Collaboratrice qui ne sait pas prioriser ses tâches

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#1

Bonjour,

Je suis encadrante de mon équipe (dans laquelle j’étais avant agent) depuis 1 mois. J’ai mis en place les 1 à 1 et je constate que mes collaboratrices sont contentes de ces temps proposés et les attendent. Grâce à ça, j’ai même pu apprendre qu’elles avaient eu un conflit alors que je n’avais rien remarqué…

Cependant, je suis embêtée avec une de mes collègues. C’est une personne compétente mais anxieuse et perfectionniste. Du coup, elle passe beaucoup de temps sur chaque tâche mais s’interrompt aussi régulièrement pour en faire d’autres et du coup termine rarement ce qu’elle a commencé. En fait, elle n’arrive pas à déterminer ce qui est urgent ou important. Je la vois passer du temps sur des tâches non urgentes et non importantes. Elle a aussi une grande tendance à « surveiller » le travail des autres et à s’y immiscer.
Je lui ai confié une nouvelle tâche récemment et elle a mis beaucoup de temps à s’y mettre et depuis qu’elle s’y est mise, cela lui prend aussi beaucoup de temps, même si j’ai passé 2h avec elle pour l’accompagner et répondre à ses questions. Elle s’attarde sur des détails auxquels je n’avais même pas pensé.
Lors d’un 1 à 1, elle m’a parlé de ses difficultés à prioriser ses tâches, je lui ai demandé si ça l’aiderait qu’on planifie ensemble (ce qui n’a jamais été fait, en fait chacune travaille à son rythme et gère son temps et ses tâches), elle m’a dit que ce n’était pas la peine et qu’elle allait y arriver. Depuis, elle ne m’en a pas reparlé.
Que me conseillez-vous ? Cela fait 10 ans qu’elle travaille ici et à son rythme j’imagine car pour ma part ça fait 5 ans et je l’ai toujours vue agir comme ça. Du coup, j’ai peur de l’infantiliser en lui disant de respecter un planning pour ses tâches et qu’elle le prenne mal mais le problème c’est que le travail s’accumule…

#2

C’est par ta dernière phrase qu’il faut commencer.
Tu soulignes le problème : le travail s’accumule.
Peux tu être plus factuelle et précise sur ce point ?

  1. Cela t’aidera à faire un feed back efficace (le feed-back est le deuxième outil à mettre en place après le 1 à 1 selon LME - Le manager essentiel).

LME : https://cedric.systeme.io/presentation-essentielV0

  1. Par ailleurs, j’ai l’impression que tu as un profil DISC assez différent de ta collaboratrice. Il est donc normal que vous ayez besoin de vous ajuster. Tu peux ajuster ta communication en découvrant son « mode d’emploi ».

Un petit guide: https://cedric.systeme.io/GuideDISC

#3

Pour le profil DISC, j’avais fait le test, je suis Stable (et en second Consciencieuse).
C’est certain qu’on n’a pas le même, j’ai essayé de déterminer son profil grâce aux indices du guide, elle est quasiment à égalité entre Dominante et Influente.
Ce qui explique les différences de mode de communication et mes difficultés, en effet !

Pour le travail, en fait il faut que je réfléchisse si c’est vraiment un problème d’accumulation du travail ou si c’est juste que sa manière de travailler est différente de la mienne et que du coup, cela me stresse. En fait je crois que ce qui est compliqué pour moi surtout c’est qu’elle m’interrompt énormément pour avoir mon avis sur des choses alors que je suis déjà sur un autre travail, et du coup ça me coupe, et comme en plus j’ai besoin de réfléchir avant de prendre une décision, ça me stresse.

Je vais essayer de trouver des infos sur le feedback, malheureusement la formation manager essentiel est un peu hors budget pour moi, et travaillant dans la FPT, on ne me la paiera pas, on préfère m’envoyer en formation théorique :wink:

#4

Bonsoir @NarcoticPumpkin,

Moi j’ai instauré des blocs de travail de une heure et demi à deux heures pendant lesquels je demande à ne pas être dérangée (je coupe également le téléphone). Pendant ce temps là, je n’ai pas de sollicitations et je suis drôlement efficace. Ensuite, j’ai des plages horaires pendant lesquelles la porte de mon bureau est ouverte pour laisser les personnes venir me solliciter si besoin.

