Programmer des 1à1 pour une grande équipe

Bonjour,
Un de mes premiers objectifs est de programmer des 1à1 mais mon équipe se compose de 24 collaborateurs … Tous cadre et ils me sont tous rattachés directement.
Est-ce vraiment applicable de programmer toutes les semaines un 1à1 de 30 min ? Je vous laisse calculer le temps que cela me prendrait sur une semaine :roll_eyes:
En même temps, j’ai bien compris que c’est du temps que je dois certainement donner à certains dans mon équipe et cela devient inéquitable pour les autres.
Qu’en pensez-vous ?

Bonsoir,

Je pars du postulat que si tu as 24 personnes rattachés directement à toi, bien que cadres, ce sont des exécutants avec une faible marge de main d’œuvre, experts dans leur domaine mais devant suivre des procédures bien établies.

Si je transpose ta situation dans le contexte de mon entreprise industrielle, tu es la responsable de production et ton équipe correspond à mes opérateurs de production.

Pour ma part, je ne demande pas à ma responsable de production de faire des 1 à 1 avec son équipe, car les opérateurs de production sont des exécutants avec une faible marge d’autonomie. Toutefois, cela ne l’empêche pas de leur faire des feed-back ; au quotidien.

Le but des 1 à 1 est de créer un climat de confiance, d’augmenter la motivation, de faire les feed-back et coacher. Comment peux-tu créer un lien de confiance, sans recevoir tout le monde ?
Que penses-tu de créer un créneau horaire sur un agenda partagé dans lequel tes collaborateurs peuvent solliciter un rendez-vous avec toi ? Ceux qui en ressentent le besoin pourront prendre rendez-vous. Tu peux aussi suggérer untel de s’inscrire si tu en ressens le besoin de ton côté.

C’est une idée comme une autre.
Bonne soirée.

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Hello @Candice37
Bienvenue !
Ton sujet ressemble beaucoup à celui que nous a présenté @arvee voici quelques jours. Tu y verras nos échanges collectifs. Peut-être y trouveras-tu quelques idées :slight_smile:
À te lire,
Martin

Bonjour Alain,
Merci pour ta réponse.
Ils sont cadres avec les responsabilités et l’autonomie qui suivent malgré des process collectifs nécessaires pour que cela fonctionne. Néanmoins, globalement, ils ne sont pas dans la recherche de leur manager.
Ton idée est top et j’ai déjà demandé qu’ils me sollicitent en me proposant un point d’échanges avec vision de mon agenda lorsqu’ils souhaitaient ma contribution. Mais très peu le font. Et je me retrouve avec des demandes spontanées et non préparées.
En gros, le problème des experts c’est que tout va bien du moment qu’on leur fiche la paix.
Les feed backs ? ils ne sont pas habitués et malgré la technique d’ODM certains m’ont trouvé trop « cash »…
Je crois important de réussir à les implanter dans une relation manager managé.

C’est là où le 1à1 pourrait me servir pour instaurer le climat de confiance et pouvoir les coacher régulièrement.

Et je coince vu le nombre de collaborateurs …
Belle journée
Candice

Hello Martin et merci !
Je ne vois pas les échanges sur un sujet présenté par @arvee (j’ai été sur son profil etc…).
Peux-tu me dire de quelle conversation tu parles ?
Merci d’avance
A bientôt
Candice

Hello @Candice37,

Tu peux pointer sur
https://forum.outilsdumanager.com/t/mon-equipe-est-en-deplacement-chez-les-clients/2197

À+,
Martin

Bonjour Candice,

Vu de ma fenêtre, 24 collaborateurs directs c’est beaucoup. Je dirai même beaucoup trop. Trop pour avoir en tête les objectifs, les missions, les facteurs de motivation et les circonstances qu’ils traversent, et qui sont différents pour chacun. Donc trop pour les manager réellement. Trop pour faire autre chose que les traiter généralement comme un groupe et ne descendre au niveau individuel que lorsqu’il y a des tensions.

Or personne n’aime particulièrement se fondre dans la masse. C’est souvent la norme dans les sociétés de service (je ne sais pas si c’est ton cas) mais ça a deux conséquences : soit les gens s’attachent plus à leur client qu’à leur employeur et partent à la première occasion, soit ils « font des histoires » pour qu’on s’occupe d’eux (et le plus souvent sans même être conscient qu’ils ont ce mécanisme) : ils demandent à changer de mission très régulièrement, ils se plaignent, réclament une augmentation … etc. Et du coup le manager passe son temps à courir d’un problème à l’autre, accordant son temps et son attention à ceux qui « font des histoires » et entretenant le système … Je connais bien je suis passé par là, à la fois comme consultant puis comme manager de consultants :wink:

Dans ton cas, leur réaction au feedback ne me surprend pas car, pour moi, le feedback n’est bien compris et accepté, quelle que soit sa forme, que lorsqu’il vient s’inscrire dans une relation. Or cette relation interpersonnelle ne peut se construire que (a) en ayant des échanges individuels avec chacun et (2) on y consacrant du temps.

