La journée idéale

Une trame toute simple pour augmenter votre productivité.

7 J'aimes

Bonjour Cédric,
Merci pour ce descriptif très intéressant d’une journée idéale d’un manager ! Je m’y retrouve… J’avoue que le créneau final et le bornage me font défaut : je mesure bien l’importance de ceux-ci, pour autant…
Bonne journée et prends soin de toi !
Bien à toi,
Rémi

1 J'aime

J’adhère complètement à ce principe de planifier les objectifs dans des RDV avec soi-même, de prévoir les routines pour planifier et traiter les mails, de conserver du temps pour l’imprévu ou l’en cours ainsi que des pauses.
Personnellement j’essaie de faire en sorte qu’au moins 25% de ma journée soit vide.
Mais je rencontre néanmoins 2 phénomènes qui mettent à mal cette organisation :
-La surcharge de travail où comme le disait Chirac « les emmerdes ça volent en escadrilles ». Il est très difficile d’accepter de décaler des objectifs planifier et ils m’arrivent souvent de supprimer les pauses et de finir le soir chez moi. Au final, une grande fatigue et une perte de motivation au bout de quelques temps.
-Les interruptions dans une configuration open space. Il est difficile de mettre en place des règles de disponnibilités. Comment les afficher? Et puis si chacun a ses règles dans l’open space cela devient ingérable. Du coup je respecte le fait que si quelqu’un fait l’effort de venir me voir, je lui doit au moins une réponse. Si cela prend par contre la forme d’une discussion, il faudrait lui dire que je passerai plus tard mais j’ai du mal à avoir ce réflexe et je me retrouve à être interrompu pendant plusieurs minutes, avec la difficulté ensuite de reprendre ma tâche. La meilleure solution « technique » est de réserver une salle de réunion pour travailler isolé. Mais je ne suis pas dans le cadre de mon bureau (2ème écran, confort, disponibilité des dossiers).

Pourtant la meilleure réponse est d’avoir un créneau en fin de journée pour y regrouper toutes les interruptions. Comme le concept du « parking » en réunion.

Exemple : le créneau de 16:00-18:00 est toujours libre dans la planification. Toutes les tâches non prévues et les interrupteurs y sont accumulés et seront traités entre 16:00 et 18:00. Ce qui n’a pu être traité peut faire partie des tâches importantes du lendemain.

2 J'aimes

Bien vu le rappel du créneau libre de fin de journée… à chaque fois je me fais avoir !
En tout cas merci pour la piqûre de rappel avec cette vidéo, je procrastinais ma planification avancée et ça m’empêchait de passer à l’étape supérieure du SOR… c’est chose faite, en ces temps de télétravail ET école à la maison il était temps !!

1 J'aime

Super !

En effet, deux choses primordiales :

  1. Le créneau parking en fin de journée pour expédier les « urgences » pas traitées.
  2. Borner votre journée avec une FIN ! Idéalement un rdv extérieur privé : sport, courses, apéro, copains, etc
1 J'aime

Donc avant ce parking vous refusez les interruptions (sauf urgence absolue bien sûr)? Ou vous acceptez les sollicitations courtes, inévtiables en open space dans mon cas?

Autant que possible oui. En usant de votre bon sens. Vous pouvez mettre un parking aussi le matin etc.

Le mer. 25 mars 2020 à 20:14, Arnaud Lambert via Outils du Manager cedric@outilsdumanager.com a écrit :

Super bien expliqué et très efficace !

1 J'aime

J’avoue que les journées dont je suis le plus satisfait sont celles pour lesquelles je me suis définis des objectifs clairs et précis et que ces objectifs ont été atteints.
C’est pour cette raison que j’essaie de ne pas démarrer une journée sans m’être défini des objectifs.

Il est aisé de se laisser prendre par le rythme des mails, appels téléphoniques et rencontres. Ces journées auront peut-être été bien remplies mais auront elles été satisfaisantes?

2 J'aimes

Non et pour moi elles sont les plus fatigantes !
Emporté par le mouvement tu te débat toute la journée pour rester à flot et au final, c’est épuisant.

2 J'aimes

Merci @CedricODM. pour moi, il est plus simple de faire la 1ère « routine » la veille au soir, qui inclut les 3 travaux souhaités pour la journée du lendemain et les RDV déjà fixés. Le matin du jour J ça me permets d’être plus efficace dans ma planification de la journée. J’ai l’impression que mon cerveau est mieux préparé que si je dois réfléchir le matin même à mes priorités, je me sens opérationnelle plus vite et plus sereine aussi (il ne reste que le « quand » et pas le « quoi »)

1 J'aime

J’aime vraiment bien les idées, je vais essayer de m’y mettre. Mais j’ai tendance a travailler « dans le flow ». Une fois que j’ai commencé, je ne vois pas le temps passer et pourtant, je suis (ou je me sens ?) efficace. Je ne suis que très rarement arrivé à me fixer un horaire qui tienne la route. Est-ce qu’il y a d’autres que moi qui ont (eu) ce problème ?

Si tu observes ce que tu accompli réellement dans ta semaine tu pourras sans doute repérer des blocs de temps au cours desquels tu es dans cet état de flow.

Pour permettre les conditions de Flow j’ai mis en place les organisations suivantes au fur et à mesure des mahagers et leurs équipes.
Comptabilité
Contrôle de gestion
Moyens généraux
1/ instituer des jours de télétravail (1 ou 2 sur 5)avec des objectifs. Lors de ces moments le membre de l’équipe est exclu des appels de groupe, des emails de groupe et on limite les appels directs.cela s’applique à :

2/ imposer un répondeur sur la ligne de service sur des plages de 1H30 avec une prise en charge des rappels après 15’ de pose.

3/ je milite pour une coupure du serveur d’email sur la même plage horaire. Mais c’est techniquement plus compliqué.

4/ dans les bureaux type open space, instituer un guichet pour limiter les passages et transits qui perturbent tout le bureau.

J’ai encore des résistances mais cela progresse au fur et à mesure des constats de confort et d’efficacité.

Le plus difficile est de faire accepter aux « pompiers » (commerciaux, expédition) ces décalages de retour : qui leur impose de s’organiser :roll_eyes:

1 J'aime

J’avoue que le télétravail fait du bien à ce niveau… Et je rêve de pouvoir dire à GMail « ne me préviens pas des mails dans les 90 prochaines minutes »… parce que ça perturbe quand on doit travailler sur un mail à envoyer ou à partir de mails reçus et qu’on voit ce petit (1) en gras qui apparait :slight_smile:

1 J'aime

Bonjour,

Vidéo à mettre en bookmark, quand on se laisse déborder en période de rush afin de revenir aux fondamentaux !

Mercci Cedric.

@fschouben,
Je suis comme toi, je suis souvent dans le flow et je perds la notion du temps dans ces moments la. Mais ca me va car :

  • j’ai remarqué que cela m’arrive souvent entre 11h et 13h, le créneau ou je suis la plus productive => c’est le créneau que je vai me réserver en “batch” pour les taches de fond
  • j’adore ce sentiment de flow, cela m’apporte réellement de la satisfaction personnelle. J’ai remarqué que cela augmente mon énergie, donc je m’authorise a avoir un moment de ce type par jour. Et j’évite de me mettre une journee non stop de reunions pour preserver ce temps de travail personnel en “flow”
2 J'aimes

@fschoubben Je partage cette sensation de satisfaction personnelle et d’énergie gagnée lors de phase de Flow. Je me sens utile, productive, j’ai cette sensation d’efficacité… Quand j’atteins cette sensation ma journée est totalement réussie (et plus à l’écoute ensuite, plus disponible)