J’ai beacoup étudié la question sur comment m’organiser pour etre efficace et j’ai regardé toutes les vidéos de CEdric sur le sujet (celle qui sont dictée par sa soeur).
J’ai trouvé le concept de réserver du travail pour soi meme tres interessant. J’ai donc fait ca dans mon agenda.
Je viens de découvrir que Microsoft proposait une application qui s’appelle MyAnalitics:
Prendre du temps pour soi, c’est vraiment pas facile je trouve !
Moi c’est souvent en fin de journée quand tout le monde est parti que je commence à prendre le temps pour avancer sur mes dossiers, traiter mes sujets. Le reste de la journée je suis happée par le rush, les sollicitations des uns et des autres, je zappe sans arrêt et je me veux toujours disponible pour les autres.
Je ne sais pas si une application pourrait m’aider à prendre du temps pour moi. Je pensais qu’en remote ce serait plus facile mais les sollicitations sont tout aussi nombreuses, mais j’ai le grand avantage de ne plus avoir d’enfant à la maison. et j’ai récemment appris de ceux qui ont des enfants, lors de mes 1to1, un de mes collègues m"a montré un papier sur son bureau, il m’a dit quand j’ai ce papier, les enfants savent qu’ils n’ont pas le droit de me déranger.
C’est tout simple et si facile à mettre en place, vivement le retour au bureau pour expérimenter !
L’essentiel à retenir :
Intégrer dans sa semaine les points importants et réguliers, du temps pour vous.
Laisser un % de temps dispo chaque jour pour gérer les urgences
Ne pas hésiter à éliminer une séance si elle n’est pas en phase avec vos objectifs du moment
Revoir régulièrement son agenda sur les 2 semaines à venir
je vous partage un «truc» pour organiser mon temps : la technique des 100 quarts d’heure (que je crois avoir inventée, sinon désolé pour l’absence de citation)
Le principe c’est de considérer que, dans une semaine type, on a grosso modo 25 heures «choisies» (le reste c’est du temps mort, le vidage de boite mail, les interruptions …). 25h ça fait 100 quarts d’heure: Donc l’idée c’est de décider combien de jetons d’un quart d’heure je veux dépenser sur mes différents sujets (ou garder libre). Une fois que je suis au clair, je regarde comment placer ces blocs dans ma semaine.
Par exemple en ce moment j’ai douze 1a1 soit 24 jetons, 17 jetons de rituels d’équipe, 5 heures (= 20 jetons) réservées pour les demandes urgentes de dernière minute, et donc 61% de mon temps déjà pris. Il me reste à décider ce à quoi j’emploie les 39 quarts d’heure restants (10h en gros).
Cette semaine j’ai décidé d’en prendre la moitié (1h/j) pour prendre des nouvelles de mes partenaires, clients, fournisseurs … ça ne suffira pas à les avoir tous au tel mais c’est le temps que je choisis d’y consacrer et ça avancera forcément beaucoup plus que si j’attendais d’avoir le temps de les appeler tous J’ai aussi choisi de prendre 1h pour avancer une des form’action que j’ai achetée et toujours pas suivie… etc.
ce système est très frustrant car on doit constater qu’on a très peu de capacité libre mais très satisfaisant quand on arrive enfin à tenir ses objectifs de la semaine
l’idée des 100 quarts d’heure est géniale (dans la formaction SOR il est également question de jetons).
en tout cas j’achète l’astuce… le plus difficile peut être serait d’estimer le temps de chaque tâche pour une bonne adéquation entre le nombre de jetons et le nombre de sujets qu’on veut traiter…
comment procéder vous pour ne pas « dépenser plus que prévu »?
« comment procédez-vous pour ne pas dépenser plus que prévu ? » Justement, je ne procède pas …
Mon objectif c’est surtout de ne pas dépenser moins que prévu, c’est-à-dire de sanctuariser du temps pour que les sujets importants (mais pas urgents) ne soient pas systématiquement sacrifiés au quotidien. Et l’idée de ne planifier que 25h sur la semaine c’est aussi d’accepter que les choses ne se passent pas comme prévues. Si j’ai planifié 40h de trucs importants, je n’en ferai pas la moitié, sans contrôle sur ce qui « tombe ». Si j’ai planifié 25h, dont 5h « vides » (et ça dépend des périodes, à certains moments c’était 15), le peu qui reste a de bonnes chances de réussir à se faire. Et donc ça avance, petit à petit.
Le papier sur le bureau (encore mieux sur la porte) est une super idée !
Pour prendre du temps pour soi il est important de savoir pourquoi on le fait, quels besoins ça va combler pour ensuite pouvoir l’expliquer autour de soi aux personnes qui peuvent être concernées.
