Organiser le suivi de tâches des équipes

Bonjour à tous

Dans la discussion sur les meilleurs outils d’organisation nous avons évoqué différents outils pour suivre les taches de nos équipes, Trello, Planner, Monday, Redmine, …

Mes questions sont les suivantes :

  • Quelle méthodes avez mis en place pour suivre ces ToDo list?
  • Est-ce que vous faite une revue d’équipe par exemple hebdomadaire ?
  • Est-ce que chaque membre gère ces taches et vous faites juste un suivi d’avancement via un board ?
  • Est-ce que les taches sont ajoutées par tous les membres de l’équipe au fur et à mesure de la semaine ?

AU plaisir d’échanger sur ce sujet
Olivier

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J’utilise Excel pour les petits projets, Microsoft Planner pour les moyens et Redmine ou Jira pour les gros.
La liste est mise à jour en revues (mensuelles, hebdo). On ajoute pas d’élément en dehors car ce n’est pas un outil de gestion des tâches personnel mais de coordination d’équipe. On ne va mpas y mettre un rappel pour que quelqu’un rappel le client sur tel sujet et réponde à un mail
C’est plus macro.
Chacun est responsable de ses tâches mais le responsable de lot ou le chef de projets valide la cloture.

Pour ma part je mets en place une remontée d’indicateur.
Chaque personne de l’équipe fait spontanément son bilan hebdomadaire en fournissant ses indicateurs.

Selon le métier les indicateurs varient évidement.

Par exemple pour une équipe de chef de chantier:

  • ressentis
  • pb rencontrés (décisions prises, questions au besoin)
  • retour sur ch dossier en gestion avec 4 indicateurs
    • satisfaction client à noter de 1 à 10
    • technique
    • financier
    • planning chantier

De telles remontées peuvent bien sûr être réalisées grâce à des logiciels de suivi selon la taille de l’entreprise.
Accompagner l’équipe à créer de façon autonome les remontée est un très grand gain de temps.

La répartition des tâches se décide en réunion d’équipe pour inclure une vision globale, gestion des urgences et une gestion des priorités inter-projet. La planification est faite en amont sur excel ou logiciel approprié.

On utilise clickup, parfaitement personalisable

Bonjour à tous,

J’avoue ne pas avoir encore trouvé la formule magique. J’ai dans mon équipe des profils « projet » qui interviennent sur des sujets BUILD et d’autres plutôt « suivi clientèle » qui interviennent cette fois sur des sujets RUN. Pour la partie projet on utilise EasyRedmine et on fait une revue de projet par semaine. Pour le suivi des actions RUN je n’ai pas encore trouvé le bon outil. Je suis à l’écoute d’idées.

Peux-tu nous décrire en quelques mots clickup et se qu’il vous apporte STP ?

Salut Christophe,

On a fais un wébinaire ou on en parle, avec d’autres outils collboratifs.

Elle est consultable ici https://www.youtube.com/watch?v=mp6QqAFtm1I

Bonne journée

@Christophe76 quels sont les caractéristiques de ces projets RUN et les besoins des équipes sur ces projets?

@Adelie en fait l’activité de l’entreprise est la réalisation de prestation autour de la gestion de documents. Il ne s’agit donc pas de projets RUN mais de suivi de prestation. L’activité de ces collaborateurs est de :

  • la relation client : contact privilégié entre le client et l’entreprise
  • le pilotage de la prestation et le suivi du support
  • le foisonnement commercial
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Bonjour,

Quelqu’un connait-il WIMI, plateforme d’outils de travail collaboratif , apparemment plutôt bien réputée ?

Mais je n’ai pour l’instant aucun retour d’expérience… Si quelqu’un a, ça m’intéresse.

Bonjour,

Pour le suivis de mon équipe j’ai simplement mis un tableur excel partagé qui reprend les thèmes principaux : Equipe - Matériel - Indicateurs cibles (individualisé) - Résultats vs obj - Divers

Certains thèmes sont volontairement ouverts (même fourre tout) de manière à ce qu’un sujet non classable soit abordé (pour savoir ou le classer … ou pas!)

Je n’ai pas trouvé d’outils en ligne permettant ce suivis partagé et qui ne soit pas perçu comme « un outils de plus »

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Bonjour @Christophe76 ce que tu décris me semble être adapté à un outil de CRM. En avez-vous déjà?

Bonjour @Adelie, oui en partie. Nous avons un CRM (Salesforce) mais il n’est pas facile d’y ajouter des tâches hors-client (comme travailler sur un processus ou de la formation etc) et moi en tant que mgr je n’ai pas de vu d’ensemble.

Ok @Christophe76 je comprends, s’il s’agit de projets collaboratifs hors clients TRELLO ne serait-il pas une bonne option (simple et facile à mettre en oeuvre?)

Pour ma part j’utilise asana, qui est très facile à utiliser, même pour les profils un peu réticents aux outils digitaux. Et ça marche plutôt bien.

Bonjour
J utilise aussi asana qui fonctionne tres bien mais parallelement je gere les projets avec gantt project car asana planner ne me convient pas. En cette période de confinement je fais un point équipe une fois par semaine d une heure au cours duquel chacun expose son avancée et ses difficultés.

Bonjour,

Même si je part du principe que ce n’est pas l’outil qui doit guider notre façon de travailler mais l’inverse. Je dois reconnaître qu’un outil bien construit avec une bonne méthodologie de conduite facilite vraiment le quotidien.

J’ai cherché longtemps l’outil idéal pour la gestion des tâches des membres de mon équipe comme des miennes

Et je crois l’avoir trouvé.

ToDo list interactive et collaborative associée à un gestionnaire de check-list le tout intégrer dans une interphase gère les réunions (ordre du jour/ PV).

C’est un peu compliquer à expliquer… le plus simple serait de regarder la démo sur leur site.
Je vous communique volontiers le nom de cet outil en message privé pour respecter la charte d’utilisation du forum.

Cordialement.

Bonjour,
Il est intéressant de s’appuyer sur le management visuel. Les tableaux de bord électroniques ou à base de post-it permettent de partager l’avancée des tâches. Les méthodes agiles de type Scrum/Scrumban apportent également un support intéressant pour le suivi des tâches.
Cordialement

Bonjour Vincent, je vous rejoins ce n’est pas l’outil qui fait le manager. Je veux le lien. Merci

Bonjour Christophe,

Voici le lien vers la présentation de la suite d’application WEDO.
Dont je ne saurais me passé aujourd’hui pour gère les tâches et leur suivi mais également les ordres du jours / PV de réunion.

Je précise que je n’entretiens aucun liens de commerce avec les développeurs de l’application.

Meilleures salutations