Vos meilleurs outils d'organisation et de productivité

Ce qui compte avant toute chose, c’est d’utiliser cela AVEC UNE MÉTHODE (comme SOR).

Personnellement j’utilise à fond la suite Google :

Les mails
Les tâches (selon la méthode SOR)
L’agenda
Keep pour mes notices rapides et mes idées
Drive pour toute mes idées plus élaborées et mes ébauches de mails/articles/videos et tous les fichiers partagés avec d’autres

Dropbox pour la collaboration avec Hugo (fichiers importants)
J’aime aussi iA writer mais je ne l’utilise plus actuellement.
Evernote de me sert plus qu’à scanner et retrouver tous mes papiers administratifs.
Mon petit journal de bord est dans OneDay (en particulier mon suivi fitness et mes voyages et escapades)

J’utilise un minuteur pour phaser mes séquences de travail, mes réunions, etc.

Et surtout, j’ai un journal papier sous la forme d’un bête cahier de bonne qualité où je prends mes notes de réunion, mes réflexions, etc. Celui que j’utilise permet d’avoir un sommaire au début pour très rapidement retrouver les sujets éparpillés (façon bullet journal)

Mais je le répète, ce qui compte le plus est que ces outils soient articulés entre eux par une méthode d’organisation.

1 J'aime

@Meluz actuellement pour le partage de documents avec mon équipe, nous utilisons des sharepoints et pour les réunions un OneNote par projet.
j’ai essayer de comparer l’utilisation de Teams mais il va stocker les fichiers dans le sharepoint. je n’ai pas forcement tout creuser comme il faut

@ZenAdm est ce que vous avez tester Planner pour gérer les taches de l’équipe?
Je l’utilise pour gérer les taches de plusieurs projets.

De mon côté, j’utilise le plus possible les applications de base d’Apple qui sont plutôt bien faites, sauf pour les tâches pour lesquelles j’ai besoin d’un outil plus puissant pour mettre en oeuvre GTD.

Informant 5 Calendar pour mon agenda perso, mes tâches Pro et Perso.

Mon agenda Pro n’est pas ouvert sur les outils extérieurs : c’est forcément Outlook sur mon PC Pro ou Boxer sur mon iPhone.

J’applique la méthode GTD et Informant 5 est plutôt bien adapté pour ça.

A noter un raccourci Apple sur le bureau de l’iPhone pour la création rapide d’une tâche pour que la collecte GTD soit la plus rapide et naturelle que possible.

Apple Notes : pour noter et scanner plein de choses, pro ou perso.

Apple Rappels : pour les listes partagées avec madame comme Pharmacie ou Courses.

Apple Mail avec du gmail derrière : je n’ai jamais été plus fan que ça de l’interface de gmail et je préfère la simplicité extrême de Mail d’Apple

Apple Fichiers : pour conserver et accéder à tous mes fichiers dans le cloud Apple.

Mes indispensables
Pour les taches à faire : Le post it et le personal Kaban
Pour brainstormer : le tableau blanc et les feutres (cahier de brouillon actuellement à la maison et sign pen de plusieurs couleur)
Pour une vision globale des sujets outil de cartes mentales Xmind
Pour communiquer rapidement : avec l’équipe Slack, avec les groupes d’amis WhatsApp, avec la famille hanghouts + sms
Google drive pour le partage de document, tableau, présentations… et la collaboration

et aussi :
pour les mails Gmail, outlook
Pour mes projets perso : Trello
Google keep pour garder ce qui est important et durable dans le temps
Pour retrouver mes fichiers de partout : iCloud, Dropbox, drive
Travail à distance : Zoom pour la visio conférence, Miro pour le tableau blanc partagé
one note pour les réunions d’entreprise
et plein de petits cahiers/carnets chacun son usage

ça fait beaucoup d’outils ! :scream: Il doit y avoir matière à simplifier un peu :smiley:

Bonjour,
De mon côté j’utilise essentiellement la suite Office365 pour l’ensemble des documentations et le bon vieux excel pour gérer ma liste de tâches.

Je n’ai pas reussi à passer à un outil comme Trello ou Planner pour gerer mes tâches. Ce n’est pas faute d’avoir essayé mais ce qui me bloque c’est le nombre de tâches à gérer. Je trouve que ces outils rendent difficile la gestion d’un grand nombre de tâches.
Je suis preneur d’un retour pour ceux qui utilisent trello ou planner, comment l’utilisez vous concrètement? Avez vous plusieurs boards ? Limitez vous le nombre d’entrées? Quelle granularité pour vos tâches?

1 J'aime

L’idée est d’avoir non pas une liste mais plusieurs listes.

À minima une liste « in box », une liste « plus tard », « cette semaine » et une liste « à faire aujourd’hui ».

Sinon, tout centraliser sur une seule liste c’est l’enfer à gérer effectivement.