C’est vrai pour les enfants mais pas que ! On explique qu’on rentre une heure plus tard pour faire une sc de sport et pouvoir passer une soirée détendue en famille parceque c’est hyper important pour soi. Il y a peu de chance de ne pas être entendu. C’est également vrai pour les dossiers à gérer par rapport aux collègues.
Quand on n’arrive pas à prendre du temps pour soi, souvent on ne se laisse pas la place dans notre vie. Il peut y avoir là-dessous une question d’amour de soi.
Si on se traite comme un meilleur ami, comme un enfant dont on prendrai soin… impossible de ne pas se consacrer du temps…
C’est là à mon sens le point critique de l’efficacité personnelle. Se réserver du temps pour atteindre l’état de Flow. On l’a tous remarqué, on travail souvent bien plus efficacement le soir lorsque tout le monde est parti (pas dérangements). Or, je me dis que pour notre cerveau, ce n’est peut être pas le meilleur moment de la journée pour travailler (à cause toute la charge mentale accumulé au long de la journée).
Dans un podcast récent, Cédric disait ne pratiquer pas la politique de la porte ouverte. Il y a quelques temps j’aurais trouvé cela inconcevable. « Si on vient me voir c’est parce que l’on a besoin de moi, il me faut répondre immédiatement ». C’est à la fois faussement gratifiant (« je suis essentiel à l’organisation ») et aussi terrible pour sa propre productivité. On travaille pour les autres et non pour soi-même, et cela à notre détriment.
Pour limiter les coupures venant de son équipe, la mise en place des 1à1 est essentielle. Ne pas hésiter à retourner la question à son collaborateur afin qu’il se fasse la réponse lui même. Ou même à bien faire comprendre de réfléchir si la question peut attendre le 1 à 1 pour en discuter avant d’interrompre.
J’aime bien l’idée qu’un bon manager, cela se voit lorsqu’il n’est pas là. on voit comment il mis un cadre et rendu son équipe autonome et responsable.
J’ai l’impression d’être le VRP de ODM, mais c’est réellement un système complet, il y a des connexions/logique entre tous les outils.
Merci pour ton message @Troi_oi , en parler est déjà une étape de prise de recul et ta réponse m’aide encore plus à voir les changements qu’il faut que j’opère.
ODM niveau apprentis pour ma part et déjà de grands bénéfices, grâce à une appropriation conscientisée de ma mission de manager par la mise en application des outils.
Pour ne rien te cacher cela m’amène aussi beaucoup de doutes et me questionne sur l’avenir.
@Troi_oi et @Loon Absolument d’accord! Je renforcerais encore ce propos en disant que le besoin de se sentir essentiel, disponible quand on besoin de nous est tout a fait rempli aussi en rendant son équipe autonome.
Il est juste question de passer à un autre niveau.
En retournant la question à notre interlocuteur on le conforte dans le fait qu’il est capable de trouver la réponse et qu’on a confiance dans ce qu’il va trouver. C’est un renforcement positif du collaborateur qui est extrêmement important et productif pour son évolution.
Alors certes ce n’est plus le manager qui amène la réponse mais qui développe chez l’autre la capacité à la trouver… Et ça c’est une compétence encore bien plus essentielle !
Bonjour,
J’aime beaucoup l’idée des jetons! je vais tacher de la mettre en oeuvre!
Elle complète bien le podcast sur l’organisation journalière et la priorisation des travaux à faire!
J’ai deja mis en place de manière inconsciente les fins de journée avec des « obligations » personnel, pas évident parfois de ne pas annuler en dernière minute … mais tellement satisfaisant après de réaliser le bol d’air que ça donne et parfois même des solutions nouvelles qui surgissent!
Et MERCI pour cette astuce ! Je vais regarder MyAnalytics rapidement et en parler au bureau, car les patrons se plaignent de ne pas avoir le temps, de courir tout le temps…
En tant que future manager/patron, je vais également m’informer et commencer à organiser on temps ! Je pense que si je m’y prends tôt, en observant les comportements de l’équipe, je pourrai anticiper et gérer mon temps en conséquence.
Bonjour,
Je pratique également la méthode des « time blocking » pour me réserver du temps. Pas toujours facile avec les enfants suivant leur âge, mais cela fonctionne relativement bien au travail.
Idem, je sais que mon manager ne peut pas être tout le temps disponible donc si cela peut attendre, je me note tous les points à voir avec lui et les réserve pour notre point hebdomadaire.
J’ai aussi choisi de prendre 1h pour avancer une des form’action que j’ai achetée et toujours pas suivie… etc.
