Bonjour et merci pour ton message (heureuse de te lire après avoir écouté ton échange avec Cédric !).
Je te réponds en MP.
Concernant le point sur la création de la relation de confiance et augmenter mon coaching managérial :
Je réfléchis à mettre en place un système de relais et je crois qu’avec les différents retours obtenus grâce aux participants du forum et à ODM je vais m’orienter vers une organisation en deux étapes :
un premier trimestre où je me saigne et j’organise de 1to1 toutes les semaines et pendant lequel je commence à dessiner les délégations de relais et augmente les feedbacks
un second trimestre avec objectif de désigner des relais et les mettre en place pour ne faire des 1to1 hebdomadaires qu’avec eux
En parallèle continuer à organiser des 1to1 mensuels avec l’ensemble de l’équipe mais je dois construire la forme
Quel que soit le niveau de la personne, il faut partir du principe que sans 1 à 1 il sera difficile de la motiver, de la garder et de la faire progresser.
Donc, toute personne dans une organisation doit avoir des 1 à 1.
Au delà de 8 collaborateurs, un manager sature. Il ne parvient pas à faire ses 1 à 1 correctement.
Donc, pour que cela fonctionne, l’entreprise doit être organisée en cellules de 9 personnes maximum.
Tant qu’elle n’a pas franchi ce cap, elle aura du mal à se développer.
Tu vois la puissance de cet outil : il révèle aussi les failles de ton organisation. Il te donne l’occasion de relancer le développement de ton entreprise.
Organise-la en cellules de 9 maximum (c’est ce que je conseille dans MPO, et tu pourras établir une vision, des objectifs et une routine d’exécution).
Je passe apporter mon témoignage (dont j’ai déjà parlé sur un autre fil de discussion) car je me trouve être exactement dans la même situation que toi . Le sujet m’intéresse donc beaucoup.
J’encadre actuellement 24 personnes (20 techniciens et 4 cadres) qui sont mes collaborateurs directs. Comme rappelé par @CedricODM et @BarbuBavard, c’est bien sûr beaucoup trop pour faire des 1 à 1 comme il faut.
J’ai pris mon poste de manager récemment et j’ai eu à cœur de structurer mon système de management dès le début pour partir du bon pied. Comme tu peux t’en douter, c’est en écoutant les podcasts et les formactions que j’ai pu me lancer.
J’ai donc rapidement mis en place les 1 à 1, d’abord avec mes 4 cadres pour me « faire la main ». Au bout d’un mois, et voyant que ça se passait bien avec mes cadres, j’ai voulu étendre la démarche avec mon équipe. Le hic : le nombre.
Comme toi, j’ai pris le parti de fonctionner en 2 temps :
Organiser des points mensuels avec chacun de mes collaborateurs à la façon d’un 1 à 1. Ce n’est certes pas un vrai 1 à 1 (dans le sens où je n’en obtiendrai pas les mêmes bénéfices) mais à part la fréquence, la méthode est la même. Calcul fait ça me prend jusqu’à 2h30 supplémentaires dans ma semaine (en plus de mes « vrais » 1 à 1 qui me prennent donc 2h).
=> Les retours que j’ai de mes agents sont pour l’instant très positifs, ils sont globalement très contents qu’on leur accorde (enfin!) du temps à chacun d’entre eux équitablement. Même si ce n’est qu’une fois par mois.
Mettre en place des relais dans mon équipe. Quand j’ai exposé ma situation sur un autre fil, @CedricODM et beaucoup d’autres m’ont conseillé de précéder comme cela. Ça fait quelques semaines que j’y réfléchis activement et j’espère bientôt me lancer. Mon équipe est déjà structurée pour (il existe des pôles) et les 4 nouveaux 1 à 1 nécessiteront 2h supplémentaires dans ma semaine. C’est un investissement que je pense rentable en regard des bénéfices escomptés.
J’en ai discuté avec mon boss et même s’il trouve l’idée intéressante, il m’invite à être excessivement prudente sur ma com : ne pas présenter ces relais comme du management (les relais seront des techniciens), faire attention aux velléités d’augmentations qui pourraient en découler, gestion des éventuelles « jalousies » envers le nouveau relai…
J’en suis à cette étape actuellement, les relais sont identifiés mais je bloque un peu sur les aspects com de la chose… Je profitais donc du sujet pour avoir quelques conseils sur la façon de gérer la nomination des relais. Même si j’aimerais mettre cela en place rapidement, je ne souhaite pas me précipiter et faire en sorte de « faire bien du premier coup », je voudrais avant tout mettre en place une organisation robuste (mais anti-fragile ) sur laquelle je pourrai vraiment m’appuyer.
J’ai la même difficulté avec une équipe importante à gérer.