Avec 24 personnes tu ne peux objectivement faire ni l’un ni l’autre.

Donc je crois que tu n’as pas trente-six solutions. Il faut que tu crées des relais.

Je n’en sais pas assez sur ton contexte pour être précis mais, si, par exemple, ce sont des consultants ou des techniciens en mission chez les clients, tu peux peut-être les grouper par compétence clé ou par client ou par nature de projet et trouver 3 ou 4 « animateurs de groupe » ou « coordinateurs de pole » (j’essaie de trouver des termes autres que « managers » car j’imagine que tu ne peux peut-être pas créer un échelon hiérarchique) qui les suivront en 1à1.

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Bonjour et merci pour ton message (heureuse de te lire après avoir écouté ton échange avec Cédric !).

Je te réponds en MP.

Concernant le point sur la création de la relation de confiance et augmenter mon coaching managérial :
Je réfléchis à mettre en place un système de relais et je crois qu’avec les différents retours obtenus grâce aux participants du forum et à ODM je vais m’orienter vers une organisation en deux étapes :

  • un premier trimestre où je me saigne et j’organise de 1to1 toutes les semaines et pendant lequel je commence à dessiner les délégations de relais et augmente les feedbacks
  • un second trimestre avec objectif de désigner des relais et les mettre en place pour ne faire des 1to1 hebdomadaires qu’avec eux
    En parallèle continuer à organiser des 1to1 mensuels avec l’ensemble de l’équipe mais je dois construire la forme

Tu est confrontée à l’approche bottom up.

Je t’explique :

  1. Quel que soit le niveau de la personne, il faut partir du principe que sans 1 à 1 il sera difficile de la motiver, de la garder et de la faire progresser.

  2. Donc, toute personne dans une organisation doit avoir des 1 à 1.

  3. Au delà de 8 collaborateurs, un manager sature. Il ne parvient pas à faire ses 1 à 1 correctement.

  4. Donc, pour que cela fonctionne, l’entreprise doit être organisée en cellules de 9 personnes maximum.

  5. Tant qu’elle n’a pas franchi ce cap, elle aura du mal à se développer.

Tu vois la puissance de cet outil : il révèle aussi les failles de ton organisation. Il te donne l’occasion de relancer le développement de ton entreprise.

Organise-la en cellules de 9 maximum (c’est ce que je conseille dans MPO, et tu pourras établir une vision, des objectifs et une routine d’exécution).

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Bonjour @Candice37,

Je passe apporter mon témoignage (dont j’ai déjà parlé sur un autre fil de discussion) car je me trouve être exactement dans la même situation que toi :slightly_smiling_face:. Le sujet m’intéresse donc beaucoup.

J’encadre actuellement 24 personnes (20 techniciens et 4 cadres) qui sont mes collaborateurs directs. Comme rappelé par @CedricODM et @BarbuBavard, c’est bien sûr beaucoup trop pour faire des 1 à 1 comme il faut.

J’ai pris mon poste de manager récemment et j’ai eu à cœur de structurer mon système de management dès le début pour partir du bon pied. Comme tu peux t’en douter, c’est en écoutant les podcasts et les formactions que j’ai pu me lancer.

J’ai donc rapidement mis en place les 1 à 1, d’abord avec mes 4 cadres pour me « faire la main ». Au bout d’un mois, et voyant que ça se passait bien avec mes cadres, j’ai voulu étendre la démarche avec mon équipe. Le hic : le nombre.

Comme toi, j’ai pris le parti de fonctionner en 2 temps :

  1. Organiser des points mensuels avec chacun de mes collaborateurs à la façon d’un 1 à 1. Ce n’est certes pas un vrai 1 à 1 (dans le sens où je n’en obtiendrai pas les mêmes bénéfices) mais à part la fréquence, la méthode est la même. Calcul fait ça me prend jusqu’à 2h30 supplémentaires dans ma semaine (en plus de mes « vrais » 1 à 1 qui me prennent donc 2h).
    => Les retours que j’ai de mes agents sont pour l’instant très positifs, ils sont globalement très contents qu’on leur accorde (enfin!) du temps à chacun d’entre eux équitablement. Même si ce n’est qu’une fois par mois.

  2. Mettre en place des relais dans mon équipe. Quand j’ai exposé ma situation sur un autre fil, @CedricODM et beaucoup d’autres m’ont conseillé de précéder comme cela. Ça fait quelques semaines que j’y réfléchis activement et j’espère bientôt me lancer. Mon équipe est déjà structurée pour (il existe des pôles) et les 4 nouveaux 1 à 1 nécessiteront 2h supplémentaires dans ma semaine. C’est un investissement que je pense rentable en regard des bénéfices escomptés.