J’ai constaté également un avantage à travailler en télétravail. Mes collaborateurs me sollicitent beaucoup moins et sont devenus beaucoup plus autonomes.

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#5

Merci mais je suis dans le même bureau que mes collaboratrices (ça changera l’année prochaine) et notre activité ne se prête pas au télétravail…

#6

Bonsoir,

C’est étonnant que tu classes ta collaboratrice sur un profil dominant ou influent. Dans ta présentation, tu l’as décrite comme compétente mais anxieuse et perfectionniste. Ce sont les caractéristiques typiques du profil consciencieux. Et prendre trop de temps pour faire les choses aussi, les dominants foncent et les influents survolent.
D’ailleurs, elle te pose des questions auxquelles tu n’as pas pensé. Si je suis taquin, je dirais qu’elle est plus consciencieuse que toi.

A ta place, sans lui imposer un planning, je lui imposerai des Dead lines à respecter. Elle s’organise comme elle veut, mais le boulot doit être fait en temps et en heure.
Tu peux l’aider en lui proposant une formation sur l’organisation du temps.
N’hésite pas lui faire des feedback, tous les jours, sur son travail en retard et quand tu la vois s’immiscer dans le boulot de ses collègues, alors que son travail n’est pas fini.

Cependant, si ses remarques sont pertinentes, tu peux aussi imaginer une organisation différente pour mieux utiliser ses compétences de réflexion et lui demander de moins contribuer par une redistribution des tâches.

Cordialement,
Alain

#7

Merci pour cette réponse Alain. En effet, moi aussi je pensais qu’elle serait Consciencieuse mais en lisant le guide de Cédric et en écoutant les Podcasts sur les différents profils DISC, j’ai vraiment l’impression d’être face à une I mais je ne suis pas sûre, la seule chose dont je suis sûre c’est qu’elle n’est pas S comme moi :grin:. Je vais continuer mes observations…
Par exemple aujourd’hui je m’apprêtais à expliquer une tâche à une collègue, j’avais même commencé et elle m’a coupé la parole pour le faire à ma place (alors qu’elle était sur autre chose). Et en bonne S, je l’ai laissée faire. J’ai un 1 à 1 avec elle demain, je pense lui en faire part, qu’en pensez-vous ?

Pour les deadlines je suis d’accord mais le problème c’est qu’en ce moment, aucune de nos tâches n’a de deadline, car nos tâches sont « sans fin ». C’est une caractéristique de notre travail…

À ma prise de poste, j’avais déjà redéfini une organisation et justement je l’avais allégée sur certaines tâches mais elle a du mal à lâcher…

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#8

Bonsoir

Je pense qu’il faut absolument en parler en 1/1 en effet et essayer d’identifier les raisons de ce comportement qui te gêne et surtout…qui peut gêner l’équipe. Il faudrait parvenir à « dépersonnaliser » la discussion et qu’elle sente que son comportement a un impact sur les performances et le fonctionnement de l’équipe.Il faut s’appuyer sur des exemples concrets (« quand tu te comportes comme cela, la conséquence est la suivante »… ou « le risque est le suivant »…). Un argument valable consiste aussi à dire qu’elle te met aussi souvent dans une situation…où tu n’arrives plus à faire ton boulot de manager d’ équipe correctement ! . Non content d’assoir ainsi ta posture de manager, tu éviteras ainsi de rentrer dans un débat personnalisé et de risquer de la braquer. Peu importe sa couleur, vous devez arriver à trouver un fonctionnement ensemble et faire un pas l’une envers l’autre. Tu peux lui montrer les pas que tu as déjà faits (et que tu es peut être prête encore à faire) mais elle doit aussi te montrer des preuves de bonne volonté. C’est ma manière de voir les choses. Bon courage.