1 J'aime

Pour ma part:
OneNote pour sa compatibilité PC et Iphone (prise de notes)
Todo pour faire le lien entre les tâches outlook PC et mon Iphone (je trouve que l’app Rappels Native d’IOS est limitée)

Nous utilisons Planner comme un grand tableau avec nos tâches commerciales (devis à faire, faits, envoyés, relancés, acceptés, matériel commandé, reçu, pré-installé, livré. Il est partagé par toute l’équipe.
Pour les tâches techniques de maintenance des parcs informatiques de nos clients, c’est le suivi de tickets de GLPI (logicel open source de gestion de parcs informatiques) que nous utilisons.

2 J'aimes

Bonjour @divadz,

Je suis intéressé par l’achat de la tablette Remarkable v2.
Je voudrais m’en servir pour lire des PDF (ebook) mais aussi pour prendre des notes en réunion car je suis plutôt cahier que PC.
Es tu content de cet outil ?
Est ce qu’il mérite le prix de 400€ ?

Merci d’avance pour ton retour.

Et j’oubliais le non numérique :
image
image

2 J'aimes

Bonjour. Franchement j’en suis content.
Le ressenti d’écriture est agréable et fluide.
Les écrits sont accessibles sur toutes les plateformes.
Tous mes 1@1 y sont archivés

Le 2 semble avoir de belles évolutions.

Bonjour à tous,

J’utilise :

  • GoogleAgenda : pour les événements et les rappels

  • Google Drive : pour le stockage et le partage de documents

  • OneNote : pour la prise de note rapide

  • Jira Kanban : pour l’organisation et le pilotage des projets de mes clients

  • Skype, Slack : pour la communication instantanée interne et en externe, et les réunions d’équipe

  • GoogleMeet : pour les réunions clients

  • Cahier et stylo : pour ma todo quotidienne

En vous lisant, j’ai découvert un nouvel outil Todoist que je vais essayer rapidement.

Merci

Bonjour
Tu as l’air d’utiliser plusieurs type d’outils
Pour la gestion de la ToDo list
Si tu gères tes mail via Outlook alors essaye To-Do pour gérer tes tâches.
Si tu gères tes mails via Gmail alors essaye plutôt Google Tasks.
Chacun ayant des passerelles automatiques tant son reste dans le même univers.

Merci pour cette info
Je vais regarder GoogleTasks ça je suis sur gmail

1 J'aime

Bonjour,

Pour ma part, le coeur de mon système d’organisation est mon application de gestion des tâches (Todoist dans mon cas).

C’est également mon Inbox, l’endroit où je note rapidement toutes mes idées, notes, tâches, nouveaux rendez-vous, etc… Avant de les ranger au bon endroit.

La centralisation de la prise de note a été pour moi un changement fondamental dans ma manière de m’organiser.

Le deuxième outil qui a eu le plus d’impact est la routine du lundi. Je l’applique depuis maintenant un an et ça m’a rendu beaucoup plus serein et maître de mon temps.

Côté outils informatique, j’utilise également :

  • Brain Focus : pour faire des séquence de travail en Pomodoro.
  • Habitbull : un traceur d’habitude pour garder le rythme sur mes bonnes pratiques

Et bien sûr une application de mail, d’agenda et de stockage en ligne : Outlook, Gmail, Google Drive.

Bonjour

De mon côté je gère l’ensemble via 2 univers le pro et le perso

Côté pro, l’entreprise nous impose les outils de la suite Windows à savoir O365 donc

  • Outlook
  • To-Do gestion de tâche individuel
  • Planner = Trello
  • SharePoint = Cloud d’équipe
  • OneDrive = Cloud individuel
  • Onenote = prise de note et CR

et enfin le fameux Teams qui est pour moi une surcouche pour orchestrer l’ensemble des outils en collaboratif + flux de conversation.

Côté perso

  • Gmail
  • Google Tasks
  • Trello
  • Drive
  • Evernote

Pour chaque cas pro et perso j’ai cahier/crayon car cela reste un outil puissant pour réfléchir.

1 J'aime

En complément des outils il y’a aussi les méthodes qui contribuent fortement à l’organisation et à la productivité:

  • Routine du lundi
  • Gestion des mails
  • Gestions de tâches
  • Plan à 90 jours

Merci beaucoup Jos pour votre outil Redmine je viens de le télécharger et je le trouve très intéressant !

1 J'aime

Je m’interroge sur les outils qui ont vocation à recenser les tâches de toute une équipe.
Je comprends l’intérêt de donner une vision globale des travaux à chacun mais est-ce que le fait de détailler les tâches de chacun ne nuit pas à l’autonomie et à la créativité ?
Pour moi, et tel que le système GTD est conçu, la gestion des tâches est une affaire personnelle.
Chacun est responsable et autonome sur la gestion de ses tâches.
Ce sujet mériterait probablement un sujet à part entière.
@ZenAdm je ne dis pas que tu fais perdre en autonomie et créativité tes collaborateurs, je ne connais pas l’outil précisément et le contexte, mais je soulève juste une question qui m’a souvent interpellée et qui peut intéresser d’autres personnes.

1 J'aime