Collaboratrice qui ne sait pas prioriser ses tâches

Bonjour,

Je suis encadrante de mon équipe (dans laquelle j’étais avant agent) depuis 1 mois. J’ai mis en place les 1 à 1 et je constate que mes collaboratrices sont contentes de ces temps proposés et les attendent. Grâce à ça, j’ai même pu apprendre qu’elles avaient eu un conflit alors que je n’avais rien remarqué…

Cependant, je suis embêtée avec une de mes collègues. C’est une personne compétente mais anxieuse et perfectionniste. Du coup, elle passe beaucoup de temps sur chaque tâche mais s’interrompt aussi régulièrement pour en faire d’autres et du coup termine rarement ce qu’elle a commencé. En fait, elle n’arrive pas à déterminer ce qui est urgent ou important. Je la vois passer du temps sur des tâches non urgentes et non importantes. Elle a aussi une grande tendance à « surveiller » le travail des autres et à s’y immiscer.
Je lui ai confié une nouvelle tâche récemment et elle a mis beaucoup de temps à s’y mettre et depuis qu’elle s’y est mise, cela lui prend aussi beaucoup de temps, même si j’ai passé 2h avec elle pour l’accompagner et répondre à ses questions. Elle s’attarde sur des détails auxquels je n’avais même pas pensé.
Lors d’un 1 à 1, elle m’a parlé de ses difficultés à prioriser ses tâches, je lui ai demandé si ça l’aiderait qu’on planifie ensemble (ce qui n’a jamais été fait, en fait chacune travaille à son rythme et gère son temps et ses tâches), elle m’a dit que ce n’était pas la peine et qu’elle allait y arriver. Depuis, elle ne m’en a pas reparlé.
Que me conseillez-vous ? Cela fait 10 ans qu’elle travaille ici et à son rythme j’imagine car pour ma part ça fait 5 ans et je l’ai toujours vue agir comme ça. Du coup, j’ai peur de l’infantiliser en lui disant de respecter un planning pour ses tâches et qu’elle le prenne mal mais le problème c’est que le travail s’accumule…

C’est par ta dernière phrase qu’il faut commencer.
Tu soulignes le problème : le travail s’accumule.
Peux tu être plus factuelle et précise sur ce point ?

  1. Cela t’aidera à faire un feed back efficace (le feed-back est le deuxième outil à mettre en place après le 1 à 1 selon LME - Le manager essentiel).

LME : https://cedric.systeme.io/presentation-essentielV0

  1. Par ailleurs, j’ai l’impression que tu as un profil DISC assez différent de ta collaboratrice. Il est donc normal que vous ayez besoin de vous ajuster. Tu peux ajuster ta communication en découvrant son « mode d’emploi ».

Un petit guide: https://cedric.systeme.io/GuideDISC

Pour le profil DISC, j’avais fait le test, je suis Stable (et en second Consciencieuse).
C’est certain qu’on n’a pas le même, j’ai essayé de déterminer son profil grâce aux indices du guide, elle est quasiment à égalité entre Dominante et Influente.
Ce qui explique les différences de mode de communication et mes difficultés, en effet !

Pour le travail, en fait il faut que je réfléchisse si c’est vraiment un problème d’accumulation du travail ou si c’est juste que sa manière de travailler est différente de la mienne et que du coup, cela me stresse. En fait je crois que ce qui est compliqué pour moi surtout c’est qu’elle m’interrompt énormément pour avoir mon avis sur des choses alors que je suis déjà sur un autre travail, et du coup ça me coupe, et comme en plus j’ai besoin de réfléchir avant de prendre une décision, ça me stresse.

Je vais essayer de trouver des infos sur le feedback, malheureusement la formation manager essentiel est un peu hors budget pour moi, et travaillant dans la FPT, on ne me la paiera pas, on préfère m’envoyer en formation théorique :wink:

Bonsoir @NarcoticPumpkin,

Moi j’ai instauré des blocs de travail de une heure et demi à deux heures pendant lesquels je demande à ne pas être dérangée (je coupe également le téléphone). Pendant ce temps là, je n’ai pas de sollicitations et je suis drôlement efficace. Ensuite, j’ai des plages horaires pendant lesquelles la porte de mon bureau est ouverte pour laisser les personnes venir me solliciter si besoin.

J’ai constaté également un avantage à travailler en télétravail. Mes collaborateurs me sollicitent beaucoup moins et sont devenus beaucoup plus autonomes.