#9

@NarcoticPumpkin, pas mal de choses ont déjà été dites mais il ya quelque chose qui me frappe dans ton message initial :
« Lors d’un 1 à 1, elle m’a parlé de ses difficultés à prioriser ses tâches, je lui ai demandé si ça l’aiderait qu’on planifie ensemble (ce qui n’a jamais été fait, en fait chacune travaille à son rythme et gère son temps et ses tâches), elle m’a dit que ce n’était pas la peine et qu’elle allait y arriver. Depuis, elle ne m’en a pas reparlé. »
La proposition de planification n’a pas eu l’effet escompté et semble même avoir fait faire marche arrière à ta collaboratrice.
Peut-être aurait-iil été plus efficace de lui demander ce qui lui manquait pour arriver à prioriser ses tâches, si elle avait besoin de quelque chose.
ça aurait pu l’aider à réfléchir au problème qu’elle rencontre et à pouvoir trouver elle-même les solutions dont elle a besoin.
Sinon, effectivement le feed-back me semble très nécessaire et t’aidera à être très factuelle dans tes demandes.
Je rebondis aussi sur ton partage sur « nos tâches sont « sans fin ». C’est une caractéristique de notre travail… »
Cette notion de tâche sans fin peut vraiment empêcher la productivité et compliquer l’organisation. Le « sans fin » n’est pas gérable pour notre cerveau. Qu’est-ce qui fait pour toi que les tâches sont sans fin ?

#10

Bonjour,

Je reprends ce sujet car depuis le mois de novembre, j’ai pris un peu de recul par rapport à cette situation, j’ai davantage observé pour revenir sur ce point vers elle.
Merci pour vos dernières réponses.
Lors du dernier 1 à 1, je lui ai dit qu’il y avait un travail à faire sur la priorisation de ses tâches et elle était d’accord (en plus elle disait juste avant qu’elle n’arrivait pas à trouver du temps pour telle ou telle tâche). Nous avons mis en place 1/2 journée par semaine où elle doit se consacrer exclusivement à une tâche bien particulière et ne doit pas se laisser distraire.
Je pense qu’il faut vraiment avancer par petits pas, et grâce aux 1 à 1, elle pourra me faire part de ses éventuelles difficultés. Je pense également lui proposer un objectif autour de la priorisation des tâches lors de l’entretien annuel qui aura lieu le mois prochain.

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#11

Votre collaboratrice semble manquer d’autonomie. Le réflexe naturel est donc de se substituer à elle et de lui proposer toute une batterie de solutions… qu’elle a de la difficulté à mettre en place.

Si on prend un modèle simple d’autonomie basé sur la compétence et la motivation, le réflexe ci-dessus correspond à une hypothèse de manque de compétence: elle ne sait pas comment faire, je le lui indique. Le problème est que si cette solution a l’avantage d’être potentiellement efficace à court terme, elle ne l’est pas à long terme puisque l’on sait (Porter) que l’attitude d’aide est porteuse de dépendance sur une longue période. Comme le dit @Adelie, la meilleure attitude si l’hypothèse du manque de compétence se vérifie est de demander ce que ta collaboratrice peut faire par elle-même pour améliorer la situation - ton job devenant donc de la coacher plutôt que de la conseiller.

L’autre hypothèse consiste à nous poser la question de la motivation de la collaboratrice à changer: les difficultés de priorisation peuvent être le résultat d’habitudes de travail conditionnées par des croyances sur leur propre efficacité. Par exemple: « le boulot doit être bien fait » (croyance irrationnelle: ce n’est pas vrai tout le temps et cela lui crée des difficultés) => action: « je fais tous dans les mondes détails ». Ainsi, elle dit vouloir changer alors qu’en fait elle est « programmée » pour ne pas le faire: son besoin de faire jusqu’au bout est plus fort que son besoin de changer parce que le besoin de changer est externe: c’est le manager qui apporte la nécessité du changement.

Or on sait depuis quelques années (Deci & Ryan) que la motivation doit être intériorisée pour pouvoir être efficace. Il s’agit donc de faire prendre conscience de la nécessité de changer (pourquoi changer) plutôt que de commander le changement (comment changer).

La bonne nouvelle est que le feedback ODM remplit très bien cette fonction si la question de l’impact (deuxième étape) est laissée à la collaboratrice: « Quand tu es en retard dans cette tâche, quelles sont les conséquences pour moi? Pour l’équipe? pour toi? ». A nouveau, vous allez adopter une attitude de coaching pour l’aide à se débloquer, à adoucir sa croyance sur son efficacité.

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#12

Je vous remercie pour cette réponse pleine de bon sens qui me donne à réfléchir.
Effectivement, je me demandais si je n’avais pas fait une erreur en lui demandant de se consacrer à une tâche sur une demi-journée car ça ne vient pas d’elle et j’ai déjà pu observer qu’elle avait du mal !
Je suis un peu désemparée car elle a deux tâches principales sur lesquelles elle doit travailler mais elle ne s’y met que rarement et quand elle les fait, cela lui prend très longtemps et elle avance peu. Je vais réfléchir à comment m’y prendre mais vous me donnez de bonnes pistes.