J’en ai discuté avec mon boss et même s’il trouve l’idée intéressante, il m’invite à être excessivement prudente sur ma com : ne pas présenter ces relais comme du management (les relais seront des techniciens), faire attention aux velléités d’augmentations qui pourraient en découler, gestion des éventuelles « jalousies » envers le nouveau relai…

J’en suis à cette étape actuellement, les relais sont identifiés mais je bloque un peu sur les aspects com de la chose… Je profitais donc du sujet pour avoir quelques conseils sur la façon de gérer la nomination des relais. Même si j’aimerais mettre cela en place rapidement, je ne souhaite pas me précipiter et faire en sorte de « faire bien du premier coup », je voudrais avant tout mettre en place une organisation robuste (mais anti-fragile :wink:) sur laquelle je pourrai vraiment m’appuyer.

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Bonjour

J’ai la même difficulté avec une équipe importante à gérer.
Je reste perplexe sur la mise en place de relais mais le pendant de ne pas avoir de relais est forcément un rythme moins soutenu sur les 1à1.
Je reste attentif à vos retours sur ce sujet.

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[Repost ici – à sa demande – d’un échange en M.P. avec @Candice37]

Hello Candice,

Personne ne peut décider à ta place ce qu’il faut faire, d’une part car on manque de contexte et d’autre part - surtout- parce que c’est toi qui vivra avec les conséquences.

Ceci dit :

Je crois que ça serait trop d’effort et pas assez d’efficacité de mettre en place des 1à1 pour 24 personnes. Il va te falloir du temps pour construire une relation de confiance autour des 1à1 puis tu vas devoir la dénouer pour la transmettre à d’autres. Vu le nombre de personnes, si j’étais à ta place, je commencerai directement par identifier les personnes que tu souhaites mobiliser comme relais (il t’en faut sans doute 4 à 6, pour qu’ils n’aient pas eux-même trop de 1à1), les « recruter » un par un de manière confidentielle (« je vais mettre en place des relais pour coordonner et suivre les juristes en 1à1. J’aimerai m’appuyer sur toi. Est-ce que tu serais Ok ? » et en leur expliquant le rôle - tu as sans doute intérêt à faire une fiche récap avant). Ensuite tu mets en place les 1à1 avec ceux que tu as choisis, pendant plusieurs semaines. Puis tu travailles avec eux sur la manière de l’annoncer aux autres. Ou tu l’annonces dès le départ pour plus tard (« cette année je vais mettre en place des relais. J’ai choisi Pierre, Marie, Jeanne et Paul. Je vais travailler avec eux et je vous en dirai plus à la fin du mois »). Bref, stratégie à affiner. Je te suggère de relancer la discussion dans le forum pour profiter de l’intelligence du groupe :wink:

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La discussion continue aussi ici : Comment identifier et mettre en place des relais?

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Bonjour Jessica et merci pour ton message.
Tous mes voeux pour 2021.
Nous sommes sur la même situation même si nos équipes se composent différemment.
Je pars sur la mise en place de relais.
J’ai pris le temps de les identifier et je vais construire une fiche d’info en étant effectivement vigilante pour circonscrire le rôle de relais à une collaboration individuelle = délégation sans pouvoir managérial sur leurs collègues.
Il y a le post que nous conseille @BarbuBavard (merci !) qui nous sera utile.
Peut-on se tenir au courant de nos avancées ?
Au plaisir de te lire.
Candice

Bonjour Candice, très bonne année 2021 également! Je suis également en train de me lancer dans la nomination des relais, grâce aux idées et conseils formulés ici et dans l’autre fil mis en lien par @BarbuBavard.

Avec plaisir! On se tient au courant de nos avancées respectives sur le forum (au cas où ça intéresserait d’autres personnes :wink:)

Bonjour Jessica, j’ai pris du temps (pendant mes congés :grimacing: ) pour identifier 5 relais de communication. J’ai préparé une fiche relais comme support. Je leur ai individuellement proposé cette mission et ils ont tous accepté ! J’avais bien bossé ma communication. Ils vont donc avoir 4 juristes chacun en 1à1 direct. Je ferais les 1à1 directement avec ces 5 relais ainsi qu’un 6ème collaborateur qui n’a pas tout à fait les mêmes missions.
Reste à présenter cette nouvelle organisation. Je vais reprendre la même communication sans avoir à justifier en détail pourquoi j’ai choisi ces relais. En revanche, je compte être clair sur la délimitation et les enjeux de cette mission de relais.
A voir comment l’équipe réagit ! Il suivra ensuite la programmation des 1à1
Bonne journée