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Merci mais je suis dans le même bureau que mes collaboratrices (ça changera l’année prochaine) et notre activité ne se prête pas au télétravail…

Bonsoir,

C’est étonnant que tu classes ta collaboratrice sur un profil dominant ou influent. Dans ta présentation, tu l’as décrite comme compétente mais anxieuse et perfectionniste. Ce sont les caractéristiques typiques du profil consciencieux. Et prendre trop de temps pour faire les choses aussi, les dominants foncent et les influents survolent.
D’ailleurs, elle te pose des questions auxquelles tu n’as pas pensé. Si je suis taquin, je dirais qu’elle est plus consciencieuse que toi.

A ta place, sans lui imposer un planning, je lui imposerai des Dead lines à respecter. Elle s’organise comme elle veut, mais le boulot doit être fait en temps et en heure.
Tu peux l’aider en lui proposant une formation sur l’organisation du temps.
N’hésite pas lui faire des feedback, tous les jours, sur son travail en retard et quand tu la vois s’immiscer dans le boulot de ses collègues, alors que son travail n’est pas fini.

Cependant, si ses remarques sont pertinentes, tu peux aussi imaginer une organisation différente pour mieux utiliser ses compétences de réflexion et lui demander de moins contribuer par une redistribution des tâches.

Cordialement,
Alain

Merci pour cette réponse Alain. En effet, moi aussi je pensais qu’elle serait Consciencieuse mais en lisant le guide de Cédric et en écoutant les Podcasts sur les différents profils DISC, j’ai vraiment l’impression d’être face à une I mais je ne suis pas sûre, la seule chose dont je suis sûre c’est qu’elle n’est pas S comme moi :grin:. Je vais continuer mes observations…
Par exemple aujourd’hui je m’apprêtais à expliquer une tâche à une collègue, j’avais même commencé et elle m’a coupé la parole pour le faire à ma place (alors qu’elle était sur autre chose). Et en bonne S, je l’ai laissée faire. J’ai un 1 à 1 avec elle demain, je pense lui en faire part, qu’en pensez-vous ?

Pour les deadlines je suis d’accord mais le problème c’est qu’en ce moment, aucune de nos tâches n’a de deadline, car nos tâches sont « sans fin ». C’est une caractéristique de notre travail…

À ma prise de poste, j’avais déjà redéfini une organisation et justement je l’avais allégée sur certaines tâches mais elle a du mal à lâcher…

Bonsoir

Je pense qu’il faut absolument en parler en 1/1 en effet et essayer d’identifier les raisons de ce comportement qui te gêne et surtout…qui peut gêner l’équipe. Il faudrait parvenir à « dépersonnaliser » la discussion et qu’elle sente que son comportement a un impact sur les performances et le fonctionnement de l’équipe.Il faut s’appuyer sur des exemples concrets (« quand tu te comportes comme cela, la conséquence est la suivante »… ou « le risque est le suivant »…). Un argument valable consiste aussi à dire qu’elle te met aussi souvent dans une situation…où tu n’arrives plus à faire ton boulot de manager d’ équipe correctement ! . Non content d’assoir ainsi ta posture de manager, tu éviteras ainsi de rentrer dans un débat personnalisé et de risquer de la braquer. Peu importe sa couleur, vous devez arriver à trouver un fonctionnement ensemble et faire un pas l’une envers l’autre. Tu peux lui montrer les pas que tu as déjà faits (et que tu es peut être prête encore à faire) mais elle doit aussi te montrer des preuves de bonne volonté. C’est ma manière de voir les choses. Bon courage.

@NarcoticPumpkin, pas mal de choses ont déjà été dites mais il ya quelque chose qui me frappe dans ton message initial :
« Lors d’un 1 à 1, elle m’a parlé de ses difficultés à prioriser ses tâches, je lui ai demandé si ça l’aiderait qu’on planifie ensemble (ce qui n’a jamais été fait, en fait chacune travaille à son rythme et gère son temps et ses tâches), elle m’a dit que ce n’était pas la peine et qu’elle allait y arriver. Depuis, elle ne m’en a pas reparlé. »
La proposition de planification n’a pas eu l’effet escompté et semble même avoir fait faire marche arrière à ta collaboratrice.
Peut-être aurait-iil été plus efficace de lui demander ce qui lui manquait pour arriver à prioriser ses tâches, si elle avait besoin de quelque chose.
ça aurait pu l’aider à réfléchir au problème qu’elle rencontre et à pouvoir trouver elle-même les solutions dont elle a besoin.
Sinon, effectivement le feed-back me semble très nécessaire et t’aidera à être très factuelle dans tes demandes.
Je rebondis aussi sur ton partage sur « nos tâches sont « sans fin ». C’est une caractéristique de notre travail… »
Cette notion de tâche sans fin peut vraiment empêcher la productivité et compliquer l’organisation. Le « sans fin » n’est pas gérable pour notre cerveau. Qu’est-ce qui fait pour toi que les tâches sont sans fin ?