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#13

A votre disposition!

#14

Avec plaisir ! Donne-nous des nouvelles :wink:

#15

Cela ressemble à de la procrastination, du style je fais les tâches que j’aime bien faire et j’en oublie les priorités que je range au second rang… ! Notre cerveau est programmé pour refouler ce qu’on n’aime pas faire. Pour cela il faut ancrer des habitudes pour forcer l’action, des rituels du type rendre compte chaque semaine en réunion d’équipe une action a minima qui fait le lien avec les objectifs donc les priorités peut être un déclencheur.

#16

Bonjour je suis managé dominante (et jai des managés stables aussi) et mon n+1 manager stable
A vous lire j’ai vu tout de suite que vous étiez stable et votre dernière phrase « peur » m’interpelle ou aussi « elle n’est pas revenue vers vous suite à votre proposition de prioriser avec elle ». Jai envie de dire normal un manager un moment donné doit décider pour régler le travail qui s’accumule au risque de perdre en légitimité et crédibilité car cela sera perçu comme pas important vu que vous laissez le travail accumulait. Vous ne vouliez pas la brusquer et aller doucement mais au final vous aggraver le pb car vous y mettiez de laffect

Je suis étonné etes vous sur qu elle soit dominante et pas plus influente en majorité ? Car un dominant sait s’organiser prioriser agir et décider
Jai eu aussi avant cela un manager influent (et dautres collaborateurs influents) et lui était dispersé commencé des choses mais ne les finissaient pas parlait beaucoup coupait la parole voulait toujours passer les détails pour avoir l’impression que ça avance , tres relationnel, passait beaucoup de temps sur des tâches et dautres non alors que cetait important

Alors au final bon comme mon manager actuel mon ancien manager a aussi démissionné

Sinon pour que les sujets que je voulais qui avancent soit avec un n +1 ou un n-1 je briefe Q/R je cale un point à mi parcours pour connaitre l’avancement et un autre pour la restitution ou une tache outlook
Par exemple
Ou si je veux qu un sujet soit fait je cale une session de travail où en session la personne le fait en partie ou totalement
J’ai pas trouvé dautres façons
Et si ça marche pas un moment donné ces personnes sortent de mon équipe car ils n’avancent sur rien et cela a des impacts sur les autres qui sont en retard ou doivent éponger

#17

C’est ce genre de phrase qui me fait penser que le DISC est une mauvaise bonne idée: nous passons plus de temps à essayer de deviner quel est le profil d’une personne plutôt que d’entrer en relation avec elle!

Le profil d’une personne importe peu; c’est la qualité de la relation avec elle, et donc notre communication avec elle, qui compte.

#18

Je ne suis pas d’accord du tout, @vinnie2k, le DISC, bien mené permet au contraire de gagner du temps pour entrer en relation de la bonne manière. Le DISC augmente la qualité de la relation.

D’ailleurs, ce n’est pas tout à fait juste : le DISC est un modèle. Mais les formactions que je propose autour de ce modèle sont totalement axées sur le passage à l’action. D’ailleurs, il est prévu des « essais » à faire pour confirmer que l’on a fait la bonne analyse de profil.

Le gros avantage du modèle DISC c’est justement sa simplicité qui évite que l’on passe des heures à analyser dans le détail.

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#19

Je m’attendais à votre réponse :slight_smile:

Je réagissais spécifiquement au fait qu’Ado semblait passer plus de temps à deviner le profil qu’à résoudre le problème, donc à utiliser le DISC d’une manière non-adaptée selon vous: " Le gros avantage du modèle DISC c’est justement sa simplicité qui évite que l’on passe des heures à analyser dans le détail".

Le DISC fournit une première approche de la relation, comme une première indication des tendances comportementales de la personne, ni plus ni moins.

#20

Vous ne me connaissez pas @vinnie2k alors vos raccourcis « passer plus de temps » gardez les pour vous

Dites plutôt que ma réponse vous dérange et que vous n’avez pas su avoir la même approche
Ne vous embêtez pas des comme vous jen côtoie tous les jours au boulot
:rofl::joy::rofl::joy: