Taches dans outlook ( help)

Bonjour,

Suite a mes écoutes des podcast d’outils du manager j’ai commencer les 1-1. Aussi afin d’avoir du contenu je souhaite pouvoir trier un mail qui par exemple me servira au 1-1 de Marie. Don dans outlook je l’attribue aux taches mais là je n’arrive qu’a avoir le choix d’in jour de semaine. J’aimerais avoir un dossier tache pour Marie, Daniel, ects…
Une fois le 1-1 entre autre utilise ses mails pour parler de certains sujet , même si je ne suis pas fan d’avoir mon pc pendant le 1-1 . en fait cela me permettrait de préparer le 1-1 en notant les points sur un feuille en référence aux taches .

Comment procéder vous ?

Merci

Question subsidiaire : as-tu To-Do ?

Non. Je veux bien quelques aides.

Bonjour mets un alias avec le nom de ton collaborateur en premier ex: alain-tache1 alain-tache 2 … tu peux alors facilement les trier.

Bonjour,

Vous pouvez ajouter à vos mails une étiquette avec le nom du collaborateur, en utilisant la fonction « classer ».

Puis trier vos tâches avec ce critère.

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Hello
Pourquoi ne créés-tu pas un dossier 1à1 Marie dans l’onglet Liste des taches ?

Bonjour,

C’est exactement ce que j 'essaye de faire mais je n’y arrive pas …Il me donne pas l’option de creer un dossier dans la liste de tache

Bonjour

Le mieux est de créer des dossiers dans la zone de tâches (l’équivalent de liste de tâches):
ex : dossier en cours, prioritaire, projet A … et donc 1à1 de Alain.

Puis dans la zone de mails tu peux simplement glisser/déposer ton mail sur l’icône des tâches
Ensuite dans la zone des tâches les nouvelles entrées sont dans les tâches à ton nom (le « in box »)
puis tu les glisses dans les dossiers spécifiques.

En bonus dans ta vue d’agenda je recommande de rajouter la vision des tâches. Ce qui permet de glisser/ déposer facilement une tâche dans l’agenda et ainsi de bloquer un créneau de travail.

Si en complément tu as l’application To-Do de Microsoft celle-ci de synchronise automatiquement avec Outlook y compris la création de dossier. Du coup juste avant le 1à1 tu peux relire tes sujets que tu veux aborder.

tu peux aussi créer un dossier pour tes points d’équipes centralisant facilement les messages que tu souhaites aborder pendant cette séance.

Je peux vous proposer une macro sous outlook qui en l’exécutant vous ouvrira une boîte de dialogue permettant d’éditer votre tache puis de choisir une catégorie et enfin d’archiver le mail dans un dossier d’archivage. Votre tache sera donc accompagnée du mail ce qui permet de conserver le contexte associé à la tache. Votre mail disparait de la boite de réception et est archivée dans un dossier d’archives (ex Archives S1 2020). Les catégories sont utiles pour classer vos taches selon vos différents domaines d’activités (ex : management, qualité, RSE, etc…). Lors des routines, vous rangez vos taches dans des dossiers taches (j’utilise ceux de la formaction SOR)

Merci je vais essayer cette option , cela me semble interessant. Meme si je suis pas certains de tout faire juste

Bonsoir, je pense que Outlook n’est pas l’outil idéal. Vous devriez prendre 20min pour découvrir un outil comme TRELLO. Je pense qu’il devrait répondre à votre attente.

Merci pour ta proposition mais de mon côté utilisant Outlook 2016, il y’a une fonctionnalité pour se créer des « Actions rapides ».
Tu peux ainsi générer en automatique un enchaînement de tâches
ex: déplacer un mail dans un dossier + le basculer en « LU » + créer la tâche + classifier la typologie du mail …

Conclusion en 1 clic tout est fait :+1:

Par contre si je vois que mon besoin évolue tu peux compter sur moi pour te solliciter :wink:

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Bonjour, j’utilise One Note en parallèle. J’ai un dossier one Note par 1-1 ou par type de sujet nécessitant un suivi. Je peux envoyer le mail directement à One Note dans le bon dossier et à la bonne date d’entretien, ce qui facilite la préparation ultérieure. bonne journée

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Et bien voilà que j 'ai de quoi tester pendant un petit moment pour savoir qu’elle solution est la bonne pour moi. Merci

Bonjour à tous,
je fais aussi comme @sophieg, j’utilise One Note, un dossier par collaborateur, et des onglets ensuite. En plus, on peut transférer des mails, des mémos, des images, post-its, …maintenant cela reste Electronique, pratique quand on se déplace beaucoup (mais ça c’était avant :laughing:. Or durant les un à un, la recommandation est de rester sur le papier … Du coup je fais des photos du cahier parfois aussi

J’utilise onenote aussi
D’allieur ma boîte mail est particulièrement vide.
Je sauve tous les mails dans les pages projets
Pour mes suivi j’utilise Planner

Depuis quelques temps, j’utilise aussi OneNote.

Cet outil a le privilège d’être relié avec toute la sphère Microsoft (réunion, document, message)

Une subtilité que j’essaie en ce moment, à voir sur le long terme, j’utilise les balises pour toutes les actions que je dois entreprendre. A la fin de la journée, il me suffit de filtrer ces balises et je vois ce qui me reste à faire

C’est un peu comme si je reprenais mes cahiers de notes tous les soirs et je les intègrent dans Outlook si besoin.

@OlivierSch : Pour Planner, j’ai du mal à accrocher car je n’arrive pas à lier les éléments avec mes autres outils ? Je voudrai pouvoir faire un lien avec une note ? Ou une réunion ?
Peut être n’ai-je pas compris le fonctionnement, mais je le trouve un peu isoler des autres applications.

Je conseille l’utilisation des balises car elles permettent de faire des CR de réunion hyper rapide, notamment sur les actions à la suite d’une réunion. En identifiant par les balises les informations importantes, les actions, les fichiers… il suffit de trois clics pour générer le compte rendu efficace et concis.

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Bonjour,
Alternative: J’utilise l’option « Categorize » (clic droit/categorize) par personne; cela nécessite de créer de nouvelles catégories pour chacune des personnes (à faire une seule fois), ensuite si tu déplaces tous les emails dans le même folder, un tri par catégorie (employé x, y, etc.), tu as tous les sujets que tu souhaites revoir avec lui/elle. Un email peut avoir autant de catégorie que voulu.
Relativement simple, utilisé de mon côté depuis longtemps; il est aussi possible d’ajouter des catégories automatiquement avec les règles.
Bonne continuation,