Je reste perplexe sur la mise en place de relais mais le pendant de ne pas avoir de relais est forcément un rythme moins soutenu sur les 1à1.
Je reste attentif à vos retours sur ce sujet.
[Repost ici – à sa demande – d’un échange en M.P. avec @Candice37]
Hello Candice,
Personne ne peut décider à ta place ce qu’il faut faire, d’une part car on manque de contexte et d’autre part - surtout- parce que c’est toi qui vivra avec les conséquences.
Ceci dit :
Je crois que ça serait trop d’effort et pas assez d’efficacité de mettre en place des 1à1 pour 24 personnes. Il va te falloir du temps pour construire une relation de confiance autour des 1à1 puis tu vas devoir la dénouer pour la transmettre à d’autres. Vu le nombre de personnes, si j’étais à ta place, je commencerai directement par identifier les personnes que tu souhaites mobiliser comme relais (il t’en faut sans doute 4 à 6, pour qu’ils n’aient pas eux-même trop de 1à1), les « recruter » un par un de manière confidentielle (« je vais mettre en place des relais pour coordonner et suivre les juristes en 1à1. J’aimerai m’appuyer sur toi. Est-ce que tu serais Ok ? » et en leur expliquant le rôle - tu as sans doute intérêt à faire une fiche récap avant). Ensuite tu mets en place les 1à1 avec ceux que tu as choisis, pendant plusieurs semaines. Puis tu travailles avec eux sur la manière de l’annoncer aux autres. Ou tu l’annonces dès le départ pour plus tard (« cette année je vais mettre en place des relais. J’ai choisi Pierre, Marie, Jeanne et Paul. Je vais travailler avec eux et je vous en dirai plus à la fin du mois »). Bref, stratégie à affiner. Je te suggère de relancer la discussion dans le forum pour profiter de l’intelligence du groupe
Bonjour Jessica et merci pour ton message.
Tous mes voeux pour 2021.
Nous sommes sur la même situation même si nos équipes se composent différemment.
Je pars sur la mise en place de relais.
J’ai pris le temps de les identifier et je vais construire une fiche d’info en étant effectivement vigilante pour circonscrire le rôle de relais à une collaboration individuelle = délégation sans pouvoir managérial sur leurs collègues.
Il y a le post que nous conseille @BarbuBavard (merci !) qui nous sera utile.
Peut-on se tenir au courant de nos avancées ?
Au plaisir de te lire.
Candice
Bonjour Candice, très bonne année 2021 également! Je suis également en train de me lancer dans la nomination des relais, grâce aux idées et conseils formulés ici et dans l’autre fil mis en lien par @BarbuBavard.
Avec plaisir! On se tient au courant de nos avancées respectives sur le forum (au cas où ça intéresserait d’autres personnes )
Bonjour Jessica, j’ai pris du temps (pendant mes congés ) pour identifier 5 relais de communication. J’ai préparé une fiche relais comme support. Je leur ai individuellement proposé cette mission et ils ont tous accepté ! J’avais bien bossé ma communication. Ils vont donc avoir 4 juristes chacun en 1à1 direct. Je ferais les 1à1 directement avec ces 5 relais ainsi qu’un 6ème collaborateur qui n’a pas tout à fait les mêmes missions.
Reste à présenter cette nouvelle organisation. Je vais reprendre la même communication sans avoir à justifier en détail pourquoi j’ai choisi ces relais. En revanche, je compte être clair sur la délimitation et les enjeux de cette mission de relais.
A voir comment l’équipe réagit ! Il suivra ensuite la programmation des 1à1
Bonne journée
Bonjour Candice, les 1 à 1 assurés par les relais que tu as mis en place sont-ils différents de ceux faits dans le cadre d’un lien managérial et si oui en quoi?
Bonjour Adélie, les 1à1 effectués par les Relais sont différents d’un 1à1 direct avec moi. N’étant pas manager, les Relais n’ont pas vocation à faire des feedbacks ou du coaching managérial.
Néanmoins, sur le reste du 1à1 (écoute, clarification des points et échanges pour l’avenir) les 1à1 ont le même objectif peu importe si c’est le Relais ou moi qui les fait.
Après relecture de tous vos échanges, je me décide à vous rejoindre. Je suis dans une situation similaire, même si des réorganisations successives ont fait que mon équipe a été réduite de 18 à 12 personnes.
