Nous utlisons Office 365 avec teams pour les rdv pro. Zoom pour les aperos mais rien de pro.
intéressant l’idée de passer sur télégramme pour ne pas surcharger les messagerie perso des collaborateurs…je dois avoir 6 grps actifs sur whattapps pour le job. J’aime l’idée.Merci
On créer aussi parfois une adresse email pour un projet ou les personnes impliqués communique . Genre : projetparis@…com et chaque personne a l’accès a la boite mail comme cela tout est centré .
C’est un sujet super intéressant !
J’ai testé différents outils et pour moi et pour différentes entreprises.
Le choix de l’outil est finalement soit corporate parce que c’est l’usage dans notre entreprise soit personnel car nous lançon l’organisation.
Les fonctionnalités de l’outil dépendent aussi de notre mission.
De mes différents essais je conclu que le plus important est d’avoir un système d’organisation, planification et programmation qui soit le plus simple possible pour ne pas être lui-même un frein.
Dans la méthodologie je crée une vision annuelle en divisant par semestre et trimestre. Il s’agit là d’une vision globale pour définir les priorités. Trello fonctionne très bien pour ça.
Je définis:
Je répartis ensuite les différents objectifs plus petits dans un calendrier par mois.
Ce calendrier est revu tous les mois en fonction de l’avancée.
Ensuite ma démarche est de créer un agenda hebdomadaire de base (c’est un peu la semaine idéale) avec des blocs de temps alloués à mes diverses fonction. ex: les projets dont je suis chargée / mon rôle de manager
La fréquence des blocs de temps donc le volume horaire par thématique doit être cohérent avec ma fiche de poste. Si je suis commerciale je dois avoir probablement une priorité à la prospection.
La programmation de mon temps hebdomadaire (quelle tâche je fais tel et tel jour) sera calquée sur cette répartition en bloc de temps.
La dernière étape hebdomadaire est de mettre dans l’agenda (j’utilise GOOGLE) de la semaine les tâches concrètes et précises que je dois faire moi. Je respecte autant que possible les blocs de temps prévus dans ma semaine idéale. (ex les RDV clients sont concentrés sur deux demi journée)
Ceci implique donc d’avoir bien priorisé le travail qui me revient réellement: chaque tâche passe au filtre suivant:
A - impact +++
B - impact++
C - impact 0
D - à déléguer
E - à éliminer
Les taches A sont programmées en priorité.
Les tâches E vont à la poubelle, les D sont transférées à la bonne personne.
Voilà !
Donc pour toi Adelie pour toi les outils n’ont pas d’importance. Seul la méthode et l’organisation comptent.
Je partage cet avis
Je suis aussi de cet avis. Comme pour une boussole, si tu ne s’est pas où tu vas, elle ne sert pas à grand chose.
Bonjour à tous,
Très intéressant tout cela. Je suis totalement en accord qu’un outil ne sert à rien sans bonne organisation et routines.
Mais auj, je vais parler outil 
Pour l’instant, j’utilise un fichier Excel avec les différentes tâches (avec plusieurs listes). Au niveau de chaque tâche, j’y indique si la charge prévisionnelle est faible, moyenne ou importante. Cela me permet de filtrer très facilement sur les tâches simples lorsque j’ai 5/10 minutes entre les réunions et de pouvoir en traiter.
J’ai essayé de mettre toute mon organisation perso dans un trello ou autre outil (histoire d’avoir une meilleure intégration avec un Gmail ou avec mon agenda) mais pour le moment je n’y arrive pas. Je ne retrouve pas la facilité d’utilisation de mon Excel. Si vous avez des conseils à ce sujet, je suis preneur.
En terme d’outils, j’utilise en perso également Gmail, keep, drive. Et au niveau de mon équipe : base Camp, trello, teams.
Nirvana devrait t’aider. Cet outil de permet de gérer les taches, projets, liens de référence, délégation à la « sauce GTD » selon un contexte, un effort, une échéance,etc…disponible sur tous les supports.
@Seb2367 je t’envoie cela. Mais rien de bien compliqué, je suis plutôt fan du principe « keep it simple stupid ».
