’organisation et je vais dans une autre boulangerie acheter mon pain. A l’inverse il n’y a plus de chouquettes ou de viennoise, tant pis ça arrive et je ne vais pas faire un détour pour en acheter. Ce n’est que mon avis évidement.

Oui bonne idée, je vais réfléchir à ces 20/80 c’est une très bonne piste, même si tous les clients ne seront pas de ton avis.

Un peu moins de variété des spécialités.
Pour ce qui est des papiers, je crois bien que je vais tout devoir boucler quand même car je pars la semaine suivante, et notre bilan est au 31 juin,j’apprendrai de cette erreur.
J’ai décidé de prendre une semaine même si c’est la première année de l’entreprise,j’ai délégué et j’espère que la relation et l’autonomie avec l’équipe est suffisante, et heureusement mon associé saura gérer les urgences, je leur fais confiance.
Dire que le précédent patron a pris 1 semaine en 8 ans… ça en dis long.