Voilà comment je fonctionne:
j’ai 3 relais dans l’équipe qui ont en charge un périmètre technique dédié et les personnes qui travaillent sur ces sujets. Ce sont les chefs de projet; ils n’ont pas de rôle de manager.
ces relais font des 1a1 avec les personnes de leur pôle. Ces 1a1 sont orientés échanges techniques, clarification et priorisation des taches, identification des besoins de support,…
Je fais des 1a1 avec ces 3 relais + un expert toutes les semaines
Je continue à faire des 1a1 avec toutes les personnes de l’equipe tous les 15 jours pour la partie managériale (feed-back, développement,…)
Je ne vois pas comment je peux me passer de faire ces 1a1 avec chaque membre de l’équipe et être capable de leur faire du feed-back et de jouer mon rôle de manager.
Ce mode de fonctionnement n’est pas totalement en ligne avec les recommandations de la formaction delegation express…
Bonjour à toutes et à tous
Je suis cadre de bloc opératoire
J’ai 70 soignants « experts » sous ma responsabilité
Comment faire les 1a1 ?
En termes de temps cela n’est mathématiquement pas jouable.
En termes de management faire 8 sous groupes de 9 personnes pour avoir 8 « soignants relais » est compliqué car comment choisir les uns par rapport aux autres ?
Vis a vis de ma hiérarchie comment justifier le temps que les « soignants relais » doivent consacrer à leur propre 1 à 1.
En termes de temps comment en trouver hors production de soins pour les soignants relais ?
Merci d’avance pour votre aide
Charles
Je pense qu’il est nécessaire de rappeler que les 1 à 1 ne sont pas le seul moyen de manager et qu’il est possible de faire des feed-back en dehors des 1 à 1.
En tant que directeur d’usine, je pratique les 1 à 1 avec les cadres et je réalise généralement mes feed-back lors de ces derniers.
Cependant, quand j’étais responsable de production, je ne réalise pas de 1 à 1 avec la trentaine d’opérateurs sous ma responsabilité, et je réalisais des feed-back, au quotidien, souvent in situ.
Juste, je prenais de les faire sans témoins.
Bonsoir Cedric
J’ai l’impression de ne plus comprendre votre méthode de management.
J’ai compris que le 1A1est le 1er étage de la fusée. Donc pour manager mes 80 collaborateurs je vais faire 9 groupes de 9 soignants. Je verrais en 1A1 9 soignants relais qui eux-mêmes verrons 9 soignants de leur groupes . Je consacrerais donc 9×30 =270 mn soit 4,5 heures par semaines aux 1A1. Et maintenant vous dites que l’on peut faire des feedback sans faire de 1A1 lorsque l’on a une grande équipe. Pouvez-vous m’expliquer pourquoi.
Merci d’avance pour votre réponse
Charles
Le 1 à 1 et le feed-back sont deux outils différents.
Le 1 à 1 est un rituel visant à développer et à renforcer ta relation avec tes collaborateurs.
Il sera ensuite la pierre angulaire de tout ton système de management.
Le feed-back est un modèle de communication en 4 étape qui te permet d’influencer le comportement de tes collaborateurs pour l’orienter vers la performance que tu veux obtenir
Tu peux faire le feed-back lors du 1 à 1 ou à tout moment de ta journée.
Pour prendre un exemple concret : vas tu attendre le 1 à 1 si tu vois un de tes collaborateurs avoir un geste inapproprié avec un patient ? Non, tu vas le trouver juste après avoir vu le problème et tu vas lui poser la question « puis-je te faire un feed-back ? », etc.
En revanche, je déconseille de commencer à faire des feed-back si tu n’as pas auparavant développé la confiance par les 1 à 1.
Il est important que tu fasses bien la différence.
Il y a deux autres outils fondamentaux : la délégation et le coaching.
Les 4 outils se mettent en place un par un dans le temps.
Bonsoir Cedric. Comment trouver la bonne formule pour structurer une équipe de 80 soignants et faire des 1 à 1 ?
Je n’arrive pas a trouver la bonne équation.
Merci d’avance pour vos pistes
Charles
Avez vous écouté les podcasts sur le sujet, lu mes mails privés ?
Éventuellement, avez vous participé à la formaction 1 à 1 express ?
Avez vous lu sur le forum et dans ce poste en particulier les solutions trouvées par d’autres managers ?
Je pense que c’est par là que vous devriez commencer.
Ensuite, vous pourrez partager avec nous ce qui bloque en particulier car vos questions sont trop générales.
. Le sujet m’intéresse donc beaucoup.
) sur laquelle je pourrai vraiment m’appuyer.
) pour identifier 5 relais de communication. J’ai préparé une fiche relais comme support. Je leur ai individuellement proposé cette mission et ils ont tous accepté ! J’avais bien bossé ma communication. Ils vont donc avoir 4 juristes chacun en 1à1 direct. Je ferais les 1à1 directement avec ces 5 relais ainsi qu’un 6ème collaborateur qui n’a pas tout à fait les mêmes missions.