Un truc tout simple pour dynamiser les journées et gagner du temps 👇

FORUM PUBLIC Les billets de CĂ©dric
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Récemment, un ami m’interroge car il trouve que ses collaborateurs ne sont pas très dynamiques et qu’ils manquent d’autonomie.

Je lui demande un exemple concret.

Il m’envoie le fichier d’enregistrement zoom d’une réunion …

Durée : 1h46 …

Gloups …

Presque deux heures sur zoom …

Et le sujet stratégique de la réunion, celui qui demande énergie et concentration, n’est abordé qu’après 1 heure de préalables divers.

Pas étonnant que tout le monde soit rincé à ce moment -là.

Pas étonnant que les collaborateurs aient décroché.

Pas étonnant qu’ils soient incapables de participer efficacement.

Mon ami a un tempérament très énergique et intense.

Il est l’animateur ; c’est lui qui a fixé l’ordre du jour.

Il a aussi organisé sa journée pour que cette réunion en soit le point culminant.

Ce n’est pas le cas de ses collaborateurs.
Ils n’ont pas forcément la même capacité de concentration.
Ils subissent cet ordre du jour.
Ils arrivent après une journée de travail intense.

Mon conseil ?

Réduire la durée des réunions.
Aucune réunion ne devrait dépasser 60 minutes.
Surtout sur zoom.
45 minutes c’est le max.

Au bout de 45 minutes, on s’arrête, on fait le bilan et on coupe.

Quoiqu’il arrive.

Si le sujet est complexe, on organise 2 réunions.

Si tu appliques cela :point_down:
Tu constateras un regain d’énergie et de focus dans tes réunions.
Tu retrouveras de l’énergie dans tes journées.
Tes collaborateurs aussi.

Cela peut faire une énorme différence.

Qu’en pensez vous ?

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Bonjour
Le développement du télétravail induit par la crise sanitaire a impliqué une adaptation des modalités d’animation de réunion.
J’ai été amenée à préparer un séminaire manager en visio Teams un vendredi après midi… gros challenge à la veille du week end!!!
Eh bien malgré les 2 heures de réunion, il y a une tres bonne participation et satisfaction des managers
Ce qui a favorisé la participation et l’interet des collaborateurs : association des managers (responsable com: présentation du plan de com / pilotes de projets…) dans la préparation et l’animation de la réunion. Et surtout peu d’écrits (uniquement les messages clés) et une animation centrée sur la participation (board, challenge…) grace à des outils d’animation de réunion à distance
Autre facilitant : ice breaker en début de réunion pour créer de la cohésion et une petite pause en milieu de réunion

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Je suis assez d’accord, bien que cela dépende vraiment du type de réunion, et s’il s’agit de réunions internes ou externes (notre entreprise est un bureau de gestion de projets de construction et d’architecture).

Quelques exemples de ce que nous avons mis en place (en plus des 1 Ă  1) :

En interne :
Réunions d’équipe : 1 heure
RĂ©union de suivi du travail : 30 minutes (1 ou 2x semaine)
C’est très dynamique et parfois soutenu car ce sont les collaborateurs qui communiquent.

En externe, par contre, la durée des réunions est plus variable et nous avons constaté que les clients aiment nous avoir sous la main pour ”échanger ”. Pour certains projets, une réunion peut durer toute une journée car certains participants viennent de loin et il faut maximiser les résultats de ce type de réunion car les sujets peuvent être nombreux.

Du coup, nous organisons ces réunions marathons en ”sprints” de 45 minutes puis 5 à 10 minutes de pause (idée de mon associé).
Chaque sprint a son ordre du jour et les pauses sont des moments pour des discussions informelles. Après chaque pause, la dynamique de la réunion reprend un nouveau souffle.

Nous avons aussi des réunions ”de chantier” qui ont une structure spécifique avec une partie visite des travaux qui peut être variable en fonction des problèmes rencontrés.

Point important : nous notons un score pour chaque réunion de manière à objectiver nos ressentis. Parfois des réunions soutenues et tendues peuvent passer pour de mauvaises réunions alors qu’elles remplissent tous les critères.
A l’inverse des réunions détendues et cordiales peuvent déboucher sur aucun résultat, et être finalement une simple perte de temps.

C’est un super outil.

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Personnellement le remote est consommateur de plus d’énergie
Le collaborateur doit rester FOCUS face à une réunion ecran et mobilise davantage les fonctions cognitives
Et à longueur de journées, de semaines, de mois, les réunions remote sont de moins en moins percutante à cause de ce phénomène

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Bonjour,

Pourriez vous m’expliquer la différence entre vos réunions d’équipes et vos réunion de suivi de travail?
Merci d’avance !

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Bonjour CĂ©dric,

Je suis consultant et adepte aussi des réunions en visio de 45 mn (quelque soit le sujet) avec mes clients. C’est challengeant de devoir maintenir le timing de 45 mn plutôt que d’une 1h ou 1h30. On travaille avec beaucoup plus de qualité et on va à l’essentiel. Le tout est de bien prévoir le timing de l’ordre du jour et de prévoir quand même un temps « vide » pour combler un éventuel retard et ne pas devoir couper un temps d’échange interessant ou une prise de décision qui prend plus de temps que prévu.
On peut aussi faire des réunion en visio d’1h30 MAIS avec une pause de 5 mn au bout de 45 mn.

Pour mes formation en ligne, chaque séquence font fait environ 20 mn. Sur 1h, j’ai donc 3 sessions de 20 mn avec un temps court théorique, un temps long de pratique et un temps court de ré-activation pour que les apprenants retiennent un maximum de choses. Le fait d’avoir 3 sessions en 1h permet de rythmer et de ne pas demander 60 mn d’attention d’affilée.

VoilĂ  pour mes usages

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C’est un très bon conseil que tu as donné à ton ami. Je pense qu’un autre moyen pour réduire le temps passé dans les meetings reste de mieux l’organiser.

Je ne parle pas ici de organiser chaque minute de la réunion, mais au moins les grands points.

Et chaque grand point devrait durer un certain temps, pas une minute de plus. Par exemple il est normal de commencer des réunions sur zoom avec un peu de Smalltalk. The Small talk ne doivent pas dépasser 2-3 minutes. C’est notr premier grand point.

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