@Valery top. Merci. Je vais tester cela
Bonjour,
En fait dans mon outil de liste je peux compléter la hiérarchie des listes avec des hashtags.
L
J’utilise les hashtags pour désigner le type de tache
#email
#réponse
#appel
#doodeliser
Ainsi sur des blocs de temps ad’hoc je concentre mes appels, mes réponses, mon planning
Mes 3 premières années de 1@1 ont Alimenté un de ces objets. Ce fut mon premier investissement outil du manager !
Depuis je suis passé au numérique mais j’admets que mes feuilles éparpillées sur le bureau me manquent quand il s’agit de préparer les entretiens annuels et reprendre le fil de l’année.
@BenSurPanam, comme le dit @arnalamb, l’outil Planner de Microsoft nous sert à avoir une vision globale de ce qui se passe dans l’entreprise, afin que chaque collaborateur puisse répondre à un client qui demande où en est son dossier. Un peu comme un grand tableau de post-it avec juste l’information principale dessus.
Ensuite chaque collaborateur utilise sa propre méthode pour avancer dans son coin.
Disons que je pense que l’outil n’est que le moyen de respecter une organisation et une méthode. IL vient aider mais il ne peut pas à lui seul être une solution.
Certains se débrouille d’ailleurs très bien avec des outils rudimentaires.
Comment est constitué ton Excel ? de quelles colonnes et lignes ?
Pour moi, c’est:
Oui, d&jà fait avec mes collaborateurs, mais je l’ai abandonné
2 DO : pour la gestion de mes tâches et projets (il est étudié pour le GTD)
Prise de notes :
RocketBook : Permet de scanner ses notes manuscrites et les stocker (abandonné)
One note : Pour mon journal personnel et prise de notes pendant les réunion (compatbiles Mac, Win, iOS)
Notion : Je suis entrain de découvrir : Notion pour voir si je continue à utiliser One note
Outlook : Messagerie professionnel, j’ai opté pour une méthode de traitement de mails, inspirée de la méthode de Cédric mais que j’ai légerement adapté à mes besoins
Personnellement, je suis en phase de « décroissance numérique » et je me rapprocherais plutôt de la solution d’Alvina. Après avoir utilisé pendant deux ans un iPad Pro avec pencil, et testé de nombreuses applications, je suis globalement déçu du numérique, comparativement au manuscrit. L’outil numérique limite très souvent la pensée je trouve. Cela dit, j’ai bien sûr une trilogie courrielleur/agenda/tâches (Thunderbird) que je vais sans doute mieux utiliser puisque j’ai suivi la très intéressante form’action SOR ! Au-delà de ça, je ne suis quasiment que papier. Le process d’organisation n’est pas encore complètement calé, mais je ne me vois pas revenir vers des outils numériques genre Todoist, workflowy, etc.
Teams est très bien, c’est le SLACK de Microsoft, mais bien intégré avec toute la suite office.
Cependant, l’interface est un peu fouillis. Il convient ABSOLUMENT de se regarder une présentation de l’interface (Youtube est ton ami) avant de l’utiliser. ça pose des bases, sinon on est perdu.
On créé des sortes de dossiers, dans lequel on peut créér des fils de partage, pour des projets distincts.
Exemple: Dossier: Team de Monique / Fil: nouvelle plaquette commerciale …tous les participants peuvent coller des infos sur le fil (d’infos) et après on peut ajouter des onglets qui permettent de coller des outils.
Par exemple, Planner, une sorte de Trello très simplifié.
Bonjour,
J’utilise google agenda pour mon calendrier personnel et outlook pour mon calendrier boulot. J’importe mon calendrier personnel dans mon calendrier boulot.
Et Trello pour le suivi de mes projets
Bonjour à tous,
J’utilise principalement le support papier dans le domaine de mon organisation personnelle, pour ma routine du lundi par exemple ou le suivi des tâches. J’avais essayé le suivi outlook mais il était facteur de dispersion.
Vos échanges du fil de discussion sont très intéressants et je pense essayer rapidement certains des outils.
